Как прописать в должностных обязанностях ответственность за ведение табеля

Содержание
  1. Заполняем табель учета рабочего времени правильно
  2. Кто отвечает за учет отработанного времени в организации
  3. Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13
  4. Пошаговая инструкция заполнения
  5. Шаг 1. Название организации и структурного подразделения
  6. Шаг 2. Код по ОКПО
  7. Шаг 3. Номер документа и дата составления
  8. Шаг 4. Отчетный период
  9. Шаг 5. Информация о работнике
  10. Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов
  11. Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц
  12. Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты
  13. Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки
  14. Шаг 10. Подписи ответственных лиц
  15. Отметки об отпуске
  16. Остальные обозначения и коды
  17. Образец таблицы учета рабочего времени сотрудников
  18. Должностная инструкция табельщика
  19. Должностные обязанности табельщика
  20. Табельщик должен знать
  21. Требования к квалификации табельщика
  22. 1. Общие положения
  23. 3. Права табельщика
  24. 4. Ответственность табельщика
  25. Ответственность за ненадлежащее ведение табельного учета
  26. Ответственность работодателя за ведение табеля учета рабочего времени
  27. Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени
  28. 2.5. Табель учета рабочего времени
  29. Должностная инструкция табельщика (образец заполнения)
  30. Ответственность за неправильное оформление табеля учета рабочего времени
  31. Чем грозит организации отсутствие табеля учета рабочего времени?
  32. Инструкция по учету использования рабочего времени
  33. 1 Общие положения
  34. 2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени
  35. 3 Контроль правильности учета рабочего времени
  36. 4 Ответственность

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Как прописать в должностных обязанностях ответственность за ведение табеля

Как заполнять табель учета рабочего времени? И какие изменения внести в табель при переводе сотрудников на удаленную работу из-за карантина, при уходе на самоизоляцию? Приведем краткий алгоритм:

1. Взять унифицированный бланк или разработать собственный.

2. Оформить шапку документа.

3. Вписать всех сотрудников, сгруппировав их по отделам.

4. Проставить коды (в том числе в случае карантина или объявления правительством нерабочих дней) и посчитать отработанные часы.

5. Подписать и передать в бухгалтерию.

Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  • табель рабочего времени на 2021 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передается в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре.

Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Приведем инструкцию, как вести табель учета рабочего времени, которая поможет правильно отразить данные.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2021, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТочередной оплачиваемый отпуск
ОДдополнительный оплачиваемый
ДОадминистративный (без сохранения ЗП)
Уучебный с сохранением ЗП
УВучебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УДучебный без сохранения ЗП
Рпо беременности и родам
ОЖпо уходу за ребенком до 3 лет
ОЗбез сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБдополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Яработа в дневное время
Нв ночное время
РВработа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином
Ссверхурочная
ВМвахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

Кслужебная командировка
ПКповышение квалификации с отрывом от труда
ПМповышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Бвременная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)
Твременная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧсокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВвынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Гнеявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПРпрогул без уважительных причин
НСрежим неполного рабочего времени
Ввыходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)
ОВдополнительный оплачиваемый выходной
НВдополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБзабастовка
ННневыясненная причина неявки
РПпростой по вине работодателя
НПпростой по не зависящим ни от кого причинам
ВПпростой по вине работника
НОотстранение от работы (оплачиваемое)
НБотстранение без сохранения ЗП
НЗприостановка работы при задержке ЗП

Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2021), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

2000трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010выплаты по гражданско-правовым договорам
2012отпускные
2300больничное пособие
2530оплата в натуральной форме
2760материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020проценты по вкладам

Образец таблицы учета рабочего времени сотрудников

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Должностная инструкция табельщика

Как прописать в должностных обязанностях ответственность за ведение табеля

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции табельщика, образец 2021 года. Должностная инструкция табельщика должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности табельщика, права табельщика, ответственность табельщика.

В должностной инструкции табельщика должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности табельщика

1) Должностные обязанности. Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих.

Систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.

Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе. В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

Табельщик должен знать

2) Табельщик при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета; графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии и его подразделениях; организацию делопроизводства на предприятии; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации табельщика

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Табельщик относится к категории технических исполнителей.

2. На должность табельщика принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Табельщик принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Табельщик должен знать:

  • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета;
  • графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии и его подразделениях;
  • организацию делопроизводства на предприятии;
  • основы организации труда;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности табельщик руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Табельщик подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров (директору организации, начальнику отдела, др.).

7. На время отсутствия табельщика (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Табельщик:

1. Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

2. Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих.

3. Систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.

4. Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе.

5. В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

6. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

7. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

8. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

9. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права табельщика

Табельщик имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность табельщика

Табельщик несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция табельщика – образец 2021 года. Должностные обязанности табельщика, права табельщика, ответственность табельщика.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-tabelshhika

Ответственность за ненадлежащее ведение табельного учета

Как прописать в должностных обязанностях ответственность за ведение табеля

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Ответственность за ненадлежащее ведение табельного учета». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

С учетом обстоятельств дела и личности виновной, суд находит достаточные основания полагать, что исправление подсудимой Григорьевой Г.С. возможно применением наказания в виде штрафа.

В случае если сотрудник работает в другом городе без создания обособленного подразделения, то не представляется возможным проконтролировать соблюдение им установленного в организации режима рабочего времени.
За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени ответственному сотруднику можноустановить доплату или включить обязанность по заполнению табеля в его должностные обязанности.

Ответственность работодателя за ведение табеля учета рабочего времени

Договор на оказание платных образовательных услуг с ВУЗ подписан исполнителем, потребителем, а подписи заказчика нет. При этом , оплата за первый год обучения произведена заказчиком, потребитель не посещал занятия в 3 семестре 2-го года обучения, отчислили его только в конце 3 семестра, на заказчика подан иск в суд на оплату 3 семестра, неустойку.

Делать соответствующие отметки в табеле и ежедневно составлять рапорты руководителям подразделений (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, вести учет списочного состава работающих.

В учета рабочего ввод данных производится с разбивкой по дням. 3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.

Во-вторых, со всеми возложенными на него обязанностями работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 68 ТК РФ). Нарушить график сменности, о котором ничего не знает, работник не может априори. Это тот случай, когда незнание освобождает от ответственности. Хотя вернее сказать, что в таких условиях она вообще не наступает.

Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени

В настоящее время государственным (муниципальным) учреждениям необходимо использовать форму табеля рабочего времени (ф.

0504421), утвержденную Приказом N 52н Ответственность за ненадлежащее ведение табельного учета

Порядок документирования факта совершения дисциплинарного проступка зависит от того, в чем заключается проступок работника.

Например, документальным свидетельством опоздания или прогула прежде всего является табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ). А документировать подобные проступки, соответственно, должен работник, ответственный за ведение табеля.

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, в более крупных – по структурным подразделениям. В заголовке обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО.

Признать Григорьеву Г.С. виновной в совершении преступления, предусмотренного частью 1 статьи 292 УК РФ, и назначить ей наказание в виде штрафа в размере … рублей.

Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст.136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

Признать за прокурором право на удовлетворение гражданского иска и передать вопрос о размере возмещения гражданского иска для рассмотрения в порядке гражданского судопроизводства.

Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. 6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством. 4. Ответственность табельщика Табельщик несет ответственность в следующих случаях: 1.

2.5. Табель учета рабочего времени

Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.

На должность табельщика назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

Генеральная доверенность от псих. Больного, как признать недействительной? Брат на учёте в психдиспансере, инвалид детства. Группа…

Как правило, обязанность по ведению рабочего времени возлагается на работника кадровой службы либо на руководителей структурных подразделений (при их наличии в организации).

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу. Нередки случаи совместительства.

Должностная инструкция табельщика (образец заполнения)

Таким образом, если сотрудник заболел во время командировки, то в табеле необходимо поставить буквенный код «Б» — пособие по временной нетрудоспособности, а не «К» — служебная командировка.

Дисциплинарная ответственность

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, часто – работником кадровой службы.

Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности.

ТК РФ (смотрите также ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.

РФ» на Вопрос: Вправе ли директор возложить на работника бухгалтерии обязанность по ведению табеля учета рабочего времени другого отдела?…).

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТПанова Наталья Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТВоронова Елена 2 декабря 2021 г.

Еще один важный вопрос: кто должен подписывать кадровые документы в обособленном подразделении? При децентрализованном варианте такие полномочия передаются руководителю подразделения, который в свою очередь все или часть из них может возложить на одного из своих подчиненных. Но чаще подпись под кадровыми документами сохраняется за руководителем подразделения.

В целом Григорьева Г.С. по месту работы и жительства характеризуется положительно, к уголовной и административной ответственности не привлекалась.

Ответственность за неправильное оформление табеля учета рабочего времени

Форма № Т-12 заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким, ясным почерком, без помарок, подчисток, замазываний корректором. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных).

Подробнее о табеле учёта рабочего времени читайте здесь: Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений. Важную информацию об отражении отклонений в табеле учета рабочего времени вы найдете в материале здесь.

Запрашивать объяснения лучше всего письменно, под роспись и сразу комиссией в составе трех человек. Ведь даже в идеальной ситуации, когда работодатель истребовал объяснение по факту нарушения и работник его дал, лучше иметь этому документальное подтверждение.

Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу.

Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике.

Чем грозит организации отсутствие табеля учета рабочего времени?

При отсутствии табеля налоговые органы уберут из расходов ваши расходы на оплату труда, так как посчитают их документально неподтвержденными. Во время проверок налоговики обращают внимание на правильность ведения табеля, сопоставляют его данные с данными расчетно-платежной ведомости, выявляют факты несовпадения.

Более того, для тех, кто считает, что табель составлять не обязательно, пунктом 1 статьи 120 НК РФ предусмотрен штраф в размере 10 000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, то есть отсутствие первичных документов — в данном случае табеля. На это указывает и арбитражная практика, например постановление ФАС СЗО от 18.11.

2005 № А56-14249/2005.

Административная ответственность за нарушение санитарно-эпидемиологических правил установлена главой 6 КоАП РФ.

Изменения списочного состава работников в табеле производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).

Кто должен вести табель учета рабочего времени в бюджетной организации с количеством работающих 90 человек?

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3.

В данной ситуации организация может вести два табеля, в действующем законодательстве нет по этому поводу запрета. Каждая организация вправе самостоятельно определить порядок формирования табеля. Поэтому Вы вправе вести по данному сотруднику два табеля в каждом подразделении, тем самым распределяя затраты по его зарплате.

Источник: https://911avtorazbor.ru/prava-rabotnikov/8830-otvetstvennost-za-nenadlezhashhee-vedenie-tabelnogo-ucheta.html

Инструкция по учету использования рабочего времени

Как прописать в должностных обязанностях ответственность за ведение табеля

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорОАО «Компания»

____________ П.П. Петров

«___»___________  г.

1 Общие положения

1.

Для учета использования рабочего времени используется унифицированная форма Табель учета рабочего времени Т-13.2.

Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.3.

Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор).

В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.4.

В случае временного отсутствия ответственного за ведение табеля, руководитель структурного подразделения определяет работника, временно ответственного за ведение табеля, в соответствующем распоряжении по подразделению. Копия распоряжения должна быть представлена руководителем структурного подразделения в отдел кадров в течение 2-х дней.

В случае отсутствия данного распоряжения в отделе кадров ответственность за учет рабочего времени и ведение табеля возлагается на руководителя структурного подразделения.5. Ответственными за правильность и достоверность внесенной в табель информации о продолжительности работы персонала в течение рабочего дня (согласно режима работы соответствующего подразделения: с 7-30 до 16-00, с 8-00 до 17-00 и др.) несет ответственный за ведение табеля в подразделении. Ответственными за правильность и достоверность учета рабочего времени сверх обычной продолжительности работы (сверхурочно, в выходные, праздничные дни) являются руководители соответствующих подразделений.

6. Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий.

Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.

) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени

1.

Учет использования рабочего времени ведется в табеле путем сплошной ежедневной регистрации явок и неявок на работу и фактически отработанного времени.2.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме Т-13 графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записей количества часов по ним. Вся необходимая информация заносится разборчиво и только в соответствующие графы Табеля.3.

В строке условных обозначений затрат рабочего времени должны записываться обозначения в соответствии с приложением.4.

Отметки в табеле о причинах отсутствия на рабочем месте, о реально отработанном времени, о сверхурочной работе или любые другие отклонения от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных соответствующим образом (листок нетрудоспособности, служебная записка от мастера, руководителя подразделения о выходах на работу в выходные дни, сверхурочно, заявление и др.).5. Неявка работника по неизвестным причинам. В случае неявки работника и невозможности точно установить причину неявки (не представлен больничный лист и т.д.) в табеле в строке условных обозначений карандашом допускается до выяснения причин отсутствия внести знак «·», в строке записей количества отработанных часов — прочерк. Перед сдачей табеля (в конце месяца) все знаки «·» должны быть заменены на код причины отсутствия, либо проставлен код НН (неизвестные причины отсутствия).6. Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.В случае предоставления отгула не на целый рабочий день (на часть дня, часы), в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «Я», в строке отработанных часов должны быть указаны фактически отработанные в данный день часы. Основанием для предоставления отгула и соответствующих записей в табеле служит заявление от работника с указанием когда (число) предоставляется отгул и за какое ранее отработанное время, заявление обязательно визируется у руководителя подразделения и передается инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.7. В иных случаях принятия решения руководителем подразделения о предоставлении дополнительного времени отдыха работнику с последующей отработкой в другое время, в табеле проставляется «Я» (если работник отработал хотя бы 1 час) и количество отработанных часов, либо код «ДД» (в случае отсутствия работника полный рабочий день). Основание — служебная записка от руководителя структурного подразделения с указанием списка работников, продолжительности дополнительного отдыха (целый день, часы).8. Учет работы сверхурочно.В случае работы сверхурочно в первой строке буквенных обозначений табеля проставляется «Я+СВ». Часы, отработанные сверхурочно, проставляются дополнительно к основному времени со знаком «+», например 8+1, 8+2.Основанием для включения информации в табель является служебная от руководителя цеха (мастера, начальника участка) со списком и указанием сколько точно часов длилась сверхурочная работа.Данные о работе сверхурочно должны быть поданы руководителем подразделения ответственному за ведение табеля не позднее следующего дня. Ответственный за ведение табеля обязан внести информацию в табель о работе сверхурочно не позднее следующего за отчетным дня.

В случае превышения часов сверхурочной работы 25% ответственный за ведение табеля обязан письменно уведомить об этом заместителя директора по экономике — начальника ПЭО, начальника отдела кадров.

9. Учет работы в выходные и праздничные дни

Привлечение персонала к работе в выходные и праздничные дни согласно должно осуществляться в следующем порядке:— привлечение работника к работе сверх нормальной продолжительности производится с письменного согласия работника;— инвалиды и женщины, имеющие детей до трех лет должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работ сверх нормальной продолжительности рабочего времени;— не допускается привлечение беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет;

— список работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни должен быть согласован с исполнительным директором предприятия и является обязательным приложением к приказу об организации работы в выходные и праздничные дни.

Копии списка работников, привлекаемых к работе в выходные или праздничные дни, должны быть представлены руководителем подразделения начальнику отдела кадров не позднее 16-30 часов рабочего дня накануне выходного, праздничного дня.

Внесение информации в табель о работе в выходной день осуществляется на основании списков руководителей подразделений (форма в приложении 3). Списки работников, вышедших на работу в выходной, праздничный день, должны быть переданы ответственному за ведение табеля на следующий рабочий день.

Ответственный за ведение табеля обязан внести данную информацию в табель не позднее первого рабочего дня после выхода работников в выходные, праздничные дни.

Запись о работе в выходные и праздничные дни осуществляется по общим правилам (в строке условных обозначений ставится код «РВ», в нижней строке — количество отработанных часов). Для наглядности допускается выделение выходов в выходные, праздничные дни пастой красного, зеленого и т.д. цвета.

В случае работы с условием последующего предоставления отгула, в табеле в день работы проставляются часы отработанные сверхурочно (при работе в выходной или праздничный день указывается явка).

Основанием является письменное заявление от работника с указанием когда (дата) и сколько часов он работает с последующим предоставлением отгула, заявление обязательно визируется руководителем подразделения и передается на хранение инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.

Работа в выходной день оплачивается при этом в одинарном размере (в пределах месячной нормы рабочего времени), но в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы.

10. Учет работы в ночное время
В соответствии с трудовым законодательством (ст 96 ТК РФ) ночное время — время с 22 часов до 6 часов. В случае работы в ночное время в строке условных обозначений ставится «Н» ( в случае продолжения дневной смены «Я+Н» или «Н+Я»), в нижней строке — количество отработанных часов (соответственно буквенным обозначениям).

11. Командировки
Данные о командировках заносятся в соответствии с «Инструкцией о порядке оформления документов для оплаты выходных и праздничных дней в период служебной командировки на предприятии.

На весь период командировки, включая выходные дни, в верхней строке буквенных обозначений проставляется «К».

Продолжительность командировки заносится в табель на основании соответствующих документов (путевой лист, командировочное удостоверение и др.))

12. Отражение в табеле перевода работников12.1 Временный перевод внутри подразделенияВременный перевод внутри подразделения (изменение участка работы) осуществляется только на основании распоряжения руководителя с личного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля на основании распоряжения в соответствии с фактическим присутствием на рабочем месте обязан отразить в табеле перевод работников внесением пометки о переводе и оформлением дополнения к табелю.12.

2 Перевод между подразделениями.

Временный перевод между подразделениями также осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия (либо его заместителя по данной службе) с письменного согласия работников.

Ответственный за ведение табеля в подразделении откуда был осуществлен перевод обязан по факту отсутствия внести пометку в табель о переводе работника и письменно уведомить руководителя подразделения, куда был осуществлен перевод, о необходимости вести учет рабочего времени на переведенных работников.

13. По окончании месяца в табеле должны быть заполнены итоговые графы «Отработано за» (дни, часы) и «Неявки по причинам» (код неявки, дни (часы)).
Сумма дней, занесенных в итоговые графы должна быть равна количеству дней в отчетном месяце.

14. Не допускается:— внесение записей в табель учета рабочего времени задним числом;— внесение в табель обозначений, не предусмотренных в перечне приложения А (точки, тире, самостоятельные сокращения);— внесение данных о работе, не подтвержденных соответствующими документами;

— небрежные и неразборчивые записи.

15. Заполненный табель учета использования рабочего времени в обязательном порядке подписывается ответственным за ведение табеля, руководителем структурного подразделения.

16. В целях контроля правильности заполнения табель еженедельно проверяется и при отсутствии замечаний подписывается руководителем структурного подразделения (подпись, расшифровка подписи, дата), инженером по организации и нормированию труда, ежемесячно — начальником бюро учета персонала.

3 Контроль правильности учета рабочего времени

1.

Контроль обоснованности внесения данных о работе в табель учета рабочего времени осуществляется работниками ОК и ПЭО, которые вправе проводить точечные контрольные проверки присутствия работников на рабочем месте (начало, окончание работы).
2.

В случае необходимости при контроле явки работников в выходные и праздничные нерабочие дни к проверке могут быть подключены сотрудники службы безопасности (для контроля времени выхода с территории предприятия работников согласно списка работников привлекаемых к работе в выходной день ранее намеченного окончания работы).

4 Ответственность

1.

Инспектор по кадрам отдела кадров или работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени несет персональную ответственность:— за достоверность и обоснованность информации, внесенной в табель, а именно: в начале и конце рабочей смены лично удостовериться в наличии работников на рабочих местах;— за соблюдение всех требований по заполнению табеля учета рабочего времени согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени»;— за своевременное представление информации об отработанном времени:» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать сведения об отклонениях в ОИТ, необходимые для расчета заработной платы;» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать инженеру по подготовке кадров отдела кадров выписку из табеля на работников, находящихся в статусе ученика, необходимую для расчета ученических стипендий;

» не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца представлять в бюро учета персонала отдела кадров табель-приложение на работников, занятых на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Табель-приложение оформляется в соответствии с общими требованиями к ведению табеля

2.

Руководители подразделений несут ответственность:— за достоверность предоставляемой информации о выходах и невыходах во вне рабочее временя (работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни);— за оперативное информирование лица, ответственного за ведение табеля, об отклонениях в продолжительности работы подчиненного персонала (разрешения закончить работу раньше окончания смены, прервать работу и пр.);— за своевременное предоставление списка работников, выходящих на работу в выходные и праздничные дни;

— за соответствие порядка привлечения работников к работе в выходные, праздничные дни действующему трудовому законодательству.

3. Отдел кадров несет ответственность за обеспечение контроля за обоснованностью внесения сведений в табель.

Начальник отдела кадров

Начальник ПЭО

Начальник юридического отдела

Исполнительный директор

Начальник службы безопасности

Вам также может понравиться

Источник: https://oformitely.ru/instrukciya_po_uchetu_ispolyzovaniya_rabochego_vremeni.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: