Как организовать обмен жэлектронными документами с дистанционным работников

Содержание
  1. Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям
  2. Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него
  3. Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму
  4. Использование сервиса «Работа в России»
  5. Электронные подписи и обмен документами
  6. О чем сообщать в минтруд
  7. Как наладить документооборот «на удаленке»: 7 практических шагов
  8. Основные проблемы документооборота «на удаленке»
  9. Какие последствия?
  10. Как решить проблемы документооборота «на удаленке»?
  11. Решение кадровых вопросов с помощью ЭДО
  12. Особенность организации работы с «дистанционным» работником
  13. На что стоит обратить внимание в трудовом договоре с дистанционным работником
  14. Усиленная квалифицированная электронная подпись работника
  15. Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы
  16. Особенности организации кадрового ЭДО
  17. Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками
  18. Кадровый ЭДО с дистанционными сотрудниками
  19. Особенности организации кадрового ЭДО
  20. Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками
  21. Перспективы кадрового электронного документооборота

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

Как организовать обмен жэлектронными документами с дистанционным работников

Утверждено положение об электронных кадровых документах: что надо знать работодателям

2 июля Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму.

Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму.

Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года.

С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см.

«Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).

Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал» Подключиться к сервису

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2021 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

  1. ИНН.
  2. Основной вид деятельности.
  3. Штатную численность работников.
  4. Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
  5. Наличие профсоюзной организации.
  6. Место проведения эксперимента.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
  • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление;
  • согласие;
  • отказ;
  • уведомление;
  • извещение;
  • объяснение.

Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Использование сервиса «Работа в России»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России» Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2021 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте.

Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2021 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организацияКакая подпись используется при создании и изменении:Как предоставить документ работнику (соискателю)
договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работыпрочих кадровых документов
«Работа в России»Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;вид ЭП работника определяется в локальном нормативном актеЧерез личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе
Собственная системаДве усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭПСпособ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

О чем сообщать в минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

  • до 1 августа 2021 года;
  • до 1 декабря 2021 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению.

Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.

Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/tks/2021/7/15798

Как наладить документооборот «на удаленке»: 7 практических шагов

Как организовать обмен жэлектронными документами с дистанционным работников

За время карантина и удаленной работы выявилось много внутренних проблем у компаний, которые с таким режимом взаимодействия столкнулись впервые.

Мало того, даже если предприятие старается их решать и настраивать по-новому свои управленческие процессы, требующие планирования и согласования, то не факт, что партнеры или компании-клиенты также оперативно смогли среагировать на возникшую ситуацию, что добавляет внешних проблем.

Основные проблемы документооборота «на удаленке»

Около трети сотрудников разных российских компаний оказались не способны оперативно коммуницировать и решать вопросы удаленно — это подтверждает апрельский опрос исследовательского центра портала SuperJob, согласно которому 32% работающих удаленно россиян признают, что качество их дистанционной работы стало хуже. Идут значительные задержки согласований, получения и подписания документов, контрактов, а значит — работа сильно замедляется.

Например, мы начали заключать важный договор с крупной компанией-партнером еще до карантина, и им оставалось только провести принятую у них процедуру согласования дня за 3-4, чтобы мы начали большую совместную работу по этому проекту. Но тут начался карантин.

И это выбило из колеи все регламентные процедуры нашего партнера – его сотрудники жалуются, что дома невозможно согласовать документы, поскольку им нужно собрать не меньше 12 подписей разных отделов: то документ потерялся, то не знают, чья сейчас очередь его подписывать, то не могут пообщаться с руководителем, который постоянно занят из-за огромного количества навалившихся на него дел…

Если на предприятии больше 10 пользователей, участвующих в цепочке документооборота, но при этом у них нет согласованного регламента на такие случаи (а кто же мог такой случай предположить?), то почти у всех возникает проблема потери документов, задержки во времени. Быстро организоваться, к сожалению, не получается.

