Как написать приглашение на мероприятие по обмену опытом для членов некоммерческого партнерства

Содержание
  1. Письмо-приглашение образец на мероприятие, выставку
  2. Основные функции
  3. Инструкция по написанию
  4. На собеседование
  5. На конференцию
  6. Дизайн приглашения
  7. Приглашаем правильно, или Как подготовить и разослать приглашения
  8.  
  9. Как составить список приглашений
  10. ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ
  11. Расшифровка основных дресс-кодов
  12. ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ДИЗАЙНОМ И ФОРМАТОМ ПРИГЛАШЕНИЯ
  13. НЕ ЗАБЫВАЕМ О КАЧЕСТВЕ БУМАГИ И ПЕЧАТИ
  14. ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ
  15. Как отвечать на приглашения
  16. Сообщение-приглашение на вебинар
  17. Глубокий анализ конкретной проблемы
  18. Новая тема для вебинара
  19. Креативные фишки
  20. Что использовать в сообщении-приглашении
  21. Тема письма
  22. Идеальное название
  23. Формат
  24. Полная информация
  25. Польза от посещения вебинара
  26. Дизайн сообщения-приглашения на вебинар
  27. Кнопки призыва к действию и “поделиться с друзьями”
  28. Подпись
  29. Профессиональный жаргон и сленг
  30. Будьте искренними
  31. Шутите
  32. Follow-up-сообщения
  33. Рекомендации по созданию сообщения-приглашения
  34. Примеры оформления письма-приглашения в 2021 году
  35. Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления
  36. Как пригласить на мероприятие
  37. Как пригласить на собеседование
  38. Образцы оформления
  39. Письмо-приглашение
  40. Общие правила написания и структура
  41. Заголовок к тексту, или тема письма
  42. Текст письма-приглашения
  43. Приложение

Письмо-приглашение образец на мероприятие, выставку

Как написать приглашение на мероприятие по обмену опытом для членов некоммерческого партнерства

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат  может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося  по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции

  • проинформировать о мероприятии;
  • получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного  адресата;
  • определить точное количество лиц, подтвердивших участие.
  1. дата, время и место проведения с точным описанием маршрута, помогающего участникам добраться до места без посторонней помощи;
  2. тема и программа мероприятия с определением времени, запланированном на каждую его часть;
  3. роль приглашаемого: будет ли он обычным участником-слушателем или зрителем, либо ему доверена функция докладчика или организатора дискуссии;
  4. указание на вид дресс-кода, установленного для всех участников;
  5. просьба предоставить обратную связь о решении адресата об участии, вместо фразы о необходимости направить ответ может использоваться буквенное обозначение R.S.V.P. – сокращенная аббревиатура от Repondez sil vous plait, означающая просьбу ответить на письмо;
  6. контактные данные устроителей;
  7. дополнительная информация, если она необходима;
  8. карты и планы рассадки гостей при проведении самого мероприятия и банкета.

Инструкция по написанию

Составляя письмо-приглашение на мероприятие, необходимо сделать так, чтобы у получателя не возникало вопросов, касающихся планируемого события, времени и места его проведения. Информация должна быть максимально полной. В самом начале обращаются к адресату в вежливой форме, а также пишут «С уважением» в конце письма.

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

  • В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
  • Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
  • В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
  • В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
  • Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить текст благодарственного письма.

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке.

В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком.

Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Кому даром книгу '7 профессий для быстрого заработка в Интернете'?

Познакомьтесь с книгой, которая разрушит стереотипы и подскажет, с чего начать! Получите книгу прямо сейчас и узнайте, как сделать жизнь ярче уже в ближайшие дни! Получить.

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма.

Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Дизайн приглашения

Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.

Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.

Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.

Наши рекомендации по выбору правильных изображений:

  • Выберите картинки, которые соответствуют настроению, которое вы хотите передать;
  • Будьте изобретательны и не выбирайте самые очевидные изображения, которые уже используют все остальные;
  • Не используйте стоковые фотографии, придайте своим фотографиям индивидуальный вид;

Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.

Источник: https://abcdwork.ru/finansy/pismo-priglashenie-obrazec-na-meropriyatie-vystavku.html

Приглашаем правильно, или Как подготовить и разослать приглашения

Как написать приглашение на мероприятие по обмену опытом для членов некоммерческого партнерства

Несмотря на кажущуюся формальность, работа с приглашениями – один из ключевых пунктов подготовки любого мероприятия. Именно приглашение является «лицом» виновника торжества и всего предстоящего мероприятия в целом. Как пригласить гостей правильно и что учесть при подготовке идеального приглашения? Об этом мы расскажем в статье.

Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии.

Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, – значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!

По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.

Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.

 

Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!

Как составить список приглашений

1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.

2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).

3. Составить список имен для печати в типографии.

4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.

5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.

6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.

7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных). Пример такого текста:

8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

9. Составить список почтовых адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее распределить, какие из них будут доставлены курьерской службой, а какие лично. В последнем случае необходимо позаботиться о пропусках.

10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение.

Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей.

Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор – еще большей.

11. Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают.

12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.

13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.

Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1–4[1] .

Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки

Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии

Примечание:

Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку.

Таблица 3. Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки

Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения

ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ

Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.

■ Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле – не самый лучший вариант).

Обращение к гостю должно быть точным и правильным – ошибки здесь недопустимы. Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета.

Например, если приглашенный – иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr.

Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол.

Также необходимо обратить внимание на то, что запятая после обращения придает тексту будничный характер или подчеркивает сдержанный деловой тон. Восклицательный же знак указывает на важность или торжественность мероприятия. В случае, когда после обращения стоит запятая, дальнейший текст должен писаться со строчной буквы, после восклицательного знака – с прописной.

Все эти, казалось бы, незначительные детали делают приглашение очень личным и корректным. Приглашенный непременно оценит внимательное и уважительное отношение виновника торжества к своим гостям.

■ Название мероприятия. Приглашение обязательно должно содержать полное официальное название мероприятия (без каких-либо сокращений).

■ Место, дата, время. Дата, время и место проведения мероприятия указываются по правилам, принятым в стране гостя (если приглашение составлено на соответствующем языке). Например, для американского приглашенного эти реквизиты будут выглядеть следующим образом: дата – March 1? 2021; время начала мероприятия – 7 p.m.; адрес – Leningradsky av. 40, Moscow.

Программа мероприятия. Помимо непосредственно обращения к гостю, названия мероприятия, места и даты его проведения в приглашении обязательно должна быть обозначена программа мероприятия (основные пункты), желательно с указанием времени начала каждой части. Программа может быть представлена подробно или в виде перечня основных тематических частей.

Подробная программа особенно актуальна для официальных визитов высшего уровня. В этом случае она может быть оформлена в виде отдельной брошюры или карточки (в зависимости от количества запланированных пунктов (Пример).

Оптимальным вариантом представления программы в приглашении может быть следующий:

Обозначение частей программы мероприятия может быть совсем кратким, например: После официальной части состоится прием.

Формат может быть разным – все зависит от специфики мероприятия. Главное – дать гостям представление о том, что их ожидает, чтобы они могли планировать собственное время.

■ Количество приглашенных. В тексте также необходимо указать количество персон, на которых распространяется приглашение.

Количество приглашаемых также можно обозначить и в обращении, например, когда в приглашении указывают обоих супругов: Уважаемые Владимир Петрович и Ольга Сергеевна или Уважаемые г-н и г-жа Короленко, или Господин Посол просит господина Петрова с супругой пожаловать на банкет.

Дресс-код. Дресс-код в приглашении указывается на усмотрение организатора. Если есть определенные требования к цвету или стилю одежды гостей, то это прописывается в приглашении. Например, вечернее платье для дам, смокинг для мужчин.

Если мероприятие официально-деловое, в приглашении обычно указывают международное название дресс-кода.

Расшифровка основных дресс-кодов

■ Просьба ответить на приглашение. Если мероприятие предусматривает рассадку гостей, необходимо выяснить точное количество тех, кто сможет присутствовать.

Чтобы акцентировать внимание приглашенной персоны на этом моменте, в приглашении ставят общепринятую аббревиатуру RSVP[2]. В официальных приглашениях RSVP указывают в правом нижнем углу, в менее формальных случаях эти буквы могут стоять в любом месте (как правило, в конце). Иногда просят дать ответ до конкретной даты.

Помимо RSVP встречаются формулировки Просьба ответить только в случае отказа или Просьба подтвердить Ваше участие, которые также вполне официальны и корректны.

■ Контакты организаторов. Важно указать в приглашении несколько вариантов обратной связи (электронную почту и как минимум два номера телефона организаторов).

 Дополнительная информация. В приглашении также может быть указана другая необходимая информация в зависимости от особенностей организации и проведения конкретного мероприятия (например, если мероприятие проводится в историческом особняке, то может быть запрещено ношение обуви на каблуках-шпильках)[3].

■ План рассадки на банкете. Если помимо официальной части планируется банкет или званый ужин, для особо масштабных и торжественных мероприятий уместно вложить в приглашение план рассадки гостей с указанием стола и/или места конкретного гостя.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ДИЗАЙНОМ И ФОРМАТОМ ПРИГЛАШЕНИЯ

Это та «одежка», по которой приглашение «встречают».

Размер и дизайн приглашения зависят от цели и характера мероприятия.

Приглашения на дипломатические приемы и международные форумы, рассылаемые посольствами и членами правительства, оформляются в строгом деловом стиле на официальных бланках с государственным гербом.

Приглашение на неофициальный прием. Даже если событие не официальное, строгий стиль, как правило, сохраняется.

Приглашение на мероприятие, цель которого – собрать как можно больше гостей, будет ярким и броским.

На личном приглашении, например свадебном, вполне уместны как вензеля и сердечки, так и сдержанный цветочный фон.

При определении формата приглашения можно ориентироваться на размеры стандартных конвертов.

НЕ ЗАБЫВАЕМ О КАЧЕСТВЕ БУМАГИ И ПЕЧАТИ

На качестве приглашений для мероприятий высокого уровня не принято экономить. Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.

Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям.

Не забывайте, что текст приглашения может быть напечатан не на самом приглашении, а на вкладке к нему. Как правило, на тонкой, почти прозрачной бумаге. Убедитесь, что она, несмотря на кажущуюся хрупкость, все же достаточно устойчива к механическому воздействию.

ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ

По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то с помощью «своих» людей – охраны, водителей или помощников виновника торжества.

Обычно своими силами доставляют приглашения особо статусным гостям. Например, передавать приглашение высокопоставленному чиновнику через обычного курьера было бы крайне странно.

Кроме того, это позволит лишний раз выразить свое уважение.

Чтобы твердо знать, что приглашения дошли до адресатов, нужно продублировать сообщения, направив их в электронном виде каждому гостю.

Как отвечать на приглашения

Ответ на приглашение дается в соответствии с форматом мероприятия и самого приглашения.

В одних случаях вполне приемлем телефонный звонок, в других – достаточно электронного письма, а в третьих можно вообще не торопиться с ответом и дождаться соответствующего вопроса от приглашающей стороны (это могут позволить себе, например, высокопоставленные персоны).

Однако если приглашение содержит аббревиатуру RSVP, то ответ дать просто необходимо, причем в кратчайшие сроки.

В случае официального дипломатического приема принятие приглашения или отказ от участия в мероприятии должны был оформлены письменно в соответствии с деловым протоколом. Например:

М.И. Петров имеет честь подтвердить получение любезного приглашения господина Посла на обед во вторник, 10 марта, в 20:00, которое он с удовольствием принимает.

или

М.И. Петров в связи с отъездом в отпуск, к сожалению, не сможет принять любезное приглашение господина Посла на обед во вторник, 10 марта с.г.

При подготовке частного личного мероприятия обычно обходятся без бумажной версии приглашений – ограничиваются электронными. В этом случае задача для гостя и вовсе упрощается. Как правило, электронные приглашения предусматривают возможность сообщить организатору мероприятия о своем решении одним кликом – по слову «Принять» или «Отклонить». Ответ автоматически уходит отправителю.

Работа с приглашениями порой оказывается сложнее, чем кажется на первый взгляд.

Однако успешно справившись с этой частью подготовки мероприятия, организатор может быть уверен, что существенный пласт задач уже выполнен! Впереди еще много трудов и хлопот, но это уже скорее рутинные организационные моменты. Непростой процесс одновременного взаимодействия с десятками приглашенных гостей уже позади. Остальное – дело техники.

[1] Таблицы можно скачать в «Сервисе форм». [2] RSVP – от фр. respondez, s’il vous plait – просьба ответить. [3] Подробнее об организации и проведении торжественных мероприятий см.: Жемчугова С.А. Церемония награждения: как организовать и провести // Секретарь-референт. 2021. № 1. С. 4–13.

С.А. Жемчугова

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2021/priglashenija/

Сообщение-приглашение на вебинар

Как написать приглашение на мероприятие по обмену опытом для членов некоммерческого партнерства

В 20-ом веке в поисках информации мы шли в библиотеку. Но в 21-ом веке, когда нам нужно узнать что-то новое, мы посещаем вебинары.

Должна признаться, я люблю посещать вебинары. Ведь это не только отличный способ узнать что-то новое, но и взглянуть на проблему чужими глазами и услышать об их личном опыте решения.

Ежедневно я получаю десятки приглашений на вебинары. При всем моем желании, их нереально посетить все. К тому, я очень ценю своё время, чтоб смотреть/слушать то, в пользе чего я сомневаюсь. Мы все для себя выбираем лучшие, образовательные вебинары.

Как же люди решают, стоит ли посещать вебинар? По тому, как выглядит приглашение.

Главной целью приглашений является пригласить. Стало быть, емейл-сообщениедолжно быть увлекательным, многообещающим и интригующим.

Глубокий анализ конкретной проблемы

В сети мы находим много информации, но иногда нам нужно больше деталей. Пообещайте глубокий анализ проблемы. Как результат, будет неплохо, если вы пригласите выступить профессионалов, пригласите их в качестве спикеров. Чем известнее ваш спикер, тем больше шансов собрать широкую аудиторию на ваше мероприятие.

Новая тема для вебинара

Вы можете либо более углубленно разобрать тему, либо же предложить для рассмотрения новую тему. Будьте впереди. И если ваша тема достаточно интересна, вы быстро попадете в топ. Клиенты ценят инновации.

Креативные фишки

Я не могу сказать, что мне это очень понравится, но я обязательно обращу внимание на креативные штучки-фишки в ваших приглашениях на вебинар.

Ваше новаторство и оригинальность заставят получателя прочесть сообщение до конца.

Конечно, после этого мы всё равно принимаем наше окончательное решение — идти или не идти — на основе нашего общего впечатления. Но вы, как минимум, заставили обратить на себя внимание.

Что использовать в сообщении-приглашении

Прежде чем начинать любую маркетинговую компанию, вам нужно заранее продумать стратегию. Первым делом решите для себя, какое количество людей вы желаете видеть на вебинаре. Второе, решите, что же вы будете делать с теми, кто не стал регистрироваться после прочтения письма. Вам потребуется слать им повторные сообщения. Нужно выбрать подходящую частоту сообщений.

Принимая во внимание все наши исследования и также мой личный опыт посетителя вебинаров, я хочу перечислить те составляющие в сообщении-приглашении, которые обязательно придутся по вкусу вашим подписчикам. Так называемый список, Что делать в сообщении-приглашении.

Тема письма

Мы все знаем, что сообщение начинается с темы. Убедите получателей открыть ваше сообщение. Сделайте тему письма краткой и простой. Обязательно укажите имя компании в письме. И также укажите, что это будет приглашение на вебинар.

Компания Litmus опытна в проведении онлайн-мероприятий. Их кампании по проведению вебинаров всегда высоко продуктивны.

Они размещают наиболее важную информацию размещают в прехедере, так как она отображается в почте при открытии папки “Входящие” как предпросмотр текста.

Важно: Тема письма зависит от номера сообщения-приглашения. Для последнего сообщения тема может быть “Не упусти свой шанс” или “Последнее предложение”.

Идеальное название

Сделай его содержательным и по сути. Название должно резонировать с главной идеей вебинара. А идеальным решением здесь будет осветить проблему и подчеркнуть, что вы поделитесь решением во время вебинара.

Формат

Проинформируйте о формате вебинара. Будет ли он в форме доклада? Или же вы намерены отвечать на вопросы зрителей? А может, вы позволите кому-либо из присутствующих поделиться со всеми своим опытом во время мероприятия.

Полная информация

Да, вам необходимо упомянуть все самые важные детали касательно предстоящего вебинара:     ➢ проблема/тема;     ➢ дата;     ➢ время, включая часовой пояс ваших посетителей;     ➢ длительность. Если вебинар длится более 2 часов, тогда будет уместным предложить план;     ➢ спикеры и их достижения. Добавьте ссылки к более подробной информации о них;

     ➢ требуемый уровень знаний.

Используйте этот шаблон-приглашение на вебинар.

Польза от посещения вебинара

Дабы избежать недовольства со стороны ваших клиентов, всегда нужно указывать, что именно люди получат на вебинаре. Какие подтемы будут рассмотрены и изучены.

Почему мы так считаем? Во-первых, это привлечет внимание со стороны клиентов. Во-вторых, только заинтересованные в отдельной теме люди придут к вам. Будьте предельно конкретны. Никаких обобщений здесь.

Также имеет смысл обозначить, какими качествами должен обладать посетитель вебинара. Опытным разработчикам будет неинтересно слушать, как установить Windows 10. И новички не поймут вебинар, посвященный новым фишкам в Javascript, так как они вообще не знакомы с этим языком программирования.

Дизайн сообщения-приглашения на вебинар

Дизайн для данного рода сообщениям должен быть простым и располагающим. Шрифт должен быть читабельным. Уместно здесь добавить яркий баннер. Но это вовсе не обязательно. Конечно, название компании по традиции размещайте в хедере. Пожалуйста, взгляните на этот пример приглашения:

Но некоторые вещи требуют особого внимания.

Кнопки призыва к действию и “поделиться с друзьями”

Делая рассылку сообщений-приглашений на вебинар, вы ожидаете или по крайней мере рассчитываете на максимально возможное количество зрителей. Конечно, вы добавили кнопку призыва к действию. Она большая, яркая, обязательно контрастного цвета и гласит: “Забронировать место”.

Но если мне нравится тема и я планирую посетить данное мероприятие, то я определенно пожелаю поделиться ссылкой с другом. Причем, это очень неплохой бонус для организатора мероприятия.

Да, я могу скопировать ссылку или само сообщение, потом войти в почту, найти там адрес своего друга.. Сложно… Но вы значительно сэкономите мне время, если добавите кнопку “ с другом” или “Пригласить друга”.

Я действительно оценю.

Чтобы воспользоваться этим шаблоном, пожалуйста, перейдите по ссылке.

Важно: кнопку “поделиться с другом” можно добавить как в приглашение, так и в подтверждение регистрации на вебинар.

Эти кнопки должны быть яркими и большими. Разместите их по центру сообщения и внизу. Дублируйте эти кнопки.

Подпись

Ваша подпись в футере сообщения сделает его более персональным. Люди не очень-то настроены ходить на вебинары к малознакомым людям. Начните выстраивать отношения с клиентами. Пожалуйста, никогда не пренебрегайте этим — добавляйте подпись во все сообщения-приглашения.

Профессиональный жаргон и сленг

Да, конечно, тон рассылки должен быть вежливым, с формальной речью. Но жаргон, как профессиональный язык — отличная фишка вашего сообщения. Особенно, если ваша целевая — профессионалы своего дела. Философ Этьен д`Кондиллак отметил, что у каждой научной отрасли должен быть свой индивидуальный язык.

К тому же, это может стать показателем того, что у вас глубокие познания в теме.

Сленг это отдельная для разговора тема. Молодое поколение хочет выделяться. Они склонны использовать так называемый молодёжный сленг. Например, англоязычное подрастающее поколение скорее скажет “Секси”, чем “здорово”. 

Конечно же, данные слова уместно использовать, когда спикер достаточно молод или же очень веселый. Использовать сленг стоит только в ситуации, соответствующей цели и месту проведения мероприятия. Сложно представить себе президента, который скажет: “Наше законодательство — секси”.

Сделайте персональное приветствие. Нет, вам не потребуется записывать тысячи роликов, чтоб обратиться по имени к каждому из подписчиков лично.

Снимите всего одно видео, чтоб поздороваться со всеми вашими клиентами сразу. Просто начните с: «Добрый день. Я рад, что Вы зарегистрировались на мой вебинар».

К тому же, видео — отличная альтернатива “На вебинаре вы узнаете”. Вербальное обращение порой лучше десятка сообщений.

Подобное я встречала всего один раз. Но по-прежнему надеюсь увидеть видео во всех приглашениях. Делайте видео информативными. Кстати, на тот вебинар явка была практически 60% от всех зарегистрировавшихся.

Будьте искренними

Поделитесь своим опытом, скажите, что тоже сталкивались с подобной проблемой. Расскажите нам, как вы ее разрешили. Сколько усилий вам пришлось приложить, чтоб исправить ситуацию. Но если подобного опыта у вас нет, так и скажите.

Не стоит преувеличивать свои результаты. Люди ценят честность. Вы можете сказать, что вы помогли сотням людей решить данную проблему, поэтому знакомы с ней изнутри.

Шутите

Мы все ценим хорошее чувство юмора. Как сказал Виктор Борг: “смех это самый короткий путь между двумя людьми”. Да и хорошая, но уместная (!) шутка в приглашении означает, что вебинар не будет скучным, и мы получим хорошие знания по теме. Стало быть, мы не потратим время зря, придя на этот вебинар.

Follow-up-сообщения

Приглашение на вебинар это только начало целой серии сообщений. После того, как ваши клиенты зарегистрировались, вы должны им незамедлительно выслать сообщение-подтверждение. Нажимая на кнопку “забронировать место”, мы уже ожидаем получить на почту подтверждение успешной регистрации.

Мы не станем говорить, как оно должно выглядеть, так как это тема для отдельной статьи. Но я хочу сделать акцент на том, что вам нужно создать цепочку дружественных, но крайне эффективных сообщений-напоминаний. Как минимум, 5 из них. Только тогда мы не забудем о мероприятии, которое так хотели посетить. Как бы странно это не звучало.

Рекомендации по созданию сообщения-приглашения

Вы знали, что средняя посещаемость онлайн-мероприятий составляем 25% от общего числа зарегистрировавшихся пользователей? В то время как показатели некоторых компаний, как мы уже говорили выше, достигают 60%.

Я надеюсь, что наши рекомендации помогут вам повысить уровень посещаемости ваших вебинаров:     ➢ Перед отправкой, обязательно продумайте стратегию.     ➢ Укажите тему письма.     ➢ Создайте информативный прехедер.     ➢ Уточните дату, часовой пояс и длительность вебинара.

     ➢ Кнопку призыва к действию сделайте яркой.     ➢ Добавьте кнопку “ событием с другом”.     ➢ Представьте спикеров вашей аудитории.     ➢ Добавьте свои индивидуальные фишки. Будьте оригинальны.     ➢ Вставьте свою подпись.

     ➢ Будьте искренними со своими клиентами.

Попробуйте наши шаблоны-приглашения.

По любым вопросам, пожалуйста, пишите нам на contact@stripo.email или же свяжитесь с нами в .

Я искренне желаю вам успешных вебинаров.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b080b2f48c85eba5c485b64/soobsceniepriglashenie-na-vebinar-5b51749c82926400aa8dcbac

Примеры оформления письма-приглашения в 2021 году

Как написать приглашение на мероприятие по обмену опытом для членов некоммерческого партнерства

> Письма > Примеры оформления письма-приглашения в 2021 году

Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии.

Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке.

Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
  • напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
  • выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
  • возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

  • передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
  • отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
  • отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

  • напоминание;
  • подтверждение;
  • просьба.

Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество.

Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя.

Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.

Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

письма приглашения должно включать:

  • дату проведения события – встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
  • место проведения – информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию – куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита – это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
  • вид мероприятия, его название – также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово “приглашаем”, также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии – участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения: 

“Уважаемая Анна Дмитриевна!

Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2021 года в ресторане “Золотая Аллея” по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания”.

“Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию “Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2021 году”, которая состоится 22 ноября 2021 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).”

  • содержание мероприятия – если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия – то краткую программу события”. Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться  к нему правильно;
  • просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ – электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

  • вежливое обращение;
  • название организации, от которой идет приглашение;
  • наименование должности, которая предлагается соискателю;
  • точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
  • точное время проведения – вплоть до минут;
  • список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
  • контактные данные лица, которое проведет собеседование – с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.

Образец приглашения на собеседование:

Образцы оформления

Образец письма-приглашения для участия в мероприятии – скачать.

Пример пригласительного письма на выставку – ссылка.

Образец приглашения на собеседование – один и два.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/pismo-priglashenie-obrazec/

Письмо-приглашение

Как написать приглашение на мероприятие по обмену опытом для членов некоммерческого партнерства

В этой статье поговорим о письме-приглашении, правилах его написания, структуре и отличиях от приглашения к сотрудничеству.  Как лучше составить письмо-приглашение, чтобы собрать максимально возможное количество участников на мероприятии? Каковы основные правила  написания деловых писем-приглашений и какие есть нюансы? Всё это, а также образец письма-приглашения, вы найдете ниже. 

К сожалению, многие путают деловое письмо-приглашение и приглашение к сотрудничеству.

Дело в том, что письмо-приглашение – это приглашение клиентов на различные мероприятия, начиная от ординарного совещания и заканчивая банкетом по случаю открытия нового представительства.

Приглашение к сотрудничеству является коммерческим предложением, которое вы делаете вашим потенциальным клиентам, и об этих письмах мы поговорим в другой статье.

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Общие правила написания и структура

Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем. Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста.

Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации. В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Приглашения на неформальные мероприятия могут быть оформлены и на открытках, карточках, даже на тематических предметах. Все зависит от фантазии организаторов.

Главное – следить, чтобы полет этой фантазии не победил в споре с правилами делового этикета.

Кстати, чаще всего следить за этим приходится именно секретарю… Каким бы неформальным ни было мероприятие, оно в первую очередь деловое, и соберутся на него не друзья, а бизнес-партнеры. Об этом нужно помнить всегда.

Заголовок к тексту, или тема письма

Заголовок к тексту пишется, как всегда,  ответ на вопрос «О чем?» коротко, ёмко и по существу. Если коллеги из другой организации приглашаются на совещание, то и заголовок будет «О совещании», если на пресс-конференцию, то «О пресс-конференции» и так далее.

Текст письма-приглашения

Текст этого рода писем обычно короток и носит чисто информативный характер. В тексте нужно:

— полностью назвать мероприятие,

— при необходимости – назвать повод для его проведения,

— сообщить дату, время и место события,

— указать все возможные данные для дополнительного сбора информации (контакты организатора, адрес сайта),

-если необходима предварительная регистрация – написать, как и по какому адресу (телефону) сообщить об участниках,

— указать контактное лицо и все возможные способы связи с ним.

Пример:

Приглашаем вас на согласительное совещание по вопросу поставок алкогольной продукции в магазин «Кварц-Ми», которое состоится 25.04.2015 в 14:00 по адресу г. Москва, Ленинский проспект, 122-А. За дополнительной информацией просим обращаться по телефону (499)123-45-67 или отправить электронное письмо на адрес: secretary@sitename.com.

Чем дольше вы работаете с организацией, тем более формальными станут такие письма, а о том, когда, куда и зачем ехать на совещание, все его участники будут осведомлены задолго до того, как будет написано письмо-приглашение. В этом случае оно преследует немного другие цели: доказать в случае чего, что стороны вместе шли к соглашению по спорному вопросу. Но это очень частный случай.

Если вы не работали с организацией ранее или работали непродолжительное время, то тогда желательно максимально подробно расписать мероприятие. Так у вас будет больше шансов вызвать заинтересованность.

Пример:

Уважаемые господа!

Приглашаем вас на конференцию «Новые технологии в сфере маркетинга», проводимую рекламным агентством «Золотой жираф». Мероприятие состоится 25 апреля 2015 года в 15:00 по адресу: Москва, Проспект Мира, 150, гостиница «Космос», 2 этаж, конференц-зал № 1.

На конференции будут представлены новые технологии в области маркетинга и продвижения услуг на рынке, увеличения количества продаж, возможность извлечения выгоды в условиях финансового кризиса.

Среди докладчиков: генеральный директор РА Костюченко Алена Константиновна; руководитель отдела рекламы Рачков Виталий Андреевич; бизнес-тренер, кандидат экономических наук, Громов Дмитрий Викторович.

С полным списком докладчиков и тематикой докладов вы можете ознакомиться в приложенной к письму программе конференции.

Участие в конференции бесплатное.

По всем вопросам вы можете обратиться по адресу secretary@sitename.ru или по телефону (499)123-45-67. Контактное лицо – Андрей Мартынов.

В случае если ваша организация является вышестоящей по отношению к адресату, или это давний партнер, то от нее можно потребовать подтвердить участие в мероприятии. Это делается с помощью следующих формулировок:

Участие просим подтвердить по телефону (номер).

или

Просим проинформировать о количестве и составе участников по телефону (номер) или электронной почте (адрес).

Если же приглашение направляется «незнакомой» организации, то вы не можете чего-то требовать от них. Здесь рекомендуется использовать более дипломатичные формулировки:

Если вас заинтересовало наше предложение, просим связаться с нами по телефону (номер) или отправить сообщение на электронную почту (адрес).

Но все равно, независимо от уровня дружбы между двумя компаниями или степени формальности/неформальности мероприятия, за некоторое время до его начала нужно обзвонить всех, кому отправлялось письмо-приглашение и уточнить их участие. Делается это в том числе и тогда, когда компания «подтвердилась» на мероприятие. Сообщить вам о том, что передумал, участник запросто мог и забыть.

Приложение

Если мероприятие, событие или встреча подразумевают какую-либо программу, вы в любом случая обязанные её приложить. В противном случае вас, скорее всего, не воспримут серьёзно. Если приглашаете на совещание, приложите повестку дня. Реквизит «приложение» оформляется стандартно.

Image by Ambro / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3417

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: