Как написать докладную на провинившегося работника

Докладная о невыполнении обязанностей

Скачать образец докладной записки по ГОСТу (бланк)

Скачать образец докладной на сотрудника, не выполняющего свою работу

Скачать пример жалобы за превышение должностных полномочий

Скачать образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей и за хамское поведение

Скачать пример жалобы на коллегу за нарушение правил внутреннего трудового распорядка (регулярные опоздания)

Скачать образец служебной записки о невыполнении обязанностей в связи с отсутствием по невыясненным причинам (прогул)

Скачать пример записки об оскорблении на рабочем месте

Что это такое и когда понадобится

В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.

Список ситуаций, когда понадобится образец, как правильно написать докладную на работника, широкий. Такую бумагу используют для жалобы на:

• прогулы;
• невыполнение обязанностей;
• некорректное поведение или оскорбительные высказывания коллег;
• превышение полномочий;
• иные ситуации.

Чтобы записка выполнила свое предназначение, она должна попасть к руководству. Для этого ее регистрируют у секретаря как входящую корреспонденцию.

Правила составления

Ни в одном нормативном акте не дается образец, как написать докладную записку на сотрудника.

Но в ОКУД есть форма под кодом 0286041 – это докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, которую используют делопроизводители и секретари при оформлении дисциплинарных взысканий.

Так что это официальный документ для внутреннего или внешнего использования, и необходимо следовать определенным правилам при его формировании.

При составлении в нем указывают:

• в шапке – наименование компании, Ф.И.О. и должность адресата (чаще всего пишется на имя директора, но есть иные варианты), Ф.И.О. и должность составителя;
• ниже – название документа – докладная записка о прогуле (иное нарушение, происшествие). Рекомендуется писать первые два слова прописными (большими) буквами, а продолжение – маленькими строкой ниже. Ставить точку в конце не надо;
• основной текст обычно начинается с фразы: «Довожу до вашего сведения следующую информацию». Но это необязательно, документ составляется в свободной форме, и разрешается импровизировать. Главное, чтобы была понятна суть. Помимо подробного описания ситуации составитель просит руководство повлиять на ситуацию. Если речь идет о том, что некий работник Иванов регулярно опаздывает, можно просить повлиять на нерадивого коллегу путем вынесения выговора или снижения премиальных выплат, если такой способ воздействия предусмотрен в ЛНА работодателя;
• заключительная часть содержит подпись и расшифровку составителя, дату обращения. Помните, что составителем может быть и один человек, и группа коллег. Если жалоба коллективная, ее подписывают все.

Поскольку образец, как пишется докладная записка на сотрудника, не утвержден, то нет и требований к тому, писать ее от руки или напечатать. Какой бы вариант вы ни выбрали, соблюдайте общее правило – документ подписывает лично составитель. Остальные нюансы второстепенны.

Прежде чем показать примеры, как написать докладную записку руководителю, напомним про ГОСТ Р 7.0.97-2021, регламентирующий в 2021 требования к оформлению документов. Он добровольный, и следовать его нормам не обязательно. Но в нем есть несколько важных общих правил:

• документ составляют на обычном листе формата А4;
• если текст занимает больше 2 страниц, их нумеруют и каким-то образом соединяют;
• наименование организации и ФИО адресата указывают в верхней правой части документа (угловое расположение реквизитов) или справа под реквизитами бланка (продольное расположение реквизитов);
• заголовок документа рекомендуется писать полностью, чтобы он отвечал на вопрос «о чем?»: к примеру: «Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей»;
• дату составления допускается писать арабскими цифрами или в формате типа «30 сентября 2021 года».

По возможности приложите документы, подтверждающие изложенные факты. Это, например, неверно составленные работником бумаги. Все эти доказательства помогут при проведении служебной проверки и вынесении решения о привлечении нерадивого работника к ответственности.

Примеры

Приведем в пример несколько вариантов, как написать докладную на работника: за неисполнение своих обязанностей, некорректное поведение, превышение полномочий, нарушение трудовой дисциплины.

Пример 1. Работник не выполняет обязанности

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В.от работников отдела маркетинга и рекламы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКАо невыполнении должностных обязанностейДоводим до вашего сведения, что менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович регулярно нарушает должностную инструкцию: отказывается ездить на встречи с клиентами, не соблюдает сроки сдачи макетов, предоставляет некоторым партнерам неоправданно большие скидки, что в итоге приводит к снижению доходов.В связи с допущенными нарушениями предлагаем объявить Иванову И.И. выговор и лишить премии по результатам работы за 3 квартал 2021 года.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	/Дубровский В.О./
Старший менеджер по работе с клиентами	Васильева	/Васильева А.Р./
Менеджер по рекламе	Фортунов	/Фортунов Г.Е./

Такой вариант практически универсален: он подойдет для жалобы и на учителя, и на уборщицу.

Пример 2. Жалоба на некорректное поведение коллеги

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В.от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКАо некорректном поведении сотрудникаНастоящим довожу до вашего сведения следующую информацию: в среду, 18.09.2021 г., менеджером по рекламе Ивановым Иваном Ивановичем было допущено некорректное поведение в адрес главного бухгалтера Смирновой Валентины Федоровны. Иванов И.И. сделал нетактичное замечание относительно внешнего вида Смирновой В.Ф., посмеивался над коллегой, довел ее до слез.Отмечу, что это не первое грубое высказывание Иванов И.И. в адрес сотрудников компании, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.Прошу привлечь Иванова И.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

Пример 3. Если сотрудник превысил должностные полномочия

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В.от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКАо превышении полномочийНастоящим довожу до вашего сведения, что в среду 18.09.2021 г. менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович допустил грубое нарушение – превысил должностные полномочия и подписал контракт на 1 000 000 (один миллион) рублей с компанией «Красота». Представители компании из Северодвинска приезжали в Санкт-Петербург на 1 день, специально чтобы подписать соглашение. Но теперь оно будет недействительным, поскольку его подписал Иванов И.И., не имея на то полномочий. Такие действия Иванова И.И. наносят ущерб имиджу ООО «Пион».В связи с допущенными нарушениями предлагаю объявить Иванову И.И. выговор.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

В примере в качестве меры наказания предложен выговор, но если превышение полномочий допустило должностное лицо, ответственность может быть и выше – вплоть до увольнения.

Пример 4. Работник регулярно опаздывает

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В.от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКАо нарушении трудовой дисциплины (регулярные опоздания)

Источник: https://clubtk.ru/forms/trudovaya-distsiplina/dokladnaya-o-nevypolnenii-obyazannostey

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии  (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

• шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
• в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
• дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

 Порядок написания

1. Шапка документа.
2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

 Подпись

01.06.2021г.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя.  Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер  И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин  находится на своем рабочем месте  с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Выводы

Докладная записка  — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Если у вас такая же ситуация, смотрите как правильно уволиться с работы по собственному желанию без отработки и в каких случаях вам не могут в этом отказать.

Можете прочитать о процедуре увольнения сотрудника за прогул согласно законодательству РФ.

Как в документах правильно писать https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-pravilno-pisat-vrio.html временно исполняющий обязанности директора.

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

Докладная записка: образец 2021 года — как написать докладную на сотрудника

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Докладные записки — Как написать докладную записку

Одним из инструментов передачи информации внутри компании считается докладная записка. Она позволяет довести до сведения конкретного человека необходимые данные, на основании которых принимаются важные решения.

Законодательные основы и виды служебных записок

В России нет единого акта, где были бы закреплены понятия «служебная записка» и «докладная записка», однако есть перечень видов и разновидностей документации, в котором эти термины обозначены.

Они толкуются следующим образом:

• Служебная записка – сообщение о выполнении какой-либо работы, направленное от одного должностного лица другому.
• Докладная записка – документ, который адресован руководству фирмы и содержит какой-либо вопрос или предложение, а также выводы.

Также нет единого документа, в котором были бы прописаны сроки составления служебных и докладных записок, однако информация об этом должна содержаться во внутренней документации компании.

Кто, кому пишет докладные записки и в каких случаях применяется

В сознании большинства людей определение докладной записки имеет негативный окрас, поскольку считается, что она может составляться только для дальнейшего дисциплинарного взыскания за:

Но это не все. С ее помощью можно передать работодателю сообщение о ходе работы и ее результатах, оповестить его об отсутствии необходимых трудовых или финансовых ресурсов.

Докладные пишутся руководителями подразделений или отделов. Цель подобных действий – обеспечение вертикальной деловой связи между подразделением и главой организации.

С помощью докладных записок руководитель фирмы узнает о проблемах, существующих в компании.  После их получения стоящий во главе компании человек должен принять решение касательно обозначенного в документе вопроса.

Также руководитель подразделения может написать докладную не только для дисциплинарного взыскания подчиненного, но и с целью получения поощрения со стороны вышестоящего.

В зависимости от содержащейся в документе информации докладные записки бывают следующих видов:

• Информационная, в которой содержатся данные о результатах проделанной работы, использованных при этом методах и т.д.
• Отчетная − информирует руководителя о завершении всей работы или конкретного ее этапа, а также о результатах выполнения требований, распоряжений или указаний.
• Инициативная − составляющий ее сотрудник обращает внимание руководителя на ту или иную проблему подразделения и побуждает решить ее.

Служебные записки пишутся с целью решения конкретных вопросов касательно работы одного сотрудника или всего отдела. их главное отличие в том, что они обеспечивают горизонтальную, а не вертикальную связь. Адресат и адресант служебной записки равны в положениях. Между ними нет прямого подчинения.

В служебных записках делается акцент на определенные проблемы, с которыми составитель не может справиться самостоятельно. Цель данного документа – приковать к проблеме внимание и вынести ее на обсуждение. Работник компании может указать на ту проблему, которая находится в зоне его ответственности.

Правила и рекомендации к оформлению

Внешняя докладная записка заполняется на общем бланке компании и подписывается руководителем. Ее направляют главе конкретного учреждения.

Внутренняя записка отправляется в вышестоящую организацию и оформляется не на бланке, а на листе размера А4.

И тот, и другой тип документа обеспечивают вертикальную связь. Но отличаются  они между собой не только получателем, но и правилами оформления.

Оформление внутренней докладной

Документ должен содержать следующие данные:

• Название.
• Полное наименование структурного подразделения.
• Заголовок к тексту.
• Сам текст записки, в котором должна содержаться исчерпывающая информация касательно той или иной инициативы, отчета о работе и т.д.
• Дата составления.
• Регистрационный номер.
• ФИО, полное название должности и подпись составителя записки.
• Информация об адресате.
• Если есть приложение к записке, информация об этом должна быть в ней указана.

Текст докладной записки может быть разделен на 3 части:

• Констатирующую, в которой максимально подробно описаны все детали вопроса.
• Аналитическую, в которой приводятся возможные последствия.
• Рекомендательную, в которой должны содержаться советы и рекомендации по данному вопросу.

Если документ будет неправильно составлен, его могут признать недействительным и, следовательно, не будут предприниматься действия на основании отмеченной в ней информации.

Скачать образец внутренней докладной записки

Особенности оформления внешней докладной

При ее составлении необходимо указать следующую информацию:

• Полное наименование организации-получателя, ФИО руководителя, реквизиты компании.
• ФИО и должность составителя докладной записки.
• Дату и место написания.
• Регистрационный номер.
• Название документа.
• Изложение информации.
• Предложения по решению проблемы, если в них есть необходимость. Особенно это касается инициативных записок.
• Если есть приложения к записке, в ней должна содержаться информация об их наличии и количестве.
• Дата составления документа.
• Подпись руководителя, ее расшифровка.

Как уже упоминалось, неправильно составленный документ будет недействительным. Более того, ее составитель может получить взыскание со стороны вышестоящего руководства. Вот несколько советов касательно того, как избежать ошибок в написании докладной:

• Записка должна иметь четкую структуру.
• При написании нужно следить за лексикой, не допускать разговорных слов, просторечий, а также оценочных суждений. Записка должна быть составлена в деловом стиле.
• В записке не должно быть орфографических, синтаксических, пунктуационных, лексических и фактических ошибок.
• Все представленные в документе предложения по решению проблемы должны носить рекомендательный характер.
• В записке должна быть представлена исчерпывающая информация касательно того или иного вопроса, но излишняя детализация не нужна.
• Также не стоит пытаться исказить информацию или скрыть какие-либо важные факты.

О невыполнении служебных обязанностей работника

цель этого документа – довести до сведения руководства информацию о том, что в штате есть сотрудник, некачественно выполняющий свою работу.

докладная должна состоять из двух частей:

• основной, в которой содержится информация касательно ненадлежащего исполнения сотрудником обязанностей.
• рекомендательной, в которой составитель докладной предлагает меры, которые могут быть предприняты по отношению к работнику.

также в документе обязательно должны присутствовать следующие данные:

• фио и должность сотрудника, который плохо выполняет свои обязанности.
• фио и должность составителя записки.
• подробная информация о том, как именно сотрудник нарушил правила работы и к каким последствиям это привело.

информация в записке должна быть представлена в таком порядке:

• полное наименование получателя, должность и фио руководителя.
• название и номер записки.
• дата составления.
• тип записки. в данном случае это будет докладная записка “о невыполнении должностных обязанностей”.
• основное содержание.
• рекомендации.
• должность, фио, подпись составителя.

о нарушении трудовой дисциплины(прогуле)

эта записка составляется в случае неявки сотрудника на рабочее место в необходимое время без веской причины. при ее составлении порядок данных остается тот же, меняется лишь тип документа.

прогулом не считается отсутствие сотрудника на работе по причинам:

• отъезда в рабочую командировку.
• взятия отгула.
• выполнения профсоюзной или общественной работы.
• наличия дополнительных выходных дней.
• нахождения сотрудника в отпуске.
• выполнения своих рабочих обязанностей вне территории работодателя.
• согласованный с руководителем уход с рабочего места по причине плохого самочувствия.

в этих случаях записка о нарушении трудовой дисциплины не составляется, а при составлении должна быть признана недействительной.

после получения такой докладной записки руководитель может предпринять следующие меры:

• выговор.
• замечание.
• увольнение по статье.

но зачастую сотрудника просят уволиться из компании самостоятельно.

о некорректном поведении сотрудника

докладная записка о некорректном поведении сотрудника – это документ, который составляется в следующих случаях:

• оскорбительные высказывания в адрес коллег, клиентов или руководства.
• грубое и навязчивое поведение.
• использование в разговоре ненормативной лексики даже в случае, если она не произносится с целью оскорбления.
• грубые и неприятные жесты в адрес руководства организации, ее клиентов или своих коллег.

порядок представления данных у этого вида записки такой же, как и у предыдущих. основная информация докладной (не служебной) записки может быть написана по данному образцу:

“довожу до вашего сведения, что 03.07.2005 г. оператор отдела логистики, иванов сергей сергеевич употреблял нецензурные, бранные выражения по отношению ко мне. прошу рассмотреть вопрос о привлечении иванова с.с. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренним правилам организации.

оператор по логистике л.д. тихонов”

об отсутствии работника на рабочем месте

отсутствие – не то же самое, что прогул. человек мог появиться на работе, а потом покинуть рабочее место без согласования с руководителем.

документ, информирующий об отсутствии на рабочем месте, мало чем отличается от образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей. информация представляется в том же виде, что и в упомянутых выше записках.

ранее упомянуты причины, по которым сотрудник может отсутствовать в организации.

о появлении сотрудника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

в образце докладной записки о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения указаны признаки, по которым руководитель определил нетрезвое состояние работника. это может быть неадекватное и грубое поведение, сильный запах алкогольного напитка или перегара, неустойчивая походка. также нельзя приносить на рабочее место алкоголь и психотропные вещества.

при наличии этих признаков руководитель обязан написать докладную. непринятие мер по отношению к этому сотруднику может привести к плохим последствиям. особенно это касается предприятий, где крайне важно соблюдать технику безопасности.

заключение

Таким образом, записки отличаются друг от друга по целям составления, информации, которая может быть представлена в этих документах и по адресатам. Они необходимы для обеспечения грамотного функционирования организаций, а также связи между подразделениями и сотрудниками. (12 голос., 4,40 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/dokladnaya-zapiska-o-nekorrektnom-povedenii-sotrudnika-obrazets.html

Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей – Администрация Благодарненского городского округа Ставропольского края

Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

• опоздание без уважительной причины;
• преждевременный уход с работы;
• прогул;
• появление в нетрезвом виде;
• некорректное выполнение своих обязанностей;
• бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
• некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

• генерального директора;
• его заместителя;
• начальника филиала;
• бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности.

То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя.

На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
2. Составляется текст записки.
3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

• В общем варианте за основу можно взять такой бланк:
• Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

1. Письменное замечание.
2. Составление выговора.
3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

ссылкой:

(1 5,00

Источник: https://abmrsk.ru/lgoty-i-subsidii/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-o-narusheniyah-v-rabote-i-nevypolnenii-obyazannostej.html

Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка — это служебный документ, который составляется, когда нужно донести до руководителя важную информацию: например, о том, что кто-то из работников бездельничает, нарушает дисциплину или позволяет себе некорректное поведение. Чтобы работника привлекли к ответственности, записка должна быть оформлена по определенным правилам. Рассмотрим подробно, как она пишется и какие нюансы надо помнить при ее подаче.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».

Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

Классификация возможна по нескольким признакам:

• в зависимости от содержания:
  • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
  • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
  • инициативными — с предложениями работника;
• в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);
• в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.

Особенности составления докладной записки

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции.

Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения.

Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.

Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

Обычно пишется в случаях:

• наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
• проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
• при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
• при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
• создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
• нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
• неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
• происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
• достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации.

Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима.

Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст.

193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным.

Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять.

При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами.

О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения.

Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ, работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

Как пишется докладная записка на сотрудника

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват.

Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести.

Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.

97-2021, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение.

Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

• по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
• справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
• в середине — название документа;
• информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
• в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении должностных обязанностей

Источник: https://ppt.ru/forms/dokladnaya-zapiska