Не забудем и про проблемы безопасности: есть компании (государственные, финансовые и пр.

), у которых запрещено пользоваться скайпом, «зумом» и прочими подобными средствами коммуникации, нельзя использовать личные «домашние» компьютеры для работы, устанавливать ряд программ на удаленные «рабочие» компьютеры (только в защищенном периметре) – все это влияет, безусловно, негативно и на работу таких компаний, и на работу их партнеров и клиентов.

Работая в офисах, люди привыкли многие вопросы решать при личном общении, на совещаниях и переговорах. И сейчас такое устное общение требуется переводить в письменное, а это не всем удобно.

Например, в компании было принято для согласования документа дойти до директора и отдать договор его секретарю на подпись.

Как сейчас быть? Звонить директору по телефону или скайпу? Но сотрудник, во-первых, может не знать номера мобильного телефона кого-то из руководителей, а во-вторых, трудно найти время в графике топ-менеджера или гендиректора на обсуждение своего вопроса.

Обратиться за помощью к секретарю или делопроизводителю? Но секретарь или помощник руководителя тоже может пребывать в шоке от изменившихся условий работы (может, у нее дома двое маленьких детей, постоянно требующих внимания, или другие личные трудности), и работать сейчас из дома этот сотрудник будет далеко не так оперативно, как было ранее в привычном офисе.

Регламент многих предприятий зачастую ведется на устных договоренностях – по принципу «мы так привыкли». Система теперь сбоит: работники не знают, как дозвониться до нужного человека в той или иной компании, нет и внутренней телефонной базы, нет общего хранилища информации, чтобы посмотреть что и как, телефоны руководящего состава не всем доступны и т.д.

И еще одна большая проблема – большинство компаний в России привыкли подписывать договоры и важные документы ручкой на бумаге. А значит при удаленной работе либо надо ждать приезда курьера (а много ли их в компании, хватает ли на всех?), либо руководитель должен ехать в офис и подписывать бумаги там, но далеко не всем компаниям выдают ежедневные пропуска для поездок на работу.

Какие последствия?

Задержки платежей и несвоевременные принятия решений, например, о пересмотре цен, о ценообразовании, что сейчас крайне актуально.

Ведь в бизнесе на карантине почти каждый день что-то меняется, и держаться на плаву компаниям можно только при оперативности принятия решений и эффективных реагирований на вызовы рынка.

А если существует замедление согласования документов, то это может привести к срыву срока поставок, к затовариваниям на складах, к дефициту того или иного товара, к ухудшению взаимодействия с клиентами, к репутационным рискам и прочим проблемам.

Например, если компания привыкла вести свой управленческий учет в «экселе» (а это распространенное явление в России), то такой учет не дает возможности ввода оперативной информации – невозможно ее быстро согласовать и четко структурировать. Вся эта файловая структура также не дает одновременно работать нескольким пользователям, что приводит к замедлению получения информации, трудностям в формировании отчетов и «стопорит» работу всего предприятия.

Как решить проблемы документооборота «на удаленке»?

  1. Составьте и разошлите сотрудникам базу руководителей, чтобы они понимали, с кем и по какому средству связи лучше всего коммуницировать (например, руководитель отдела продаж оперативно отвечает по скайпу и телефону, а главбух общается только в Телеграме).
  2. Разработайте регламенты взаимодействия для удаленной работы и ознакомьте с ними всех сотрудников, чтобы они знали, как действовать в новых условиях.
  3. Если процесс визирования довольно длинный, то стоит установить в компании специальные ИТ-программы для документооборота.

    Их много сейчас на рынке, и они позволяют облегчить деятельность по согласованию документов. Вся история хранится в таких программах, и всегда можно посмотреть: кем уже согласован нужный документ, у кого он сейчас на подписи, отклонен ли он, по какой причине и т.д.

    Внедрение программ документооборота возможно и удаленно – программа устанавливается на сервер компании, а потом пользователям, работающим из дома, предоставляется доступ к ней. Таким образом можно повысить эффективность удаленного документооборота и решить внутренние проблемы компании по этому поводу.

  4. Чтобы решить внешние проблемы с подписанием договоров с партнерами и компаниями-клиентами, предприятиям надо активнее включаться в систему электронного документооборота – это юридически значимый оборот документами между организациями, на законодательном уровне на этот счет уже все прописано.

    Для этого нужно подключиться к сервисам по документообороту, обратившись к официальным компаниям, которые имеют право подключить электронный документооборот, составить с ними заявление, отправить оператору связи и подключить. После чего можно отправлять своим партнерам документы в электронном виде, подписывая их цифровой подписью.

  5. Организовать в компании единую сеть удаленного доступа сотрудников – этот момент обязательно надо проработать не только со своими техническими специалистами, но и со службой безопасности.
  6. Проблема безопасности вступает в спор с проблемой оперативности работы. Да, такие вопросы, как политика ценообразования, инвестирования, закупка тех или иных товаров, производство продукции, требуют оперативных решений. Но как не пострадать при скором решении этих задач от злоумышленников и активизировавшихся хакеров?

    На рынке сейчас есть множество различных предложений о безопасных подключениях – изучайте внимательно вместе со специалистами по безопасности.

  7. Не забывайте про своих системных администраторов и других ИТ-специалистах, на которых сейчас большая нагрузка, некоторые вынуждены работать чуть ли не круглосуточно. Именно они могут организовать бесперебойную удаленную работу и помочь компании.

Но если вы столкнулись с нехваткой своих специалистов, количество которых было достаточно в обычное время, то можно обратиться за помощью к сертифицированным партнерам специализированных компаний (например, партнеры «1С», с которыми работают бухгалтерии большинства компаний в нашей стране).

Вот семь основных шагов, благодаря которым можно наладить внутренний и внешний документооборот и организовать эффективную работу «на удаленке». Мы сами в нашей компании пользуемся этими методами, что помогло нам оперативно решать наши задачи и не замедлять рабочие процессы.

Кстати, удаленная работа сотрудников может значительно экономить ресурсы предприятия, но это уже другая тема для разговора.

Источник: https://habr.com/ru/post/501658/

Решение кадровых вопросов с помощью ЭДО

Как организовать обмен жэлектронными документами с дистанционным работников

21.11.2021

Екатерина Колесникова, Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Специально для компании «Такском»

В настоящее время удаленная работа стала нормой в развитых странах, ведь она позволяет сделать рабочий процесс более эффективным и гибким.

Работодатель при этом получает экономические выгоды от работы со своими сотрудниками на расстоянии, так как ему не нужно организовывать рабочие места, предоставлять оргтехнику таким работникам, соответственно снижаются расходы на аренду помещений и оборудование рабочих мест. Работник в свою очередь также остается в плюсе, помимо свободы в организации рабочего дня и процесса, у него существенно сокращаются издержки по времени и оплате проезда до работы и обратно. Как показывает практика, несмотря на то, что контроль со стороны работодателя снижается, уровень ответственности работника наоборот растет при удаленной работе, что положительно сказывается на результате.

Дистанционными работниками считаются лица, с которыми заключается трудовой договор о дистанционной работе. Дистанционной признают работу, которую работник может выполнять вне стационарного рабочего места (например, дома, за границей, в кафе, т.е.

где угодно), получая от работодателя задания с помощью сети Интернет и других информационных и телекоммуникационных технологий. На таких сотрудников распространяются все положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл.

49.1 ТК РФ.

Иными словами, «дистанционщики» — это обычные сотрудники, которым два раза в месяц надо выплачивать заработную плату, им гарантируется компенсация расходов, связанных с исполнением служебных обязанностей, а также предоставляются отпуска, пособия по больничным листкам, беременности и родам, уходу за ребенком до полутора лет и т.д.

Особенность организации работы с «дистанционным» работником

В соответствии со ст. 312.

1 ТК РФ под дистанционной работой понимается выполнение определенной договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного (структурного) подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Дистанционную работу необходимо отличать от надомной, поскольку различия тут заключаются не только в названии, но и в требованиях законодательства, согласно которым:

  • «надомники» работают у себя дома и, как правило, занимаются производством продукции. Дистанционные работники могут выполнять трудовую функцию, как уже говорилось, где угодно;
  • оформлять документы, касающиеся решения трудовых вопросов, с «надомником» необходимо в его присутствии, так как законодательство требует его личной подписи на документах. С дистанционным работником все гораздо проще: как сам трудовой договор, так и документы, необходимые для его заключения, могут быть в электронной форме. Ознакомление с локальными актами работодателя также осуществляется в электронном виде;
  • при заключении договора о дистанционной работе трудовая книжка может не оформляться, если стороны пришли к соответствующему соглашению ( ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В таком случае документом о трудовой деятельности работника и его стаже будет являться трудовой договор. Надомный же труд не предполагает исключений из общих правил, поэтому трудовая книжка такому работнику должна оформляться как и всем; — дистанционные работники выполняют работу лично. «Надомники» же могут привлекать к ее выполнению членов семьи.

«Дистанционщики» включаются в штат организации наравне с обычными работниками по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, с соблюдением требований, установленных гл. 49.1 ТК РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Так, при приеме на работу дистанционного работника работодатель должен получить от него обязательные документы, указанные в ст.

65 ТК РФ (паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.). Эти документы могут быть представлены работником в электронном виде, если они будут подписаны его усиленной квалифицированной электронной подписью.

При этом работодатель вправе потребовать представления нотариально заверенных копий этих документов на бумаге.

Имейте в виду, что если работник поступает на работу впервые и с ним заключается трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами, получать страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования работник должен самостоятельно.

Ознакомить работника с локальными нормативными актами организации также можно на расстоянии, направив ему соответствующие документы в электронном виде. В таком случае, работник, в свою очередь, должен подтвердить факт ознакомления, путем направления соответствующего электронного уведомления.

Таким образом, во всех случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или внутренними нормативными документами организации, работник может ознакомиться с документами, связанными с его трудовой деятельностью (приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами и др.), дистанционно, путем обмена электронными файлами с работодателем.

На что стоит обратить внимание в трудовом договоре с дистанционным работником

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить как в бумажном виде, так и в электронном, через обмен электронными документами с использованием обеими сторонами трудовых отношений усиленной квалифицированной электронной подписи. При электронном заключении договора работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр договора в бумажном виде не позднее 3-х календарных дней с момента его заключения.

В трудовом договоре с дистанционным сотрудником необходимо уделить внимание следующим условиям:

  • обязательно нужно указать, что видом выполняемой работы является дистанционная работа (формулировка договора свободная);
  • место заключения договора указывается как место нахождения работодателя;
  • отдельно указывается, что место выполнения работы, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в самом договоре (при этом из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения);
  • можно предусмотреть, что правила внутреннего трудового распорядка организации распространяются на работника в части, не противоречащей сути заключенного с ним трудового договора;
  • лучше прописать порядок внесения записей в трудовую книжку работника;
  • следует указать порядок и сроки обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя;
  • дополнительно можно включить положения о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует собственные или арендованные оборудование и иные программные и технические средства;
  • стоит расписать порядок использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя; описать процесс документооборота с  сотрудником (в т.ч. использование усиленной квалифицированной электронной подписи);
  • в интересах работодателя подробно изложить порядок, сроки и форму представления работником отчетов о выполненной работе;
  • можно также указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Важным отличием договора о дистанционной работе является то, что в нем можно предусмотреть дополнительные основания для расторжения трудовых отношений, помимо общеустановленных в соответствии со ст. 77 ТК РФ.

Иными словами, уволить работника можно по основаниям, имеющим принципиальное значение для работодателя, как, например, количество допущенных ошибок сверх установленного лимита, регулярная просрочка сдачи результатов работ, отсутствие необходимого объема работ и т.п.

При этом дополнительные основания для расторжения договора не должны носить дискриминационного характера, они не могут зависеть от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

Как показывает судебная практика ситуации, когда трудовые договоры вообще не подписываются, случаются нередко, что вызывает множество нерегулируемых вопросов и споров. Замечу, что трудовой договор, пусть даже не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома работодателя (либо его уполномоченного представителя) или по его поручению.

Сразу скажу, что небрежность работодателя при оформлении документов с дистанционным работником зачастую в суде играет против него самого. Таким образом, при всевозможных плюсах дистанционной работы есть и минусы: на практике работодатели сталкиваются с тем, что привлечь безответственного работника к дисциплинарной ответственности вызывает трудности.

Так, отсутствие подписанного договора о дистанционной работе между работником и работодателем препятствует привлечению к дисциплинарной ответственности такого работника по основаниям неисполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Поэтому, мой вам совет, будьте бдительны и серьезно отнеситесь к документальному оформлению всех трудовых отношений со своими работниками.

Усиленная квалифицированная электронная подпись работника

Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи, это закреплено в ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ.

Электронная подпись представляет собой средство идентификации личности подписанта, полученное посредством шифровального изменения набора данных.

Именно возможность произвести идентификацию собственной личности в сети Интернет и обеспечивает ее владельцу легитимность действий, производимых на расстоянии. Кроме того, средствами криптографии электронная подпись защищает подписанный документ от несанкционированных изменений.

Электронный документ, подписанный такой подписью, приравнивается законодательством к бумажному документу с собственноручной подписью (если законом не предусмотрено иное).

Усиленная квалифицированная электронная подпись, наделяющая физическое лицо правом совершать конкретные действия в сети Интернет, может быть получена только в специальном аккредитованной организации.

Многие известные компании, чей штат состоит из большого количества удаленных сотрудников, используют в своей работе ключи электронной подписи, полученные в Удостоверяющем центре «Такском».

При получении электронной подписи Удостоверяющий центр выдает специальные ключи. Электронная подпись состоит из двух ключей: закрытого и открытого. Закрытый ключ — это личный ключ, который знает только владелец, он предназначен для самой подписи документов. Открытый ключ — это специальный ключ проверки.

Этот ключ могут видеть все участники электронного документооборота, он предназначен для проверки достоверности электронной подписи подписчика. Сертификатом ключа электронной подписи называется файл, который подтверждает достоверность ключей. Этот документ может быть составлен как в бумажной, так и в электронной форме.

Сертификат содержит в себе открытый ключ, а также данные о владельце подписи и об Удостоверяющем центре, который выдал ключ. Данный сертификат является специфическим «удостоверением личности» участника документооборота. Квалифицированная электронная подпись кодируется только при наличии такого сертификата.

Сертификат выдается сроком на 1 год, по истечении этого времени он становится недействительным, и подпись теряет свою достоверность. Для дальнейшей работы с документами такой сертификат необходимо продлить.

Процедура получения сертификата и ключей электронной подписи достаточно проста, для ее прохождения физическому лицу нужны только оригинал паспорта и подтверждение оплаты данной услуги.

При получении квалифицированного сертификата его владелец должен под расписку ознакомиться с информацией, включенной в сертификат, а также получить руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи.

С получением вашим дистанционным сотрудником усиленной квалифицированной электронной подписи проблем в надлежащем оформлении документов, касающихся выполнения им его трудовых функций, возникнуть не должно, а значит, не будет лишних вопросов и к работодателю.

Источник: https://taxcom.ru/about/news/remote-w_edo/

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Как организовать обмен жэлектронными документами с дистанционным работников

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов.

В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге.

В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением.

Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору.

Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником.

Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ.

Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица.

Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса.

Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи.

В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Источник: https://iitrust.ru/articles/article/electronniy-kadroviy-documentooborot-vozmojnosti-i-perspektivi/

Кадровый ЭДО с дистанционными сотрудниками

Удалённое кадровое взаимодействие подразумевает обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи, которая наделяет документы юридической силой и придаёт им официальный статус.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» законодательно закрепляет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документом на бумаге, подписанным от руки.

В ч. 4 ст. 312.

1 ТК РФ говорится о том, что при взаимодействии дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи как работодателя, так и работника или лица, поступающего на дистанционную работу. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Для работы с дистанционным сотрудником можно в электронном виде оформить трудовой договор, а также дополнительные соглашения к нему, заявления, служебные записки, отчёты о проделанной работе и организационно-распорядительную документацию.

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов.

В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге.

В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением.

Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору.

Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником.

Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ.

Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица.

Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса.

Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи.

В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Таким образом, на сегодняшний день большинство кадровых документов, по которым трудовое законодательство требует согласия работника, нужно хранить на бумажном носителе и с подписями уполномоченных лиц и сотрудника.

Перспективы кадрового электронного документооборота

Новый шаг в направлении кадрового ЭДО был сделан с началом эксперимента Минтруда по электронному кадровому документообороту, который проходит с 23 марта до 1 октября 2021 года в соответствии с Приказом Минтруда России от 26 марта 2021 г. № 194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».

Участниками эксперимента стали крупные работодатели, которые частично ведут кадровый документооборот в электронном виде — заключают трудовые договоры, оформляют отпуска и командировки. Среди участников пилотного проекта ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Ростелеком» и другие крупные компании.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения для оптимизации обязательных кадровых документов и закрепления в законодательстве возможности электронного кадрового документооборота. Ожидается, что эксперимент поможет опробовать механизм ведения кадровых документов в электронном виде и выявить проблемы и риски внедрения кадрового ЭДО.

Внутренние процессы организации кадрового документооборота на сегодняшний день самая сложная тема как для самих организаций в плане ЭДО, так и для операторов при внедрении и реализации работы сервисов. А кадровые документы — наименее изученная и реализованная в ЮЗЭДО тема.

С одной стороны, это показатель наличия потенциальных трудностей, с другой — возможность для операторов сервисов ЭДО проявить себя в новом сценарии. Электронные трудовые книжки откроют большие возможности для реализации кадрового ЭДО, если государство поддержит их внедрение и разработает формат и процедуру их хождения.

Рынок ЭДО вполне способен обеспечить работодателей и работников всем, что нужно для отказа от бумаги в сценариях кадрового документооборота.«Инфотекс Интернет Траст» уже участвует в проектах электронного кадрового документооборота на базе программного комплекса ViPNet ЭДО.

В нашем случае это проекты внедрения ЭДО с дистанционными сотрудниками и реализация B2G-обмена документами с Рострудом для ряда участников пилотного проекта.

Совместно с нашими ключевыми клиентами и партнерами мы внедрили электронное взаимодействие компаний с дистанционными работниками от момента подписания трудового договора до полномерных отношений работодателя и сотрудника в электронном виде.

Для этой цели в системе был организован документооборот юридического лица с физическим, а также оптимизирована схема выдачи и перевыпуска сертификатов электронной подписи для ЭДО в удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст». Сергей Куляев, руководитель проектов ЭДО «Инфотекс Интернет Траст»

https://iitrust.ru/articles/article/electronniy-kadroviy-documentooborot-vozmojnosti-i-perspektivi/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e8f05d13e82e40c5e57c45b/elektronnyi-kadrovyi-dokumentooborot-vozmojnosti-ogranicheniia-i-perspektivy-5ea976dd6c97ad19a0828cd2

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: