Как ответить заказчику о невозможности поставить товар

Содержание
  1. Письмо-отказ
  2. Госконтракт стал невыгодным? Что можно сделать: пошаговая инструкция. Часть 2
  3. 5.Можно ли при поставке заменить товар?
  4. Ваши действия:
  5. Приложите пруфы:
  6. 7.Заказчик не хочет изменять или расторгать контракт. Можно ли обратиться в суд?
  7. 8.Можно ли избежать неустоек по контракту из-за форс-мажора?
  8. 9. Переносится ли срок поставки по контрактам автоматически на дату, после истечения «президентского» карантина?
  9. Общие рекомендации:
  10. Минфин и ФАС признали пандемию коронавируса форс‑мажором
  11. Как получить отсрочку
  12. Как доказать форс-мажор во внешнеэкономической сделке
  13. Как еще пандемия повлияла на закупки?
  14. Как грамотно написать письмо-отказ
  15. Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
  16. Структура и примерное содержание письма-отказа
  17. Стиль письма-отказа
  18. Оформление письма-отказа
  19. Товар не соответствует заявленным характеристикам по 44-ФЗ
  20. Правовая сторона вопроса
  21. Как должна проводиться приемка товара
  22. Действие заказчика при выявлении товаров ненадлежащего качества
  23. Рекомендации для заказчика
  24. Рекомендации для поставщика
  25. Примеры из судебной практики
  26. Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом
  27. Базовый шаблон письма с отказом
  28. Более детальное письмо-отказ
  29. Письмо-отказ, с которым вы не согласны
  30. Письмо-отказ, когда идея не сработала

Письмо-отказ

Как ответить заказчику о невозможности поставить товар

Письмо-отказ (на английском “letter of denial”) это документ в котором отправитель вежливо отклоняет предложение и/или запрос ранее поступившие от получателя.

Данное письмо например может направить работодатель в ответ на просьбу работника о дополнительном оплачиваемом отпуске или арендодатель в ответ на запрос от потенциального арендатора также его может направить банк отказывающий в кредите заявителю.

То есть данный документ может быть направлен любым лицом в ситуации, когда требуется официальный отказ.

Шаг 1. Перед написанием данного письма тщательно ознакомьтесь с первоначальным запросом (на который вы хотите ответить отказом) во избежание возможной путаницы.   
     
Шаг 2.    Будьте конкретны в указании причины отказа и по возможности предложите альтернативу, например предложите другую дату (при запросе дополнительного отпуска).            

Шаг 3.    В написании письма будьте вежливы и профессиональны. Агрессивный и тем более оскорбительный ответ может послужить причиной обвинений и судебного преследования в будущем.    

Шаг 4.    Подпишите письмо-отказ. 

Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

 Исх. № 1 
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

С сожалением вынуждены сообщить, что ваша просьба о дополнительном оплачиваемом отпуске была отклонена. После тщательного рассмотрения вашего запроса было принято решение, что в настоящий момент подобный запрос не может быть удовлетворен.

Тот период времени, который вы указали в запросе как дни оплачиваемого отпуска, является наиболее интенсивным для нашей компании в течение всего года.

Для нас было бы крайне неэффективно и нецелесообразно потерять на указанный период одного из наших лучших работников.

Каждый год в этот период повышается риск возникновения нестандартных ситуаций и мы не думаем, что без вас сможем с ними справиться.  

Мы настоятельно рекомендуем пересмотреть даты отпуска и направить запрос повторно.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

г-ну Петрову Петру Петровичу

Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1 
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

Настоящим хочу поблагодарить вас за проявленный интерес к вакансии «Ассистент юриста» в ООО «Джон доу». За непродолжительный период мы получили большое количество впечатляющих резюме от кандидатов и с сожалением вынуждены сообщить, что в настоящий момент мы не готовы рассматривать вашу кандидатуру в качестве соискателя на данную позицию. 

Выражаю вам нашу признательность за потраченное время и призываю вас в дальнейшем, при появлении новых вакансий в нашей компании, откликаться на них и направлять нам ваше резюме.

Мы приняли во внимание ваш опыт ассистента нотариуса, который может нам быть полезен после того, как в скором будущем мы откроем нотариальную контору.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору
ООО «Джейн Доу»
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1 
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

Настоящим выражаю благодарность за проявленный интерес в аренде помещения расположенном на первом этаже в Торговом центре «Радуга» город Ярославль.

Тем не менее с сожалением вынужден сообщить, что ваш запрос на аренду помещения был отклонен. Поводом к отказе послужило то, что предложенные вами ставки арендной платы не соответствуют нашим бюджетным требованиям.

В случае, если вы пересмотрите предложенный вами размер арендных ставок в сторону увеличения мы с радостью повторно рассмотрим ваш запрос.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

АО «Джон доу Банк» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору 
ООО «Джейн Доу» 
г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1 
от «01» июня 2021г.

Уважаемый Петр Петрович!

После рассмотрения вашей заявки на кредит для малого бизнеса с сожалением вынуждены сообщить об отказе в ее удовлетворении.  

В настоящий момент, ваша компания не соответствует нашим требованиям к заемщикам согласно которым годовой оборот компании заявителя должен составлять не менее 1 500 000 (Одного миллиона пятьсот тысяч) рублей. В случае, если в будущем показатели вашей компании изменятся мы с радостью повторно рассмотрим вашу заявку.

Быть может в настоящий момент вас заинтересуют наши кредитные предложения для физических лиц, без дополнительных требований налагаемых на юридические лица. В приложении направляем вам наш буклет.

Председатель правления

АО «Джон доу Банк»                          _________________                      Иванов И.И.

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Источник: https://formadoc.ru/entity/mails/pismo-otkaz/

Госконтракт стал невыгодным? Что можно сделать: пошаговая инструкция. Часть 2

Как ответить заказчику о невозможности поставить товар

Продолжаю отвечать на самые актуальные вопросы по исполнению госконтрактов в период карантина.

Ответы на первые вопросы – вот в этой статье.

5.Можно ли при поставке заменить товар?

Да, в рамках дополнительного соглашения об улучшении характеристик поставляемого товара (п. 7 ст. 95 закона № 44-фз).

Ваши действия:

Написать письмо Заказчику:

  • описать обстоятельства, по которым невозможно поставить товар согласно существующим условиям Контракта о качестве;
  • просьба согласовать поставку товаров с улучшенными характеристиками;
  • описание улучшенных характеристик.

Приложите пруфы:

  • доказательства наступления обстоятельств непреодолимой силы;
  • доказательства улучшенных характеристик предлагаемого товара.

7.Заказчик не хочет изменять или расторгать контракт. Можно ли обратиться в суд?

Да, существенное изменение обстоятельств является основание для его изменения или расторжения (п. 1 ст. 451 ГК РФ).

8.Можно ли избежать неустоек по контракту из-за форс-мажора?

Да. Лицо, не исполнившее контракт/исполнившее контракт ненадлежащим образом, освобождается от ответственности, если это произошло по причине непреодолимой силы (п. 3 ст. 401 ГК РФ).

Начисленные поставщику суммы неустоек (штрафов, пеней) подлежат списанию в порядке, предусмотренном постановлением Правительства (ч. 42.1 ст. 112 закона № 44-фз). Порядок пока не определен!

9. Переносится ли срок поставки по контрактам автоматически на дату, после истечения «президентского» карантина?

Нет. Мы смотрим на срок, установленный контрактом. Однозначных разъяснений нет, но исходя из позиции Верховного суда РФ (проект есть в интернете) дни до 30 апреля считаются как рабочие (за исключением суббот и воскресений).

То есть если вы должны поставить товар к 20 апреля, это не значит, что автоматически срок передвинулся на 6 мая.

Общие рекомендации:

1. Вести диалог с заказчиком. Писать письма, отвечать на письма заказчиков.

2. Все свои слова стараться подтверждать документально (контрагент перестал работать из-за карантина – получите от него письмо и т.п.). Вести переписку со своими поставщиками.

3. Не отказываться от подписания контрактов, не приостанавливать исполнение (делайте то, что доступно).

4. Если заказчик не допускает на территорию и исполнить обязательства невозможно – документируйте обстоятельства, пишите письма о готовности привезти товар, уведомляйте о приемке товара на хранение и т.п.

Надеюсь, материал был полезен для вас!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/business_tender/goskontrakt-stal-nevygodnym-chto-mojno-sdelat-poshagovaia-instrukciia-chast-2-5e9c68a756d6260bcedaa9f7

Минфин и ФАС признали пандемию коронавируса форс‑мажором

Как ответить заказчику о невозможности поставить товар

Статья актуальна на 12 апреля 2021

Закрытые границы, приостановленное производство, отсутствие товаров в наличии — последствия пандемии можно признать обстоятельством непреодолимой силы и отсрочить поставку без штрафов. Рассказываем, как это сделать.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Под форс-мажором подразумевают непреодолимые обстоятельства, которые мешают сторонам договора выполнить свои обязательства. Среди таких обстоятельств стихийные бедствия, военные действия, запретительные меры государства, массовые заболевания и другие препятствия. Пандемия коронавируса тоже считается форс-мажором.

19 марта 2021 Министерство финансов и Федеральная антимонопольная служба признали пандемию COVID-19 форс-мажором: 

  • По мнению Минфина России, распространение новой коронавирусной инфекции, вызванной 2021-NCOV,  носит чрезвычайный и непредотвратимый характер, в связи с чем является обстоятельством непреодолимой силы.
  • Пресс-служба ФАС отметила: сложившиеся обстоятельства нужно учитывать при рассмотрении административных дел, жалоб на закупки и обращений о включении в реестр недобросовестных поставщиков.

Как получить отсрочку

Согласно 44-ФЗ, отказаться от выполнения обязательств по контракту нельзя. Можно только получить отсрочку до тех пор, пока непреодолимые обстоятельства существуют. В сложившейся ситуации отсрочка действует до окончания пандемии.

План действий при наступлении форс-мажора такой:

  1. В течение одного дня после его возникновения исполнитель сообщает заказчику о возникновении чрезвычайной ситуации, которая мешает подписать или исполнить контракт в установленные сроки.
  2. Исполнитель доказывает, что обстоятельства имеют непреодолимую силу и препятствуют исполнению обязательств. В противном случае он может получить штраф, пени или попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Способ доказательства в законе не указан, так что исполнитель составляет документ в свободной форме.
  3. Когда форс-мажорные обстоятельства перестают действовать, исполнитель уведомляет заказчика. На это тоже дается один день.

Как доказать форс-мажор во внешнеэкономической сделке

Нужно получить сертификат, который подтвердит обстоятельства непреодолимой силы. Его оформляет Торгово-промышленная палата (ТПП) в соответствии со своим положением.

Решение о выдаче сертификата принимают отдельно для каждого обращения. Представители ТПП проанализируют условия контракта и документы, подтверждающие наличие форс-мажорного события.

Заявление рассмотрят в течение 10 рабочих дней после его регистрации. 

Сертификат освобождает от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение контрактных обязательств из-за обстоятельств непреодолимой силы.

Например, автопром не будут штрафовать за нарушение сроков госконтрактов. Правительство опубликовало соответствующее распоряжение на сайте Кабмина.

По обоюдному согласию сторон можно изменить сроки выполнения обязательств без взыскания штрафов и пеней с поставщика.

Новые правила коснутся 77 государственных и муниципальных контрактов — поставок автобусов «КамАЗ» Мосгортрансу и автомобилей Lada для МВД. 

Как еще пандемия повлияла на закупки?

1 апреля вступили в силу льготы для поставщиков (98-ФЗ)

  • До конца 2021 года заказчики могут не требовать обеспечение контракта и гарантийных обязательств в закупках у малого бизнеса без аванса. 
  • Разрешили менять цену и сроки исполнения заключенного контракта, если работать на старых условиях мешают последствия пандемии. 
  • Спишут неустойки, начисленные в 2021 году. 
  • Заказчикам разрешили устанавливать аванс до 50 %.

Заказчики смогут больше закупать у единственного поставщика

Можно покупать без конкурса все что нужно, но заказчики должны будут обосновать, почему проведение закупки нецелесообразно. Минфин подтвердил право провести закупку у единственного поставщика в письме от 19 марта 2021 г. № 24-06-06/21324. Позже это условие появилось и в 98-ФЗ.

Заказчикам разрешили проводить закупки дистанционно  

ФАС обязала работать электронные торговые площадки, а правительство приняло постановление от 03.04.2021 № 443, которое дает возможность  проводить закупки в нерабочие дни:

  • Все этапы закупки, которые измеряли в рабочих днях, измеряют в календарных. Выходными считаются только суббота и воскресенье. 
  • Конкурсные комиссии работают дистанционно. 
  • Протоколы можно составлять в электронной форме и подписывать одной квалифицированной электронной подписью сотрудника, который имеет право действовать от имени заказчика.

Больше подробностей в дайджесте за 2 квартал 2021. 

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Источник: https://Zakupki.Kontur.ru/site/articles/1273-koronavirus-fors-major

Как грамотно написать письмо-отказ

Как ответить заказчику о невозможности поставить товар

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

  • необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
  • важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
  • невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
  • психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

  • начало (заголовок и обращение);
  • основной (информативный) раздел;
  • заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Источник: https://www.papagroup.ru/article/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz/

Товар не соответствует заявленным характеристикам по 44-ФЗ

Как ответить заказчику о невозможности поставить товар

Проводя закупку в соответствии с нормами 44-ФЗ, государственный заказчик планирует получить товар, который полностью отвечает требованиям, указанным в описании объекта закупки и заключенном контракте.

Иногда в силу определенных обстоятельств недобросовестные поставщики привозят продукцию, которая имеет характеристики отличные от заявленных. У заказчика неизменно встает вопрос, как поступить в такой ситуации.

Правовая сторона вопроса

Порядок исполнения контракта регламентируется нормами статьи 94 44-ФЗ. В ней расписаны правила осуществления приемки товара и основания для отказа в ее проведении.  

Как и любой договор поставки, контракт, заключенный по 44-ФЗ должен удовлетворять требованиям Гражданского Кодекса. В статье 454 указанного документа четко прописаны все последствия для поставщика в случае передачи им товаров ненадлежащего качества. 

Во время исполнения контрактов заказчикам стоит также руководствоваться рекомендациям, выданным Министерством Финансов России. В частности, согласно письму номер 06-03-05/61507 от 01.12 14 необходимо проводить экспертизу всего поступающего на склад товара. 

Как должна проводиться приемка товара

Правильная приемка поставленного товара является обязанностью заказчика. Она осуществляется на месте поставки, которое прописано в государственном контракте. Для этого созывается специальная комиссия. В ней должно быть не менее пяти человек. Члены комиссии назначаются руководителем организации заказчика. 

В присутствии представителя поставщика комиссия рассматривает товар на соответствие требованиям, прописанным в контракте. Оценивается его комплектность, ассортимент и качество. Приемка проводится в соответствии с инструкциями П-6 и П-7, которые описывают процесс оценки товара по количеству и качеству соответственно. 

Подсчет количества поставленного товара должен проводиться в тех же единицах измерения, которые указаны в спецификации к контракту. Качество товара оценивается визуально. Фиксируется наличие любых механических повреждений. Если состояние какой-либо продукции вызывает сомнение, должно быть назначено проведение экспертизы. 

Срок проведения приемки должен быть прописан в тексте договора. На первичную оценку качества и количества товара отводится не более 20 суток. Если речь идет о скоропортящихся продуктах, то это время сокращается до одних суток. 

Действие заказчика при выявлении товаров ненадлежащего качества

Согласно части 3 статьи 94 44-ФЗ на заказчика возлагается обязанность по проведению экспертизы поставленного товара. В большинстве случаев он может реализовать ее с использованием имеющихся у организации ресурсов. Законодатель выделяет несколько ситуаций, при которых заказчик обязан привлекать специализированную экспертную компанию:

  • закупка объектов культурного наследия;
  • приобретение товаров, предназначающихся для обеспечения нужд учреждений уголовно-исполнительной системы;
  • при заключении контрактов с целью обеспечения работой осужденных;
  • покупка жилья эконом класса для органов исполнительной власти.

Выбранная для проведения экспертизы компания должна иметь соответствующую лицензию, дипломы об образовании сотрудников, документы, подтверждающие наличие достаточного опыта.

В качестве экспертов запрещено привлекать людей, которые на протяжении предыдущих двух лет трудились в компании, имеющей имущественную заинтересованность по рассматриваемому контракту. В результате приемки должен быть составлен акт.

В нем прописываются все выявленные недостатки. Документ подписывается всеми членами экспертной комиссии.

После того как комиссия выявила поставку товара ненадлежащего качества, заказчик должен провести следующие мероприятия:

  1. Обеспечить полную сохранность всего поставленного товара. Предотвратить смешивание его с другими видами продукции.
  2. Уведомить поставщика о выявлении товара ненадлежащего качества. Уведомление должно быть оправлено в течение суток, если речь идет о скоропортящемся продукте, то это должно быть сделано незамедлительно. Заказчик обязан приложить акт, а также документы, свидетельствующие в пользу того, что товар недоброкачественный.
  3. Согласно части 15 статьи 95 заказчик обязан принять решение о расторжении контракта и уведомить об этом поставщика в письменной форме в срок не более трех дней с момента принятия такого решения. В это же время он размещает документ о расторжении договора в ЕИС. Решение вступает в законную силу спустя 10 дней.
  4. Если в течение этих 10 дней поставщик устраняет все нарушения и компенсирует затраты на проведение экспертизы, то заказчик обязан отменить свое решение о расторжении договора.

При расторжении контракта в одностороннем порядке сведения о таком поставщике сразу же попадают в РНП. Это негативно скажется на его репутации и затруднит дальнейшее участие в государственных закупках.  

Рекомендации для заказчика

Чтобы избежать поставки некачественного товара заказчику рекомендуется соблюдать следующие рекомендации:

  1. Пропишите в контракте штрафные санкции за поставку продукции ненадлежащего качества. Такое право устанавливается частью 8 статьи 34 44-ФЗ. Согласно постановлению Правительства РФ за номером 1063 от 25.11.13 размер штрафа определяется в виде фиксированного процента от итоговой цены контракта. 
  2. Предусмотреть максимальное обеспечение контакта, что позволит в случае необходимости покрыть понесенные убытки.
  3. Правильно составлять описание объекта закупки. В нем должны быть четко прописаны характеристики, которые соответствуют именно тому товару, который вы хотите получить в итоге. 

Такие меры помогут снизить вероятность недобросовестного исполнения поставщиком своих обязательств.

Рекомендации для поставщика

  1. Внимательно изучайте описание закупки и характеристики эквивалентов. Нередко поставщики прописывают наименование и модель товара, планируемого к поставке, а характеристики указывают не относящиеся к нему, а скопированные из извещения о проведении закупки.
  2. В случае невозможности поставки заявленного изделия, например при снятии его с производства, согласуйте с представителями заказчика поставку товара с улучшенными характеристиками.

    Несмотря на то, что для этого может потребоваться провести экспертизу и заключить дополнительное соглашение, подобная процедура может избавить от множества проблем при приёмке.

  3. Если заказчик не идёт на встречу и отказывается от замены – предложите расторгнуть контракт по соглашению сторон. Таким образом можно избежать лишних убытков.

Примеры из судебной практики

Если между поставщиком и заказчиком возникают непримиримые разногласия, то конфликтная ситуация разрешается в суде. Чаще всего судебные инстанции встают на сторону заказчика и расторгают заключенный договор, если поставщик не желает устранять нарушения и поставить товар, соответствующий заявленным характеристикам. 

Примером может стать дело № Ф03-1191/2011 от 18.04.11, которое рассматривалось в Дальневосточном округе. Поставщик привез заказчику партию сушеных фруктов. После выдержки продукции в карантинной зоне заказчик выяснил, что товар ненадлежащего качества.

Суд пришел к выводу, что заказчик имеет право отказаться от товара и не производить оплату согласно статье 475 ГК РФ.

Такая поставка была расценена, как ненадлежащее исполнение поставщиком своих обязательств, следовательно, заказчик должен расторгнуть контракт и потребовать компенсации убытков.   

Поставка товара ненадлежащего качества наносит ущерб и поставщику и заказчику. Поэтому, стороны должны прилагать все усилия, чтобы избежать возникновения подобных ситуаций.

Источник: https://GoszakupkiRF.ru/poleznye-stati/175-tovar-ne-sootvetstvuet

Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом

Как ответить заказчику о невозможности поставить товар

У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.

Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.

Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно.

Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование.

Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.

Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.

Базовый шаблон письма с отказом

Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается.

Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю.

Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.

Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях.

Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.

Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:

  1. Поблагодарить.
  2. Сообщить об отказе.
  3. Описать главную причину отказа.
  4. Дать надежду.

Например:

Уважаемый Петр Петрович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя или название организации]

Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:

Уважаемый Каллистрат Модестович,

Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.

[Ваше имя]

Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими.

Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени.

И собственного и вашего.

Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:

Уважаемый Емельян Бенедиктович,

Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Более детальное письмо-отказ

Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы.

Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение.

Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.

В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:

Уважаемый Лукум Марципанович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования.

Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?

С уважением,

[Ваше имя или название организации]

Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:

Уважаемая Ариадна Посейдоновна,

Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами.

Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

Теперь вариант для поставщика:

Уважаемый Илья Владимирович,

Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны.

После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой.

Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.

Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.

Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,

[Ваше имя]

Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением.

В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем.

Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.

Письмо-отказ, с которым вы не согласны

Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям.

Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации.

Не очень приятное чувство.

Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.

Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».

Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.

Письмо-отказ, когда идея не сработала

Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.

В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.

Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

[Ваше имя]

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими.

Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара.

Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Источник: https://clubshuttle.ru/kak-napisat-pismo-otkaz

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: