Как сделать командировочные документы

Содержание
  1. Какие документы нужны для командировки, отчетные документы
  2. Особенности и типы расходов
  3. Когда нужно оформлять документы
  4. Основной список документов
  5. Документы после окончания поездки
  6. Длительность командировки, категории граждан
  7. Новости 2021 года, особенности оформления и требования
  8. Командировочные выплаты
  9. Бухгалтерия и отчетность
  10. Командировочные документы: какие нужны и как оформляются
  11. Длительность командировки
  12. Кого могут направить в командировку
  13. Гарантии работодателя
  14. Как оформляются командировочные документы
  15. Оформление командировочных
  16. Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов
  17. Когда выплачивать аванс — до или после командировки?
  18. Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?
  19. Заполнение командировочного удостоверения
  20. Как заполнить авансовый отчет
  21. 1. Транспорт
  22. 2. Найм жилья
  23. 3. Представительские расходы
  24. Размер суточных
  25. Документы, утверждающие размер суточных
  26. Расчет командировочных
  27. Пример
  28. Ошибки в расчете суточных  
  29. Оплата выходных и переработок в командировке
  30. Документы для оформления командировки – Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business
  31. Приказ о направлении в командировку
  32. Служебное задание
  33. Аванс и расходный кассовый ордер
  34. Согласие на работу в выходной день (не обязательно)
  35. Авансовый отчет
  36. Заключение
  37. Какие документы нужны для командировки в 2021 году
  38. 1. Выбор сотрудника
  39. 2. Согласование командировки
  40. 3. Составление заявления на выплату аванса
  41. 4. Выпуск приказа о командировке

Какие документы нужны для командировки, отчетные документы

Как сделать командировочные документы

Отчетные документы — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке.

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя.  Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

  • Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
  • Транспортные расходы;
  • Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
  • Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

  1. Категории подходящих для поездки граждан;
  2. Длительность;
  3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

  • Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
  • Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
  • Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает.

Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ.

Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Основной список документов

Полный расширенный в 2021-2021 годах пакет документов включает в себя:

  • Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;
  • Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
  • Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
  • Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
  • Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
  • Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

  • Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

  • Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
  • Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
  • Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
  • Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
  • Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат.

Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых).

Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

  • Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
  • Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
  • Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
  • Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Новости 2021 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2021 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу.  Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их.

Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации.

В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Источник: https://prodokumenty.ru/rabota/komandirovka.html

Командировочные документы: какие нужны и как оформляются

Как сделать командировочные документы

Трудовой кодекс РФ определяет командировку как направление сотрудника в иной населенный пункт по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения. Трудовые отношения между руководством и подчиненным по поводу временного выполнения обязанностей вне рабочего места работником регулируются 24 главой ТК РФ. Статьями 166-168 освещены такие аспекты:

  • понятие командировки;
  • гарантии трудящемуся на время отсутствия;
  • компенсация расходов в течение служебного путешествия.

Цель путешествия указывается в служебном задании. На основании этого документа предприятие издает указ о направлении подчиненного в поездку. Задания руководства могут быть общими или профильными.

Например:

Общие цели командировкиПрофильные цели командировки
Поставка оборудованиеПроверка деятельности филиалов компании
Выступление на конференцииНастройка, обслуживание оборудования
Выполнение маркетингового исследованияТренинг персонала

В зависимости от удаленности командировки бывают:

  • Местными (в том же населенном пункте, где расположен офис компании);
  • Региональными (в определенную область или регион);
  • Зарубежными (если сотруднику предстоит путешествие за пределы страны).

По составу сотрудников командировки бывают:

Если путешествие было запланировано, командировку принято считать плановой, если возникла срочная необходимость, — внеплановая.

Исходя из сроков путешествия командировки бывают:

  • Краткосрочными (от одного до нескольких дней);
  • Длительными.

Что проверяет трудовая инспекция — как подготовиться к визиту

Длительность командировки

Продолжительность служебного путешествия зависит от специфики деятельности компании и сложности выполняемого сотрудником поручения.

Ранее в нормативной базе было закреплено, что максимальная продолжительность командировки не должна быть больше 40 (сорока) дней, для работников строительных организаций — до 12 месяцев.

Сегодня максимальный срок, на который допустимо оформление командировочных, нормативно не закреплен.

Если командировка или дорога в пункт назначения попадает на праздники или выходные дни, сотруднику полагается двойная оплата за эти дни либо предоставление дополнительного отдыха за каждый выходной день.

Интересно! Существует ряд профессий, которые дают отличную возможность путешествовать за счет работодателя: аудитор, медицинский агент, эколог, журналист, спортсмен, переводчик-синхронист.

Кого могут направить в командировку

Если отношения между работодателем и подчиненным не закреплены в трудовом договоре,  отсутствие работника на рабочем месте или выполнение заданий вне предприятия не может считаться командировкой.

Нормативными документами закреплено, что в командировку не могут быть отправлены:

  • Несовершеннолетние лица (см. Права несовершеннолетних работников);
  • Беременные женщины;
  • Кандидаты, которые участвуют в выборах;
  • Новые сотрудники, отношения с которыми закреплены ученическим договором (исключение – если сотрудника отправляют на обучение);
  • Лица, планирующие путешествия в связи с заболеванием.

Также существуют сотрудники, которых можно направлять в путешествие по служебному поручению только при имеющемся письменном подтверждении:

  • Женщины, воспитывающие детей в возрасте до трех лет;
  • Подчиненные, у которых есть ребенок до 5 лет и они воспитывают его без супруга;
  • Опекуны детей до 18 лет;
  • Если в семье работника есть тяжело больной родственник или инвалид, которому требуется специальный уход.

Подчиненный не может отказаться от командировки без наличия уважительных причин. Невыполнение поручения может считаться дисциплинарным проступком и карается замечанием, выговором или увольнением (см. Материальные и дисциплинарные взыскания с недобросовестных работников).

Гарантии работодателя

Перед тем, как оформить командировочные документы, сотрудник может ознакомиться с гарантиями, которые ему обязан предоставить работодатель:

  1. За ним сохраняется рабочее место и занимаемая должность на время отсутствия.
  2. Ему выплачивается средний заработок за все рабочие дни исходя из графика работы.
  3. Сотруднику компенсируют заработок в двойном размере, если пребывание сотрудника в командировке попадает на выходные дни.
  4. Также компания возмещает расходы, которые возникли в процессе поездки.

Если подчиненный по поручению руководства покидает пределы страны, ему также компенсируют дополнительные расходы:

Интересно! Если предстоит путешествие за пределы страны, стоит ознакомиться с дресс-кодом, принятыми нормами делового общения в другом государстве. Помимо визы стоит изучить, нужно ли делать прививки перед посещением этой страны.

Как оформляются командировочные документы

Перед тем, как оформить командировочные, сотрудник должен предоставить работодателю согласие (или отказ) на поездку в письменной форме.

Оформление командировочных

Деловая поездка по поручению руководства должна быть документально заверена. Оформление командировочных документов и прочие аспекты трудовых отношений регулируются следующими нормативными документами:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Налоговый кодекс РФ;

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/komandirovochnye-dokumenty-kakie-nuzhny-i-kak-oformlyayutsya/

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Как сделать командировочные документы

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).  

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету.

Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.   

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается  командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться  в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке  из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.   

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д.

В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период).

Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях  работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.  

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.  

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.  

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце.

Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб.

Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных  

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы.

Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад.

Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

https://www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.  

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка.

Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа.

Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности.

Любые переработки инициируются  работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Документы для оформления командировки – Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Как сделать командировочные документы

Ранее в нашем блоге мы рассказывали о том, как оформлять деловые поездки, а сегодня подробнее поговорим о том, какие документы нужны для оформления командировки.

В 2021 году перечень документов для оформления командировки выглядит так:

  • приказ – этот документ закрепляет сам факт командировки;
  • служебное задание – его подписывает руководитель сотрудника, в документе содержится информация о целях поездки и задачах командированного (эти данные можно внести в приказ и не заполнять отдельное задание);
  • расходный кассовый ордер – на основании приказа работник получает аванс для покрытия расходов, эту выплату нужно оформить;
  • согласие на работу в выходные – если вы знаете, что сотрудник будет выполнять служебное задание в том числе и в выходные, понадобится его письменное согласие (если работа будет идти в обычное время, эта бумага не нужна);
  • авансовый отчет – по возвращению работника из командировки он должен сдать авансовый отчет, к которому прикладываются все документы, подтверждающие затраты.

Рассмотрим необходимые документы подробнее.

Приказ о направлении в командировку

До 2015 года российские компании были обязаны отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь нужно заполнять лишь приказ. Причем компания вправе разработать форму документа самостоятельно, также можно воспользоваться унифицированной формой Т-9.

Подробно составление этого документа мы рассматривали в нашей статье. Вкратце, он должен содержать следующие сведения:

  • полное наименование организации;
  • ФИО сотрудника, его должность и код подразделения;
  • место назначения;
  • длительность командировки;
  • цель поездки и ее основание (служебное задание)

Служебное задание

В настоящий момент заполнение отдельного служебного задания – не обязательно. Входящие в него данные могут быть внесены сразу в приказ, однако часто для облегчения отчетности специалисты по кадровому администрированию предпочитают использовать бланк служебного задания.

Для этого документа также существует унифицированная форма Т-10а. Заполнять ее нужно в два этапа. Первый из них осуществляется еще до старта командировки: в документ вносится информация об организации, бланку присваивается порядковый номер, данные о работнике и его отделе, параметры командировки. Обычно всю эту информацию заполняет сам сотрудник.

После его возвращения из поездки уже его руководитель завершает заполнение служебного задания. Он перечисляет выполненные в ходе поездки задачи и вносит резюме об итогах в специальную графу.

Аванс и расходный кассовый ордер

Работодатель обязан не просто сохранить за сотрудником его место и выплачивать средний заработок во время поездки, но и оплачивать возникающие в ходе командировки расходы. Для этого необходимо выплачивать аванс на командировку. Мы рассматривали правила выплаты аванса в одной из предыдущих статей. 

Жестких правил для выплаты аванса нет, но операцию нужно провести верно. Для этого необходимо составить расходный кассовый ордер. В нем должна содержаться информация об операции (строка «Основание») и список прилагаемых документов (строка «Приложение»). Также в документе должны быть данные компании (код по ОКПО), дата ордера, подписи главного бухгалтера и сотрудника, получающего аванс.

Согласие на работу в выходной день (не обязательно)

Если сотрудник уезжает в командировку или будет работать в том числе в выходные или праздничные дни, он должен дать на это письменное согласие. Единой формы этого документа не существует, так что можно составлять его в произвольном виде.

Главное помнить, что существуют категории сотрудников, которых в принципе нельзя вызывать на работу в выходные. К ним относятся несовершеннолетние сотрудники, беременные женщины, родители, воспитывающие маленьких детей (до трех лет), люди с ограниченными возможностями.

Авансовый отчет

После возвращения сотрудника из командировки, он должен заполнить авансовый отчет. Этот документ нужен для того, чтобы отчитаться за потраченные на поездку деньги. Для авансового отчета существует унифицированная форма N АО-1.

Этот документ должен содержать следующие сведения:

  • название компании;
  • дату и номер отчета;
  • отдел и должность командированного сотрудника;
  • причину поездки;
  • сумму аванса.

К документы прикладываются различные подтверждения затрат – о них мы подробно рассказывали здесь.

Заключение

Как видно, в настоящее время документы необходимые для оформления командировки составить совсем нетрудно, и сам их список невелик. В него входят приказ, служебное задание, расходный ордер для аванса и авансовый отчет, а также необязательные документы, вроде согласия на работу в выходные.

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/dokumenty-dlya-oformleniya-komandirovki/

Какие документы нужны для командировки в 2021 году

Как сделать командировочные документы

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировкиза работником сохраняется место (его нельзя уволить)и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по Россиии за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числедополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылкана законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идето спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающиепо ученическому договору

Можно, только если командировкасвязана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностями

Можно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидовв Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов «падает» на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

Командировочноеудостоверение в 2021 году

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: