Как составлять опись документов

Содержание
  1. Составляем опись дел
  2. НОРМАТИВНАЯ БАЗА
  3. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
  4. ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
  5. СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
  6. ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
  7. ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
  8. СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
  9. ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
  10. ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
  11. Образец описи документов и правила составления
  12. Основное назначение
  13. Опись документов образец 2021
  14. Основные разновидности
  15. Как правильно составить
  16. Сдаточная опись
  17. Опись дел постоянного хранения
  18. Скачать образцы бланков:
  19. ссылкой:
  20. Как составить опись документов
  21. Школа Отличного секретаря:
  22. Что такое опись документов и для чего она нужна?
  23. Какие бывают описи?
  24. Общие правила составления описей
  25. Как внести дело в опись
  26. Готовимся составлять описи
  27. Годовой раздел описи дел
  28. Оформление описей
  29. Опись дел по личному составу
  30. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения
  31. Опись электронных дел, документов постоянного хранения + приложение
  32. Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение
  33. Назначение
  34. Виды
  35. Разновидности
  36. Правила грамотного оформления
  37. Пункты описи
  38. Сдаточный перечень
  39. Образец
  40. Опись для постоянной сохранности
  41. Особенности образца оформления
  42. Нюансы составления для различных целей
  43. Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство
  44. Обязательные графы
  45. Внутренний перечень для индивидуальных дел
  46. Для пересылки почтой
  47. Образец перечня документов для передачи почтой
  48. Для отправления в архив
  49. Обязательные пункты
  50. Для ликвидации
  51. Конфискованных бумаг

Составляем опись дел

Как составлять опись документов

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел.

Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.

5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.

51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет.

Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.

), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2021 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.

6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

«№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

«Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

«Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же».

Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

«Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.

), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил).

Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

«Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

«Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

«Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

, например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа.

Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

Предисловие (дополнение к предисловию).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2021/sostavljaem_opis_del/

Образец описи документов и правила составления

Как составлять опись документов

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2021

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

ссылкой:

(3 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Как составить опись документов

Как составлять опись документов

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»). 

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Экспертиза ценности документов

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ.

Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

  • опись дел постоянного хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • опись электронных дел, документов постоянного хранения;
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая сдаточная опись. Второй вариант ее названия –  опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль акта приема-передачи. Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи.

При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца.

Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

 «То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

  • разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
  • разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
  • отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив.

Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора.

Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: предисловие к описи дел, титульный лист, возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). Хранение электронных документов подробно рассматривается в статье по ссылке.

Опись дел по личному составу

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 85 kB

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 77 kB

Опись электронных дел, документов постоянного хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 88 kB

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 79 kB

Image by ddpavumba // www.freedigitalphotos.net

Кредитные ковенанты: советы по http://allbank.com.ua/ с принципами международного финансового учета.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4829

Назначение

Оформляется при любых передвижениях документации. Требуется заполнять при передаче документов внутри организации – из одного отдела в другой, либо при передаче документов за пределы компании. Сдача бумаг в архив требует обязательного приложения описи. Перечень прилагается не только к пакету документов, но и к одиночному документу.

Заполненная форма прилагается при любом перемещении документации.

Виды

Единой формы заполнения, образца оформления не существует. Внутри организации установлены требования по оформлению, заполнению бланка. Исходя из назначения, выделяют несколько видов.

Разновидности

НаименованиеНазначение
ЗакрытыеОтражают движение документов в пределах одной организации, подразделения, внутри сети крупной корпорации.
ОткрытыеОтражают движение документации за пределы компании.

Составляются в зависимости от функций, которые выполняют: составляются для передачи документов в налоговые ведомства, компаниям-партнерам, в финансовые учреждения, и т.д.

Существует еще градация по типу описываемых бланков.

Составляется и для передачи документации внутри компании, и для передачи за ее пределы.

  1. Опись аттестационного дела.
  2. Опись персональных дел работников организации.
  3. Опись отчетной, бухгалтерской, налоговой документации.

В отдельную группу выделена опись документации, которая архивируется.

Правила грамотного оформления

Опись не имеет строгих правил оформления, установленных законодательно. Есть перечень пунктов, которые требуется указать.

Пункты описи

  • Индивидуальный номер. Пакет бумаг включает  несколько документов, каждому из которых присвоен номер. Номер обозначается цифровыми, буквенными символами, либо смешанной комбинацией знаков, состоящей из букв и цифр.
  • Индексация. Кроме номерного знака пакет документов индексируется.

    Такой прием используется тогда, когда комплект или папка содержит огромное количество документации. Индекс применяется, чтобы избежать путаницы. Если индекс не присвоен, ставится пометка «отсутствие индекса».

  • Число. Ставится не число составления описи, а число фиксации документов.

  • Наименование. Наименование краткое, поясняющее, позволяющее без затруднений определить к какой категории бумаг относится документ, каково его содержание.
  • Нумерация страниц. Номер страницы ставится сверху, или снизу в центре.

    Компания разрабатывает свои требования для комфортного ведения, учета документации.

  • Пояснение. Не является обязательным. Распространенный раздел ведения бумаг. Сотрудник, который составляет опись, занимается ведением отчетов, персональных дел, уточняет детали движения.

  • Итоговая запись. В конце описи подсчитывается количество листов, документов.

Сдаточный перечень

Когда бумаги исчерпали свою актуальность, период эксплуатации закончился, они подлежат архивированию. В архив сдаются при наличии описи, независимо от количества передаваемых экземпляров. Список переданных дел составляется даже для одной бумаги.

Образец описи документов для архива представлен в форме таблицы. Помимо стандартных колонок в табличке есть дополнительная графа «крайние сроки» — указывается предельный срок хранения документов. Срок определяется в зависимости от разновидности бумаг. Например, бланки описания маршрута сохраняют на протяжении пяти лет.

Образец

Порядковый №ИндексацияНаименованиеКрайние срокиКоличество страницПериод сохранностиПояснение

Опись для постоянной сохранности

В архиве находится огромное количество документов, требующих непрерывного хранения. Оформление описи данной категории бумаг имеет нюансы.

Особенности образца оформления

  1. Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
  2. Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
  3. В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.
  4. Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах.

    Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы

  • Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
  • Номерной знак.
  • Заголовок.
  • Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
  • Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

Опись

бумаг, отправленных бандеролью

Получатель__________________________

Адресат       __________________________

Порядковый №НаименованиеЧисленность копийУстановленная ценность

Общее количество

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности.

До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется.

Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты

  • наименование компании (если архив не внутри компании);
  • порядковый номер перечня;
  • число составления;
  • наименование бумаг, которые архивируются;
  • период действия;
  • количество страниц;
  • местоположение (наименования пакета, папки);
  • период сохранности;
  • личные данные, роспись уполномоченного лица.

Для ликвидации

Ликвидации подлежат бумаги, которые утратили актуальность, период эксплуатации истек. Если в образец вносится информация о делах подразделения, вверху указать наименование подразделения.

Если два, три документа имеют идентичное наименование, в бланк вписывается название с указанием количества образцов. В образец дублируются сведения с обложек папок.

Заполненную форму подписывает работник, который внес сведения. Специальная комиссия проводит экспертизу. По итогам экспертизы составляется акт. После соблюдения правил производится ликвидация.

Конфискованных бумаг

Для учета конфискованной документации предусмотрен образец установленной формы № 306/338. Образец заполнения описи документов, которые конфискованы, начинается с названия организации, номера лицензии. Далее следует перечень с указанием:

  • названия;
  • численности;
  • указанием оригинал, или ксерокопия изъята;
  • ценность.

Внизу ставится численность изъятых бумаг. Бланк заверяется подписью сотрудника, который выполнил процедуру конфискации, лиц, которые наблюдали за процессом.

Образец описи передаваемых документов зависит от того, какая документация передается, для каких целей используется документация. Требования к бланку перечисления зависит от требований, принятых внутри организации, от ведомства в которое направляются бумаги. В отдельную категорию выделен образец заполнения бланка для архивирования.

Как составить опись документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://dokivse.ru/yuridicheskie-litsa/kak-sostavit-opis-dokumentov

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: