Как оформить прием передачу материальных ценностей на складе

Содержание
  1. Скачать бланк акта приема-передачи материальных ценностей
  2. Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ
  3. Как составить акт приема-передачи ТМЦ
  4. Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей
  5. Особенности заполнения формы МХ-1
  6. Скачать Бланк акта приема-передачи материальных ценностей
  7. Смена материально-ответственного лица: оформление документов, как производится инвентаризация, порядок передачи ТМЦ между МОЛ – скачать образец акта
  8. Порядок проведения процедуры
  9. Как производится инвентаризация?
  10. Оформление документов
  11. Образец приказа
  12. Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому
  13. При увольнении
  14. Перечень основных складских документов
  15. Зачем нужно
  16. Этапы учета и их документирование
  17. Почему некоторые формы совпадают
  18. Что значит «ценная бумага» в учете склада
  19. Как передать товарно-материальные ценности при смене материально ответственного лица
  20. В каких случаях инвентаризацию не проводят
  21. Как оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ
  22. Прием и передача материальных ценностей по акту, его применение и оформление
  23. О материальной ответственности
  24. Кто назначается
  25. О порядке выполнения работ
  26. О форме Акта
  27. Как передавать при увольнении
  28. При уходе в отпуск
  29. Приемка товара
  30. Документальное оформление поступления товара
  31. Недостача товара при приемке. Некачественный товар
  32. Как вести приход и расход товара в магазине

Скачать бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Как оформить прием передачу материальных ценностей на складе

Приёмопередаточный акт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пишется в произвольной форме, в которой скрупулезно отмечаются весь товар, с отображением численности, оценки, параметров и дефектов.

Сегодня существующее законодательство предлагает унифицированный шаблон приёмопередаточного акта ТМЦ. Он регламентируется Постановлением № 66 Госкомстата РФ от 9.08.

1999 года, которым была утверждена форма бланка МХ-1.

При этом, каждый вид хозяйственной деятельности оформляется первичным документом учета, что отображено в ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Нормы Закона предоставляют право учреждениям самим составлять шаблоны первичных актов учета.

В жизни предприятий нередко возникают обстоятельства, когда требуется организовать передачу продукции в связи с различными причинами, например – отпуск, болезнь, командировка, увольнение материально ответственного сотрудника. Данное действие требуется оформить приёмопередаточным актом.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:

  1. Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
  2. Приход ТМЦ без документов.
  3. Передача ТМЦ на ответственное хранение.
  4. Передача активов по соглашению комиссии.
  5. Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
  6. Передача ТМЦ во временное хранение.

Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).

Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.

Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.

Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.

Как составить акт приема-передачи ТМЦ

Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:

  • Наименование документа.
  • Дата и место заполнения.
  • Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
  • ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
  • Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
  • Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
  • Качественные параметры ТМЦ.
  • Итоговая оценочная сумма.
  • Присутствие/отсутствие дефектов товара.
  • Перечень выявленных расхождений.
  • Претензии по итогам приёмки.

По договоренности сторон в бланке могут отображаться и другие требования, например:

  1. Условия расчетов за отгруженные группы товаров (предварительная оплата – полная или частичная, расчет после принятия ТМЦ).
  2. Сроки окончательной оплаты, отображение номера и даты платёжных поручений при авансовых платежах.
  3. Вынесение некоторых групп ТМЦ или названых позиций в особые акты.

Скачать бланк акта

Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей

Приёмопередаточный акт, который констатирует факт доставки товара с нарушениями, с претензиями по качеству является основанием для оформления претензии поставщику с предложением замены продукции либо денежного возмещения убытков.

Возврат забракованного товара поставщику выполняется на основании акта возврата (форма ТОРГ-2) с отображением причины возврата и подробным отображением выявленных недостатков.

При потере груза или его повреждении в период транспортировки, компенсация издержек осуществляется на основании соглашения, если такие случаи предусмотрены. Поэтому акт приема-передачи ТМЦ нужен обеим сторонам.

Поскольку приемопередаточный акт является обоюдным документом, его обязаны подписывать представители двух сторон (отправителя и получателя товара). Перед началом процедуры приёмки ТМЦ, требуется проверить, что от каждой стороны присутствуют представители, с наличием соответственных полномочий по визированию приемопередаточного акта.

Подтверждающими документами полномочий могут быть:

  • Наличие доверенности, подписанная руководством учреждения.
  • Приказ о назначении ответственного с полномочиями от имени фирмы
  • Нотариально заверенный документ для физлица, со стороны контракта.

Чтобы документально составить факт приема товара по контракту, необходимо:

  1. Скачать бланк приёмопередаточного акта и отредактировать его, чтобы он соответствовал условиям контракта, а именно удалить ненужные пункты и добавить поля, отображенные в соглашении.
  2. Приёмка ТМЦ в большей части осуществляется в складских посещениях, поэтому отредактированный бланк нужно распечатать в 2 экземплярах для заполнения вручную.
  3. Выполнить мероприятия по внешнему осмотру, подсчету, перевешиванию, сверке пунктов и пр., в зависимости от типа товара и условий приёмопередаточной процедуры.
  4. Выявить дефекты вместе с представителем продавца и записать замечания в акт.
  5. Оформить претензию, при наличии таковой, а при отсутствии замечаний письменно подтвердить, что претензий нет.
  6. Сверить содержание акта с представителем поставщика, проверить правильность всех сведений.
  7. Скрепить документ подписями сторон и печатями.

Некорректности, исправления и ошибки в приемопередаточных документах не разрешаются. Если в актах выявлены исправления, их необходимо переписать до подписания документов.

Особенности заполнения формы МХ-1

В предыдущем разделе была рассмотрена ситуация, когда заполнение приемопередаточного акта выполнялось при прямой отгрузке ТМЦ от поставщика к покупателю на складе одного из представителей. Однако бывают обстоятельства, когда в процессе отгрузки используется третье лицо. При этом оно превращается в заинтересованного представителя.

При таких случаях бумаги на передачу ТМЦ, находящихся на складе постороннего учреждения, пишутся в трех экземплярах: для продавца, получателя и владельца склада, в котором храниться товар. Кроме этого могут понадобиться добавочные копии документов автоперевозчику, охранному учреждению, для обеспечения целостности товара при перевозке, и т.д.

Отдельная ситуация – передача груза на хранение.

При таких обстоятельствах в роли приемопередаточного акта ТМЦ выступает документ, заполненный на стандартном бланке МХ-1, с подписью двух сторонам: владельцем товара и принимающим учреждением.

Основанием для размещения ТМЦ на чужое складское помещение считается соглашение ответственного хранения, подтверждающего численность передаваемого груза и его цену, количество поставок и различные дополнительные условия.

Если существует, при таких обстоятельствах, подписанная представителями накладная на груз, то законодательство не требует обязательного заполнения бланка МХ-1. При этом, в случае появления конфликтных обстоятельств накладная обладает юридическими полномочиями в суде.

Что же представляет собой приемопередаточный акт ТМЦ на хранение (форма МХ-1)?

Это бланк первичного учета, заполняемый представителями собственника поклажи и хранителя, как учреждения, так и самостоятельного бизнесмена, на основании контракта на хранение продукции. Шаблон приемопередаточного акта ТМЦ на хранение МХ-1 регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 9.08.1999 года №66.

Согласно нормативов акт МХ-1 может быть использован, как при бытовом обеспечении хранения товара, так и при хранении, с привлечением специализированных организаций, к которым относятся банки, ломбарды, товарные склады, гостиницы, а также различные коммерческие и некоммерческие структуры, основная деятельность которых, – обеспечение хранения ТМЦ. Контракт на хранение ТМЦ с такими фирмами оформляется на срок, оговоренный соглашением или «до востребования». К не специализированным хранителям можно отнести учреждения, хранящие продукцию безвозмездно.

Споры, которые могут появиться при приеме-передаче ТМЦ на хранение регламентируются гл. 47 ч. 2 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Статья 401 ГК РФ (п. 1 ст. 901 ГК РФ) гласит, что фирма-хранитель обеспечивает полную ответственность за ТМЦ и при ухудшении параметров товара обязана компенсировать поставщику издержки, если иное не отражено Законом или соглашением (ст. 393, п.1 ст. 902 ГК РФ).

Цена складируемого груза на хранение, указывается в графе 8 акта МХ-1 и определяется по договоренности сторон на основании контракта на хранение. Балансовая цена ТМЦ учреждения, отправляющего груз на хранение, при этом не берется в расчет.

Скачать Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Бланки приемо-передаточного акта можно скачать по следующим ссылкам:
Скачать бланк акта (*.doc)
Скачать форму МХ-1 (*.pdf)
Скачать форму МХ-1 (*.xls)

Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-materialnyh-tsennostej/

Смена материально-ответственного лица: оформление документов, как производится инвентаризация, порядок передачи ТМЦ между МОЛ – скачать образец акта

Как оформить прием передачу материальных ценностей на складе

Менять материально-ответственное лицо со временем вынужден любой руководитель организации. Отнестись к этому процессу необходимо крайне внимательно.

Обязательно предварительно производится инвентаризация, по результатам которого оформляется прием и передача дел и ТМЦ между старым и новым МОЛ.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:8 (499) 703-35-33 доб. 217 – Москва – ПОЗВОНИТЬ8 (812) 309-52-81 доб. 768 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ8 (800) 333-94-83 доб. 507 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

  • Производится инвентаризация.
  • Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Для смены МОЛ оформляется приказ директором — скачать образец.

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

  • дополнительном соглашении к договору;
  • должностной инструкции;
  • локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

  • работников административного органа;
  • сотрудников – бухгалтеров;
  • иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

  • Приказ о смене материально-ответственного лица.
  • Приказ о том, что проводится инвентаризация.
  • Инвентаризационные описи.
  • Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
  • Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

  • Наименование учреждения.
  • Наименование документа.
  • Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
  • После руководителем вставляется слово «приказываю».
  • Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

Скачать образец приказа о смене материально-ответственного лица – word.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.

Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

  • название документа;
  • день заполнения бланка;
  • название фирмы, составившей данный документ;
  • наименование бланка;
  • ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
  • перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
  • персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

Скачать бланк акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.

Скачать образец акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

О порядке проведения инвентаризации и необходимых документах, подробно рассказано в данном видео:

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:8 (499) 703-35-33 доб. 217 – Москва – ПОЗВОНИТЬ8 (812) 309-52-81 доб. 768 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ8 (800) 333-94-83 доб. 507 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Источник: https://azbukaprav.com/mat-otv/mol/smena.html

Перечень основных складских документов

Как оформить прием передачу материальных ценностей на складе

Складские документы — это комплекс бумаг, фиксирующих приход, передвижение и выбытие ТМЦ, который необходим для строгой организации учета на предприятии.

Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

  • что относится к складским документам;
  • в каких ситуациях используется каждый из них;
  • где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Этапы учета и их документирование

Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

Таблица. Перечень складских документов.

Компонент учетаЧто этоОбразцы складских документовЗачем нужныКоличество экземпляров
ПоступлениеТоварная накладнаяТОРГ-12Узнать полную информацию о поступающих ТМЦДва: один — у продавца, второй — у покупателя
Накладная на отпуск материалов на сторонуМ-15Получить ТМЦ с другого адреса
Приходный ордерМ-4Зафиксировать прибытиеОдин с подписями кладовщика и экспедитора
Акт о расхожденииТОРГ-2Задокументировать несоответствие по количеству и качествуЧетыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии
Чек из кассового аппаратаФискальный чекПодтвердить факт покупкиДва: один — для покупателя, второй — для ФНС
Складская ведомость, акт, справкаПрочиеДоказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом
Фактический учетПартионная картаМХ-10Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машинойДва: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию
Карточка учета материаловМ-17Учесть материалы по сортам и видамОдин
Внутреннее перемещениеТребование-накладнаяМ-11Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад
ИнвентаризацияПриказ о проведении инвентаризацииИНВ-22Инициировать проверку с указанием причиныОдин — для председателя инвентаризационной комиссии
Инвентаризационная описьИНВ-3Отразить фактическое наличие ТМЦДва: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию
Сличительная ведомостьИНВ-19Зафиксировать отклонение от учетных показателей
Ведомость учета результатов инвентаризацииИНВ-26Оформить результатыДва: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию
ХранениеАкт о приеме-передаче ТМЦ на хранениеМХ-1Оформить принятие по договору храненияВ соответствии с договором
Журнал учета ТМЦ, сданных на хранениеМХ-2Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателяОдин
ВыбытиеЛимитно-заборная картаМ-8Отразить отпуск материалов при наличии лимитовДва: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел
Накладная на отпуск материалов на сторонуМ-15Передать ТМЦ по другому адресуДва: один — у продавца, второй — у покупателя
Требование-накладнаяМ-11Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел
Товарная накладнаяТОРГ-12Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦДва: один — у продавца, второй — у покупателя

Почему некоторые формы совпадают

Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.

То же самое касается требования-накладной М-11. При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.

Что значит «ценная бумага» в учете склада

Обратимся к статье 912 Гражданского кодекса. Из нее понятно, какие складские документы являются ценными бумагами. К ним относятся:

  • двойное складское свидетельство;
  • каждая из его частей в отдельности;
  • простое складское свидетельство.

Все они являются доказательствами принятия товаров на хранение, выдаваемыми на руки владельцу этих ТМЦ. В дальнейшем обладатель может брать под них кредиты или давать товары в залог.

Источник: https://ppt.ru/forms/sklad/perechen-osnovnykh-skladskikh-dokumentov

Как передать товарно-материальные ценности при смене материально ответственного лица

Как оформить прием передачу материальных ценностей на складе

Причиной смены материально ответственных лиц (МОЛ) может быть увольнение, болезнь, очередной отпуск, перевод на другую работу и другие события.

В общем случае при смене МОЛ необходимо провести инвентаризацию. Однако в некоторых случаях без нее можно обойтись.

В каких случаях инвентаризацию не проводят

В большинстве случаев при смене МОЛ можно обойтись без инвентаризации, если в подразделении установлена коллективная материальная ответственность.

Это связано с тем, что при коллективной материальной ответственности инвентаризация обязательна только в следующих ситуациях (пп. “д” п. 8, п.

10 Типовой формы договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, п. 1.6 Методических указаний по инвентаризации):

• смена руководителя коллектива;

• выбытие из состава коллектива более 50% его членов;

• поступление требования о проведении инвентаризации, высказанное одним или несколькими членами коллектива, которое работодатель счел обоснованным.

Поэтому при временном отсутствии одного из МОЛ – членов коллектива инвентаризацию обычно не проводят. А вот при увольнении одного из членов коллектива или при приеме в коллектив нового работника рекомендуем инвентаризацию провести, если выбывающий (принимаемый) работник либо другие члены коллектива настаивают на ее проведении. В противном случае возмещение ущерба может быть затруднено.

Если для работника установлена индивидуальная материальная ответственность, то проведение инвентаризации при каждом временном отсутствии такого работника требует больших временных и трудовых затрат.

Чтобы этого избежать, можно на период отпуска МОЛ передать необходимый для обеспечения работы запас ТМЦ другому МОЛ в другом или в этом же структурном подразделении (если есть возможность обособить хранение ТМЦ, вверенных разным МОЛ).

Такую передачу оформляют накладными на внутреннее перемещение.

Как оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ

Если необходимо назначить новое материально ответственное лицо и передать ему все хранящиеся материальные ценности, то сделайте следующее.

1. Примите на должность, предусматривающую заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности, нового сотрудника, или переведите на такую должность уже работающего сотрудника, или заключите с ним трудовой договор о работе по совместительству, или поручите ему дополнительную работу.

2. Заключите с вновь принятым или уже работающим сотрудником, которому собираетесь передать материальные ценности, договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

3. Издайте приказ о передаче ценностей новому МОЛ.

В приказе укажите причину передачи ценностей (увольнение, отпуск, болезнь прежнего МОЛ и т.п.), сроки передачи, прежнее и новое МОЛ. Ознакомьте с приказом прежнее (при наличии такой возможности) и новое МОЛ под роспись.

Вы можете включить информацию о передаче ценностей непосредственно в кадровые приказы: как в составленные по унифицированным формам (N Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу”, N Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу” и др.), так и в самостоятельно разработанные (например, в приказ о возложении обязанностей заболевшего работника на другого работника на время больничного).

Также вы можете совместить приказ о передаче ценностей с приказом о проведении инвентаризации, в том числе составленным по унифицированной форме N ИНВ-22.

4. Распорядитесь о проведении инвентаризации (если оформляете отдельный приказ о проведении инвентаризации).

Проведите инвентаризацию ТМЦ в обычном порядке.

Обратите внимание: инвентаризация по общему правилу проводится в присутствии МОЛ (п. п. 2.8, 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

Поэтому, если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, их передает новому МОЛ инвентаризационная комиссия.

Рекомендуем в таком случае известить прежнее МОЛ о проведении инвентаризации, а его фактическое отсутствие или отказ от участия в инвентаризации зафиксировать в акте.

5. Оформите результаты инвентаризации инвентаризационной описью – можно использовать унифицированную форму N ИНВ-3.

Опись может служить передаточным документом от одного МОЛ к другому: принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

Опись составьте в трех экземплярах – для лица, передающего ценности, для лица, принимающего ценности, и для бухгалтерии.

6. Составьте акт приема-передачи ТМЦ, если не используете инвентаризационную опись в качестве передаточного документа.

В организациях общественного питания для этой цели можно применять акт по форме N ОП-18, иным организациям придется разработать форму акта самостоятельно.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d8c49a48600e100b1669360/kak-peredat-tovarnomaterialnye-cennosti-pri-smene-materialno-otvetstvennogo-lica-5f33a628e3b49663012dbdbb

Прием и передача материальных ценностей по акту, его применение и оформление

Как оформить прием передачу материальных ценностей на складе

Найм Труда > Трудовые отношения > Прием и передача материальных ценностей по акту при увольнении и отпуске

На материально ответственного сотрудника возлагается важная функция по приему и передаче материальных ценностей. Данная работа должна проводиться согласно установленному регламенту.

О материальной ответственности

Материальной ответственностью называется возложение на сотрудника обязанностей по сохранности ценностей, вверенных ему на основании договорных обязательств. Случай ответственности наступает при утрате имущества работодателя. К нарушителю применяются меры на основании законодательства РФ.

Вопросы со стороны предприятия могут иметь следующий характер:

  1. Осуществление приема или увольнения лиц, кто будет нести ответственность.
  2. Заключение договорных обязательств об ответственности за сохранность материалов.
  3. Организация проведения инвентаризаций, а также передача и прием ценностей или ревизии.
  4. Определение сведений об утрате, повреждений или факте недостачи.

Ответственность за имущество несут лица, у которых заключены трудовые соглашения, это распространяется на все формы собственности.

Кто назначается

Материальная ответственность возлагается на работника при определенных условиях.

На самом деле с этим видом ответственности сталкивается буквально каждый сотрудник предприятия, так как он, так или иначе, пользуется имуществом работодателя.

Но существует некоторая разница и материально ответственными лицами считаются работники, на которых возлагается обязанность по сохранению материальных ценностей в пригодном состоянии. Именно об этих сотрудниках будет идти речь.

Какие пункты необходимо соблюсти:

  1. С таким работником заключается дополнительное соглашение об ответственности к основному трудовому договору.
  2. В должностных обязанностях должны быть четко прописаны функции сотрудника по обеспечению сохранности имущества. Перевозка материальных ценностей, правила их списания, а также хранение и обработка перечисляются в этом документе.

На основании нормативных актов определен перечень должностей, на которых возлагается ответственность за ценности:

  1. Сотрудники, работающие на кассовых аппаратах либо лица их замещающие.
  2. Работники, осуществляющие деятельность с банковскими сведениями.
  3. Принятые сотрудники для изготовления (уничтожения) денежных купюр и монет.
  4. Работники, занятые на оборотах денежных средств.
  5. Работающие по обращению с денежными средствами.
  6. Товароведы или продавцы.
  7. Руководители производств или цехов.
  8. Заведующие складами, работники ломбардов, технологи и все, кто заняты в непосредственном производстве.
  9. Иные должности.

Наряду с трудовым договором эти сотрудники обязаны заключить допсоглашение об ответственности за имущество работодателя.

О порядке выполнения работ

Учесть количество материальных ценностей в полном объеме не представляется возможным, это должен понимать каждый руководитель. Чтобы передать все дела правильно, необходимо подготовить передаточный акт, в котором отображается информация о количестве и наименованиях ценностей, вверяемых предприятием. Такая инвентаризация должна проводиться по уходу в отпуск или при расчете работника.

Ревизия осуществляется на основании методик, разработанных предприятием.

Последовательность выполнения работы:

  1. Подготавливается распорядительный документ о создании комиссии по специальной форме № ИНВ -22. В документе необходимо указать даты о начале и окончании работы, после с ним ознакомляют лиц, участвующих в проведении данного мероприятия.
  2. Перед непосредственной ревизией необходимо в бухгалтерию передать все накладные о приходе и расходе. Это основное правило проведения работы. Получается, что при поступлении материалов, их необходимо оприходовать, а если имуществом невозможно пользоваться, его нужно списать.
  3. Сам процесс осуществляется в присутствии работников, ответственных за материалы. Обязательно должны быть увольняющиеся лица и вновь принятые.
  4. В проведении проверочных мероприятий задействованы все члены комиссии.
  5. По результатам проведенной проверки составляется акт, в котором прописывается, что конкретно было передано на хранение иному сотруднику.
  6. В акте расписываются две стороны, принимающее хозяйство и передающее.Обязательно указывается дата передачи ценностей иному сотруднику.

После этого осуществляется сверка с бухгалтерскими сведениями. Документацию необходимо заполнить как в компьютерном варианте, так и собственной рукой. Причем записи должны быть выполнены грамотно, без помарок и исправлений при этом не допускается. Пустых строчек оставлять тоже не следует, а если все-таки они остаются, то необходимо поставить прочерк.

О форме Акта

Чтобы принять на сохранность имущество недостаточно выполнить одну опись, также необходимо подготовить акт установленной формы. Форму, как правило, устанавливают предприятия, а нормативными актами она не предусматривается.

Какие сведения должны быть отображены в документе:

  1. Список всего имущества в полном объеме, с учетом показателей цен и технических характеристик.
  2. На основании инвентаризационных ведомостей подготавливается перечень.
  3. Обязательна простановка календарного дня о проведении этого вида проверки.
  4. Подписание обеими сторонами документа.
  5. Заверение подписями руководства объекта и бухгалтерии.

После того как документ оформлен, сотрудник, сдающий ценности, может быть освобожден от исполнения данного рода обязанностей.

Как передавать при увольнении

Если сотрудник увольняется с предприятия, то он обязан передать все, что у него было в хозяйстве.

По каким этапам это осуществляется:

  1. Создается комиссия, независимая от этих дел.
  2. Назначается день проведения работ по инвентаризации.
  3. По результатам работы подготавливается опись. Наличие материальных ценностей проверяется комиссионно, если обнаружено отсутствие каких-либо материалов, то это также вписывается в акт.
  4. Лицо, принимающее участок с вверенными ценностями, должно все проверить, записи в акте должны соответствовать действительности, в противном случае могут в дальнейшем возникнуть проблемы.
  5. Акты подписываются обеими сторонами.
  6. Документы передаются в главную бухгалтерию, а второй экземпляр находится на хранении у самого работника.
  7. После того как договор ответственности за ценности работодателя состоялся, сотрудник может исполнять свои обязанности в полном объеме.

При уходе в отпуск

Если сотрудник уходит в отпуск, то передать все материалы, находящиеся на его балансе, он должен тому, кто принимать его хозяйство. В этом случае передаточный акт тоже нужен. Дело в том, что сотрудника не будет целый месяц и вверенные ему материальные ценности могут быть утрачены, поэтому они не должны быть бесхозными.

Передавать ценности по случаю ухода в отпуск следует по той же схеме, как и при увольнении. Единственное, что следует учесть — это передавать ценности нужно также сотруднику, пришедшему из отпуска.

О материальной ответственности работника смотрите в этом видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/priem-peredacha-materialnyh-tsennostej.html

Приемка товара

Как оформить прием передачу материальных ценностей на складе

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав.

Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.

Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД).

Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет.

Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.

Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел.

Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12.

Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.

Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.

При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это.

Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара.

В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/priemka-tovara/

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: