Как закрывать кассу в конце дня

Содержание
  1. Как сформировать отчет о закрытии кассы и получить чек?
  2. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе при круглосуточной работе?
  3. Какая польза от закрытия сессии?
  4. Формы отчетов о закрытии смены
  5. Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?
  6. Есть ли штрафы за неправильное закрытие?
  7. Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?
  8. Сессия не закрывается: что делать?
  9. Может ли кассовая работа превышать 24 часа?
  10. Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников
  11. Подведем итоги: что нужно знать кассиру?
  12. Как вести кассовые операции с онлайн‑кассой
  13. Ведение кассовой книги
  14. Лимит остатка в кассе
  15. Выдача и сдача разменной монеты
  16. Кассовые операции у ИП
  17. Унифицированные формы по ККТ
  18. Фискальные документы
  19. Отчёт о закрытии смены
  20. Закрытие онлайн-кассы: что нужно знать кассиру
  21. Закрытие смены на онлайн-кассе
  22. Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?
  23. Что делать, если кассир не закрыл смену на онлайн-кассе
  24. Что грозит компании, если не закрыта смена онлайн-кассы
  25. Ситуация из практики: забыли закрыть смену на онлайн-кассе. Позиция ФНС
  26. Закрытие смены на онлайн кассе: правила формирования отчета
  27. Что такое закрытие и открытие смены
  28. Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе
  29. Может ли смена превысить 24 часа
  30. Смена кассового аппарата: закрытие и открытие, ошибки
  31. Как открыть смену на кассовом аппарате
  32. Реквизиты отчета об открытии смены
  33. Как закрыть смену на кассовом аппарате
  34. Реквизиты отчета о закрытии смены

Как сформировать отчет о закрытии кассы и получить чек?

Как закрывать кассу в конце дня

Кассир несет материальную ответственность за результаты своей работы. Многие руководители вводят штрафы даже за небольшие погрешности, которые могут привести к проблемам с контролирующими органами. С приходом онлайн-касс в розничную торговлю процесс работы с ККМ изменился.

Мы расскажем, как кассиру работать с онлайн-кассой при закрытии и открытии смены, чтобы избежать проблем с начальством.

Отчеты об открытии и закрытии сессии представляют собой фискальные документы, которые печатаются с помощью онлайн-кассы. Они, как и чеки, передаются ОФД.

Когда продавец приступает к выполнению своих обязанностей, он получает в распоряжение чековую ленту, ключи от кассового ящика и денежные средства, которые в нем содержатся (разменные денежные средства). Это необходимо для бесперебойной работы аппарата. Торговля стартует с открытия смены на онлайн-кассе.

Время открытия сессии должно быть зафиксировано в фискальном документе.

Обратите внимание! Требования к отчету об открытии сессии такие же, как и к любому другому фискальному чеку. Он самостоятельно отправляется ОФД. Содержит в себе идентификатор онлайн-кассы, а также сведения о том, какой именно сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Сумма выдаваемых разменных денег не фиксируется в онлайн-кассе, но отображается в других учетных документах. Например, кассовой книге или расходных/приходных ордерах.

Чек закрытия сессии также является обязательным фискальным документом. Он обязан распечататься не позже чем через 24 часа с момента открытия сессии. Если этого не сделать, терминал автоматически заблокируется. Нельзя будет выдать чек потребителю.

Документ о закрытии сессии содержит в себе информацию о количестве напечатанных за день чеков, кол-ве документов, которые не были переданы ОФД, и личные данные ответственного кассира. После закрытия сессии кассир может отключить кассу и сдать наличные деньги сотруднику, ответственному за инкассацию. Вместе с деньгами сдается и все остальное имущество, нужное для работы с оборудованием.

Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе при круглосуточной работе?

График работы заведений отличается, и некоторые из них работают круглосуточно. Несмотря на то что устройство работает в режиме non-stop, чек закрытия смены онлайн-кассы формировать все равно нужно. Так поступают все заправки и круглосуточные заведения.

В этом случае завершение сессии происходит вместе с техническим перерывом и/или заменой кассира. Торговля прекращается в течение 5—10 минут, после чего снова возобновляется. Это не является проблемой, т. к. по закону смена ограничивается только по продолжительности. Вы можете открыть и закрыть несколько смен за один день или затронуть пару дней одной сменой.

Какая польза от закрытия сессии?

Z-отчет — основа для управления магазином. В нем содержатся все первичные цифры для построения бухучета и ведения аналитики. Его прикладное значение состоит в обнулении суточных результатов по покупкам при передаче данных в контролирующие органы. Для разных специалистов он имеет свою ценность:

  • Работник при закрытии смены передает выручку инкассаторам или менеджерам. Ответственное лицо может сравнить количество переданных средств с результатами отчета для быстрой проверки на соответствие. Таким образом, можно за секунду увидеть недостачу или переизбыток средств в кассе.
  • Отчетный чек — основа для формирования приходно-расходных ордеров. В бухгалтерской учетной системе проходит фиксация кассовых смен: карточка пополняется временем и датой завершения смены, статус изменяется на «Закрыто».
  • Менеджеры могут вести управленческий учет намного быстрее и комфортнее, используя цифры из Z-отчета. Иначе им пришлось бы использовать дополнительное ПО или вручную разделять выручку по сменам, переписывать отдельные значения из сотен фискальных документов в единую базу.
  • Специалисты из контролирующих органов во время инспекции отслеживают корректность применения ККТ. Смотрят, уплачены ли налоги, уплачены ли они в достаточном количестве. При закрытии смены данные из онлайн-кассы записываются в фискальный накопитель. Итоговая сумма выручки остается у него в памяти.

Отчет о закрытии упрощает ведение отчетности, но не требует ни финансовых, ни временных издержек со стороны кассира и руководства. Не нужно переносить данные в отдельную систему или дополнять отчет новыми сведениями. Современные онлайн-кассы выдают полноценный Z-отчет по нажатии пары кнопок.

Обратите внимание! Когда отчет о закрытии смены составлен, любые операции с деньгами из кассы (кроме инкассации) запрещаются. Нельзя, например, осуществить возврат средств, даже если клиент вернулся с товаром, который только что купил.

Формы отчетов о закрытии смены

Бывает несколько форм и видов отчетов. Некоторые из них необязательны, но помогают бизнесу в решении внутренних задач. Рассмотрим подробнее:

  • Базовый (основной) отчет о закрытии кассовой смены на онлайн-кассе. Это главный отчет о закрытии сессии. Его нужно формировать в обязательном порядке. При снятии происходит обнуление работы всего магазина.
  • Закрытие отчета по подразделениям. Актуально для больших торговых сетей. По итогам этого z-отчета видны результаты деятельности каждого из отделов бизнеса.
  • Нулевой отчет. Начинающие кассиры думают, что формировать документ о закрытии необязательно, если никаких поступлений в кассу не было. Это не так. Нулевой отчет — обязательная форма базового отчета. Она снимается тогда, когда через онлайн-кассу не прошло ни одной операции.
  • По товарным группам. Если программное обеспечение кассы предусматривает базу товаров/услуг, с помощью Z-отчета можно узнать, сколько тех или иных позиций было продано кассиром за день.
  • Z-отчет по кассирам. Показывает личную эффективность каждого продавца. Может использоваться менеджерами для начисления премий или для распределения нагрузки между сотрудниками.

К обязательным формам z-отчета относятся только нулевой и базовый документы о закрытии сессии. Их нужно формировать каждый день. Остальные необязательны и зависят от внутренней политики бизнеса. Они не нужны контролирующим органам.

Оставьте свой телефон и наш лучший специалист свяжется с вами в ближайшее время!

Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:

  • Найти раздел «Закрытие кассы» на мониторе и перейти в него.
  • Найти меню действий и выбрать графу «Закрыть смену».
  • Снять чек и поместить его в отведенную папку.

Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.

Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.

Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:

  • Заходим в меню «Текущая смена» и нажимаем на красный круг в правом углу экрана.
  • Выбираем функцию печати X-отчета. Этот отчет необязательный, но он помогает сверить данные из отчета о закрытии сессии с наличностью в ящике и средствами, полученными через терминал для банковских карт.
  • Выбираем опцию «Закрыть смену» в меню «Текущая смена». Z-отчет распечатывается на фискальной ленте, а данные о закрытии смены отправляются ОФД.

При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.

Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?

Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.

Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием.

К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено.

Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.

Есть ли штрафы за неправильное закрытие?

Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло.

Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением.

Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.

Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.

Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.

Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?

Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.

Сессия не закрывается: что делать?

Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.

Может ли кассовая работа превышать 24 часа?

Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены.

Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток.

Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.

Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.

Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников

Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.

Такое приложение разработано для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе.

Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа.

Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.

Подведем итоги: что нужно знать кассиру?

Сессия может быть открыта всего одни астрономические сутки — 24 часа. Если пропустить этот момент, функционал онлайн-кассы урезается. Выдавать чеки, которые соответствуют закону 54-ФЗ, станет невозможно. Большинство онлайн-касс блокируют возможность выдачи чека, чтобы избежать проблем с кассовой дисциплиной и уберечь руководителя от штрафов.

Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.

На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.

Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.

Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.

Теперь вы знаете, нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе. Пользуйтесь этими инструкциями и объясните принцип работы автоматических расчетов своим кассирам. Следите за публикациями, чтобы узнавать больше полезного об онлайн-кассах.

Напишите нашим специалистам и они помогут решить возникшие трудности!

Источник: https://kkt.astral.ru/blog/soblyudaem-54-fz/otchet-o-zakrytii-kkt/

Как вести кассовые операции с онлайн‑кассой

Как закрывать кассу в конце дня

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:

  • приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
  • расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002); 
  • кассовая книга (код ОКУД 0310004).

Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Ведение кассовой книги

Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:

  • отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
  • распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Лимит остатка в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.

Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.

Выдача и сдача разменной монеты

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс.

Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги.

Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир.

Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.

5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Кассовые операции у ИП

Предприниматели тоже обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Но для них предусмотрен упрощённый порядок. Вот что можно не делать, если вы предприниматель:

Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).

Унифицированные формы по ККТ

Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):

Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2021 № 03-01-15/28914, от 04.04.2021 № 03-01-15/19821, от 25.01.2021 № 03-01-15/3482, от 16.09.2021 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2021)

Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2021 № 03-01-15/28914).

Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).

Фискальные документы

Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

  • отчёт о регистрации;
  • отчёт об изменении параметров регистрации;
  • отчёт об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчётности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
  • отчёт о закрытии смены;
  • отчёт о закрытии фискального накопителя;
  • отчёт о текущем состоянии расчётов;
  • подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).

Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2021 № ММВ-7-20/229@.

Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены. 

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).

Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов.

Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов,  на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2021 № 03-01-15/28066).

Кассовая программа Контур.Маркета предупреждает о скором завершении смены, расхождениях сумм и неотправленных чеках, чтобы вы могли избежать штрафов.

Попробовать бесплатно

Отчёт о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчёт, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.

2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757).

На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчёт о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчёте о закрытии смены в реквизите «Счётчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчёта о закрытии смены может формироваться несколько ПКО. Это зависит от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухучёте при оприходовании наличных в кассу организации:

  • полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
  • частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
  • предоплата в счёт будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Источник: https://kontur.ru/articles/4885

Закрытие онлайн-кассы: что нужно знать кассиру

Как закрывать кассу в конце дня

Основными особенностями современных онлайн-ККТ являются возможность информационного обмена между бизнесменом и Федеральной налоговой службой и хранение на фискальных накопителях касс фискальных данных. К ним относятся и отчеты о закрытии смены онлайн-кассы (или вечерние z-отчеты).

Этот отчет становится основанием для формирования приходного кассового ордера (ПКО) и внесения записи в кассовую книгу компании. Помимо этого, из Z-отчета вы можете узнать о необходимости скорой замены фискального накопителя (в нем будет фигурировать информация о заполнении памяти ФН на 99 %).

Дополнительная функция отчета о закрытии смены — проинформировать владельца ККТ о том, какие чеки не были переданы оператору фискальных данных. Он является основанием для сверки сведений между контролирующими органами и владельцами ККТ.

Своевременное формирование этого документа принципиально, поэтому налоговая служба внимательно следит за ним.

Решим любые проблемы с вашим оборудованием!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Закрытие смены на онлайн-кассе

В конце рабочего дня смена на онлайн-кассе должна быть закрыта. Это требование действующего законодательства. Пункт 2 статьи 4.3 закона «О ККТ» говорит о том, что кассовая смена не должна продолжаться более 24 часов. Из этой нормы прямо следует, что закрытие смены — прямая обязанность владельца ККМ или его работника.

Чтобы произвести процедуру, потребуется воспользоваться инструкциями производителя конкретного аппарата.

Порядок действий будет отличаться в зависимости от вида и модели ККТ.
Общий алгоритм действий для кассового компьютера и смарт-терминала примерно одинаковый:

  • переходим в раздел интерфейса ККМ «Закрытие кассы»;
  • в предложенном меню выбираем опцию «Закрыть смену»;
  • получаем отчет о закрытии, подшиваем его к документации.

Для кнопочного аппарата алгоритм выглядит иначе (на примере МЕРКУРИЙ 115Ф):

  • на включенной ККМ несколько раз нажимаем кнопку РЕЖИМ (до появления на индикаторе сообщения «ОТЧЁТЫ ФН»)
  • после нажатия клавиши ИТОГ вводим пароль администратора
  • на экране появится сообщение «ЗАКРЫТИЕ СМЕНЫ», подтверждаем операцию нажатием на кнопку ИТОГ — отчет сформирован.

Иногда в автоматическом режиме печать документа на смарт-терминалах не происходит. На практике это может быть связано с ошибкой программного обеспечения либо с непрерывным длительным использованием кассового аппарата. В этом случае потребуется печать отчета вручную. Для этого зайдите в раздел «Кассовые отчёты» и выберите из списка необходимый документ.

Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?

На практике часто компании и предприниматели работают в нестандартных режимах, в том числе ночью. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если касса открыта в один день, а закрывается на следующий? Ответ однозначный — нужно. Закон не делает различий для разных режимов работы.

Логика законодателя едина для всех случаев — смена должна длиться не более 24 часов. Поэтому привязка к календарным суткам не влияет на алгоритм действий кассира. Смена может быть открыта в один день, а закрыта в другой, если ее длительность не превышает установленные сроки.

Одно из бытовых названий отчёта – “вечерний”, что не влияет на возможность сформировать его утром, если кассовая смена подходит к концу в это время.

Что делать, если кассир не закрыл смену на онлайн-кассе

На практике нередко встречаются случаи, когда кассир не успевает или забывает закрыть смену на онлайн-кассе. Разберемся, что делать в такой ситуации, чтобы избежать ответственности.

Несвоевременное закрытие смены — это нарушение кассовой дисциплины. О нем обязательно узнает налоговая служба (сообщение поступит от оператора фискальных данных в автоматическом режиме).

Проблема в том, что кассовый функционал без своевременного закрытия смены крайне ограничен. На чеках не проставляются фискальные реквизиты, не происходит их отправка ОФД и, как следствие, налоговым органам.

Это также повышает вероятность программных ошибок в работе аппарата.

Не будет серьезным нарушением, если без закрытия смены больше не пробивать чеки. Если же чеки продолжают выдаваться, последуют серьезные административные санкции (за нарушение кассовой дисциплины).

Итак, если смена на онлайн-ККТ не была закрыта своевременно, порядок действий следующий:

  • прекращаем пробивать другие чеки;
  • при первой же возможности формируем отчет о закрытии.

Если вы уже успели выдать чеки:

  • сообщаем в ИФНС об обстоятельствах произошедшего до того, как ведомство получит информацию о нарушении от оператора фискальных данных.

В этом случае можно рассчитывать на смягчение наказания за нарушение кассовой дисциплины, если контролеры сочтут доводы убедительными. Аргументом будут считаться обстоятельства, полностью исключающие злоумышленный характер действий: какие-либо чрезвычайные ситуации, аварии и т.д. Хорошим дополнением послужат подтверждающие эти обстоятельства справки и письма.

Подскажем, как сформировать отчет о закрытии смены на вашей кассе.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Что грозит компании, если не закрыта смена онлайн-кассы

Законом предусмотрена ответственность за нарушение порядка использования ККТ и за нарушение кассовой дисциплины. В частности, такая ответственность наступает, если смена онлайн-кассы не была своевременно закрыта.

В этом случае на организацию может быть наложен штраф до десяти тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя, допустившего нарушение — до трех тысяч рублей.

При этом важно помнить, что закон предусматривает возможности для смягчения наказания.

Для этого потребуется в кратчайшие сроки обратиться в ИФНС и представить доказательства того, что нарушение было допущено по причине объективных обстоятельств.

Если ФНС убедится в отсутствии злого умысла со стороны бизнесмена, штраф может быть снижен до минимального значения (пять тысяч рублей для организации и полторы тысячи для ИП).

Ситуация из практики: забыли закрыть смену на онлайн-кассе. Позиция ФНС

Подобные ситуации возникают регулярно. Об этом свидетельствуют и информационные письма ФНС о проведенных проверках, и судебная практика.

На практике ситуация, когда кассир забывает закрыть смену на онлайн-кассе, возникает из-за невнимательности. Случаи специального продления кассовой смены в меньшинстве.
Обратимся к важным разъяснениям налоговиков на эту тему.

На официальном сайте ведомства есть разъяснение по следующей ситуации. ИП владеет небольшим розничным магазином, в котором на протяжении недели не происходило продаж, а смена ККТ была открыта и не закрывалась. ИФНС не усматривает в этом нарушение законодательства и не привлекает ИП к ответственности, так как чеки по прошествии 24 часов работы кассы не выбивались.

Обратная ситуация. В письме от 5 мая 2021 года N 03-01-15\28066 контролёры указывают, что закон не определяет минимальной продолжительности открытия смены и точного времени ее закрытия:

  • закрытие смены через несколько часов после прекращения торговой деятельности, не является нарушением (если не прошло 24 часов с момента открытия смены);
  • не запрещено закрыть смену ранее, чем через 24 часа.

Резюмируя разъяснения, можно отметить, что смена онлайн-ККТ не привязана к режиму работы организации, периоду осуществления продаж и иным факторам. Значение имеет только максимальный лимит работы кассы в пределах одной смены.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/zakrytie-onlajn-kassy-chto-nuzhno-znat-kassiru/

Закрытие смены на онлайн кассе: правила формирования отчета

Как закрывать кассу в конце дня

Ответственный пользователь, совершающий все операции на кассе – кассир. Именно он пользуется установленной техникой при взаимодействии с покупателями, на нем лежит бремя принятия всех ключевых решений.

Он должен четко знать все особенности применения КК-аппаратов, понимать, с чего начинается работа, каким образом открывать смену и формировать отчет о закрытии смены на онлайн кассе.

Современная розница изменилась и корректное использование устройств, отражающих расчеты с клиентами, требует определенного навыка.

Что такое закрытие и открытие смены

Начало работы с контрольно-кассовым терминалом предполагает получение продавцом в служебное пользование необходимых предметов. К ним относятся:

  • ключи от денежного ящика;
  • разменные денежные средства;
  • чековая лента.

Все это требуется, чтобы кассовый аппарат функционировал бесперебойно. Старт непосредственной работе дает открытие кассиром новой смены.

Эта операция должна быть отражена в перечне тех, которые подлежат регистрации. Используя кассовый аппарат, требуется распечатать отчет о том, что смена открыта. Требования к нему точно такие же, как к любому аналогичному фискальному документу. Отчет об открытии смены онлайн кассы в электронном виде будет автоматически отправлен в ОФД с отражением необходимых сведений:

  • идентификационных данных самого устройства;
  • информации о том, какой конкретно работник открыл новую смену.

Учет разменных денежных средств ведется по-другому. Он не входит в регистры онлайн-кассы. Однако для его фиксации также используются специальные учетные формы: учет отражается в кассовой книге, суммы проставляются в расходных и приходных ордерах.

Закрытие смены с применением ККТ должно произойти не позднее 24 часов после ее открытия. При несоблюдении данного условия терминал будет автоматически заблокирован, выдавать покупателю чеки станет невозможным.

Работа заканчивается формированием специального фискального документа. Он называется отчетом о закрытии смены на онлайн кассе. В нем должна обязательно содержаться информация, которая касается:

  • количества чеков, пробитых на протяжении смены;
  • того, сколько чеков было сформировано, но не передано в ОФД;
  • индивидуальных сведений о сдающем смену кассире.

Когда отчет сформирован, задача кассира – сдать вырученные наличные денежные средства тому, что отвечает за инкассацию. После этого он должен выключить онлайн-кассу и сдать полученное при открытии смены имущество, необходимое для работы ККТ.

Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе

Оформление подобной отчетной информации не вынуждает использовать дополнительные финансовые, материальные, трудовые или какие-либо особенные временные затраты.

Современная кассовая техника запрограммирована так, что автоматически формирует так называемый Z-отчет. Для корректного функционирования достаточно информации, которая поступала в течение смены.

Какие-то дополнительные сведения абсолютно не требуются.

Профессиональному кассиру требуется только тщательно изучить прилагаемую к кассовому аппарату инструкцию и неукоснительно следовать ее алгоритму. Достаточно нажать на необходимые кнопки – и будет распечатан итоговый чек.

Одна и та же информация из Z-отчета требуется различным специалистам с разными целями:

  • кассир закрывает смену и сдает выручку ответственным лицам – это может быть инкассатор, старший продавец, бухгалтер;
  • бухгалтер имеет возможность вовремя проконтролировать, соответствуют ли объемы сдаваемой выручки итоговой цифре произведенных операций;
  • владелец бизнеса в любой момент может проверить, насколько честно работают кассиры и как высока эффективность торгового предприятия или организации по оказанию услуг;
  • специалисты налоговой инспекции во время проверок отслеживают правильность использования контрольно-кассовых терминалов, а также то, правильно ли начислены и уплачены налоги – когда происходит обнуление, итоговая сумма выручки остается в памяти фискального накопителя.

Прикладное предназначение отчета заключается в обнулении результатов работы магазина, передаче данных в налоговую службу для контроля.

Важно! Z-отчет – основа для управления магазином, первичная информация, на основании которой формируется и оформляется бухгалтерская и статистическая отчетность.

Позволительно снимать разные виды Z-отчетов:

  1. Базовый. Он формируется, когда смена завершается и происходит обнуление работы всего магазина.
  2. По подразделениям. По содержащейся в нем информации видны итоги деятельности каждого из отделов.
  3. По продавцам. Отличный вид индивидуального контроля.
  4. По ассортименту. Нужен для оценки скорости товарооборота продаваемых позиций.
  5. Нулевой. Это происходит, когда операции в итоговом периоде совершенно не проводились.

Важно! Если касса обнулена, из нее уже запрещено выдавать деньги, к примеру, возвращать клиенту, который решил отказаться от покупки. Подобные операции, в том числе и возврат прихода, возможны только с использованием центральной кассы, и на них потребуется запастись разрешением от руководителя с бухгалтером на правах главного.

В зависимости от модели используемого кассового аппарата последовательные алгоритмы могут несколько отличаться. Однако основные особенности всегда остаются неизменными.

Кассир должен выполнить несколько идущих друг за другом операций (это предусмотрено программой оборудования).

Нужно, используя представленный образец как ориентир, выбирать необходимые позиции в меню сенсорного экрана или нажимать соответствующие кнопки на аппарате.

Чтобы смена была завершена распечатыванием необходимого фискального документа, работающему кассиру нужно:

  1. Найти раздел «Закрытие кассы» на контрольно-кассовом терминале и попасть в него.
  2. В выпавшем меню активировать кнопку «Закрыть смену».
  3. Полученный в результате автоматической печати отчет о закрытии подшить в специально предназначенной для этого папке.

Если не получается воспользоваться возможностью закрыть кассу в автоматическом режиме, придется напечатать документ вручную.

Сдающему смену кассиру придется выбрать необходимый в предлагаемом перечне раздела «Кассовые отчеты». Сразу же после набора нужной команды отчет будет напечатан, а касса – закрыта.

После этого появится возможность открытия новой смены. Онлайн касса будет функционировать в повседневном режиме.

Один отчетный чек – основание для оформления разных приходно-кассовых ордеров. Они соответствуют аналогичным бухгалтерским проводкам – в зависимости от того, какие операции были проведены. В бухгалтерской программе ведется учет кассовых смен: карточка дополняется временем и датой окончания смены, а общий статус меняется на «Закрыто».

На законодательном уровне установлено, что чек онлайн-кассы о продажах формируется не позднее 24 часов с того момента, как была закрыта предыдущая смена.

Значит, следующая должна уложиться в рамки астрономических суток.

Такое жесткое требование исходит из особенностей фискальных накопителей: если смена вышла за рамки предусмотренной нормами продолжительности, формируемые чеки не будут содержать фискальные признаки.

Лучшие предложения по цене и качеству

Однако бывает, что кассиры элементарно забыли закрыть смену на онлайн кассе (как вариант – не сумели справиться с формированием отчета о закрытии). Это чревато нарушением кассовой дисциплины, ведь в таких случаях касса уже не отправляет чеки оператору фискальных данных, поскольку на них уже не проставляются фискальные реквизиты.

Режим блокировки ограничивает функциональные возможности ККТ. Единственное, что по-прежнему можно сделать без проблем – сформировать отчет о закрытии.

Чтобы вывести контрольно-кассовый аппарат из состояния так называемой блокировки, кассир-операционист должен незамедлительно устранить причину, которая привела к подобным последствиям:

  • закрыть смену;
  • сформировать отчет о закрытии кассы.

Если на онлайн кассе смена превысила 24 часа, но сотрудники, по забывчивости упустив необходимость закрытия смены, чеки не выбивали, это не называется серьезным нарушением.

А вот когда чеки пробиваются, а продолжительность кассовой сессии – более суток, нарушитель может быть подвергнут серьезному наказанию. Сумма административного штрафа для юридического лица варьируется в промежутке от пяти до десяти тысяч рублей, а должностное лицо или индивидуальный предприниматель заплатит полторы-две тысячи рублей.

Важно! Законом предусмотрена возможность для невольного нарушителя снизить сумму штрафа или вообще обойтись предупреждением.

Это произойдет в том случае, если налоговая инспекция сочтет приводимые доводы как подтверждение чрезвычайной ситуации, а не злоумышленного действия.

Это происходит в тех случаях, когда должностное лицо или ИП самостоятельно сообщают в ФНС о произошедшем инциденте, превышении длительности смены – еще до того, как в инспекцию поступят данные от ОДФ.

Может ли смена превысить 24 часа

Требования федерального законодательства подразумевают, что деятельность с использованием фискальной техники подразделяется на временные промежутки, которые называются кассовыми сменами.

До того как начали осуществляться расчеты с применением контрольно-кассовых терминалов, необходимо сформировать отчет, фиксирующий открытие смены.

После окончания расчетов формируется другая отчетность – о том, что смена закрыта.

Очень важно, чтобы чек, завершающий работу контрольно-кассового аппарата, был сформирован в течение 24 часов с того момента, как смена была открыта. Фактически смена при работе с онлайн-кассой не может выходить за рамки астрономических суток. Такое правило сформировано с учетом возможностей фискального накопителя.

Однако допускается, что смена на онлайн кассе открывается в один день, а закрывается уже на следующий.

Такое случается, когда ее временные рамки укладываются в параметры установленной на законодательном уровне (ст. 4.1 федерального закона №54-ФЗ) длительности.

Другие ограничения относительно продолжительности смены отсутствуют. Общее для всех точное время для закрытия-открытия смен не установлено.

Источник: https://onlinekassa.guru/instrukcii/kak-zakryt-smenu-i-poluchit-chek-zakrytiya.html

Смена кассового аппарата: закрытие и открытие, ошибки

Как закрывать кассу в конце дня

• Блог • Блог для предпринимателей • Смена кассового аппарата: закрытие и открытие, ошибки

Смена кассового аппарата — период между печатью первого и последнего отчета за рабочий день. Согласно установленным требованиям, она не должна превышать 24 часа. В соответствии с п.4 ст. 4.1 ФЗ-54, отчеты об открытии и закрытии смены входят в перечень фискальных документов, формируемых онлайн-кассой.

Большой выбор онлайн касс Эвотор с удобной кассовой программой по ценам производителя с официальной гарантией. Приобрести кассу в нашем магазине стало еще выгоднее — действуют специальные предложения. 

Подробнее о предложении

Как открыть смену на кассовом аппарате

Отчет об открытии смены на кассовом аппарате снимают перед формированием первого расчета. Документ может быть распечатан утром или вечером — время суток роли не играет. Если предприятие работает круглосуточно, каждая смена кассиров формирует отчет в начале своей работы.

Обратите внимание! Отчет об открытии смены не получился распечатать, если предыдущая смена не закрыта.

Существует два варианта формирования отчета об открытии смены:

  • в автоматическом;
  • ручном режиме.

В первом случае отчет выходит при печати первого чека в момент продажи или совершения другой кассовой операции. Например, так происходит при использовании смарт-терминала Эвотор 7.2.

Второй вариант подразумевает принудительное его формирование непосредственно перед проведением расчетов по кассе. Печать осуществляется в разделе «Отчеты», путем выбора требуемого документа.

Перед тем как открыть смену на кассовом аппарате, нужно проверить наличие кассовой ленты в принтере. При использовании нескольких кассовых аппаратов в пределах одной торговой точки, первый отчет снимается по каждой ККМ. Четкого регламента относительно их хранения не предусмотрено.

Реквизиты отчета об открытии смены

Согласно Приказу ФНС от 21.03.2021 № ММВ-7-20/229@, установлен следующий перечень реквизитов для отчета об открытии смены:

  • наименование документа;
  • код формы ФД;
  • версия ФФД;
  • ИНН владельца кассы;
  • данные кассира (ИНН, наименование) — не используется в случае эксплуатации аппарата в составе торговых автоматов;
  • дата, время, адрес и место расчетов (реквизит отсутствует, если касса зарегистрирована для разъездной торговли или используется в составе автоматических устройств);
  • номер смены;
  • РН ККТ;
  • версия ККТ;
  • номер ФН и другие.

*С полным перечнем реквизитом можно ознакомиться в Таблице 17 соответствующего Приказа.

Отдельные реквизиты вносятся в фискальный документ при наступлении определенных событий. Например, «признак необходимости срочной замены ФН». Еще один реквизит уведомляет пользователя о превышении ожидания ответа от ОФД, если он не поступал более 2 дней.

Как закрыть смену на кассовом аппарате

Закрытие смены на кассовом аппарате осуществляется по завершении рабочего дня. Формируется соответствующий отчет, в котором отражаются итоговые данные по всем кассовым операциям, выполненным за смену. Этот документ пришел на смену Z-отчету после внедрения онлайн-касс.

В частности, новые правила работы позволили сократить бумажную документацию. Кассирам больше нет надобности дублировать отчеты, подклеивать их в специальные журналы и показывать при очередной проверке контролирующих органов. Электронные данные автоматически передаются в ФНС через ОФД.

Это касается не только кассовых операций, проведенных в течение смены, но и сформированных отчетов, в том числе итогового.

Назначение отчета о закрытии смены:

  • отчетность перед контролирующим органом;
  • архивирование операций по кассе в памяти фискального накопителя;
  • предоставление возможности открытия следующей смены.

Перед тем как закрыть смену на кассовом аппарате, рекомендуется сформировать X-отчет, позволяющий проверить соответствие сумм выручки в фискальном документе и п факту. Его можно снимать в неограниченном количестве в течение смены.

Как и в предыдущем случае, документ о закрытии смены формируется в разделе «Отчеты».

Реквизиты отчета о закрытии смены

Согласно тому же Приказу, утверждены реквизиты отчета о закрытии смены на кассовом аппарате. Частично они соответствуют данным отчета об открытии смены. Однако внесены и дополнительные сведения:

  • количество кассовых чеков за смену;
  • общее количество фискальных документов за смену;
  • счетчики итогов смены, ФН и прочее.

*Подробный список реквизитов представлен в Таблице 32 Приказа.

Количество переданных документов и дата первого ФД содержатся в отчете о закрытии смены во всех случаях, кроме использования кассы в режиме без обязательной отправки данных ОФД по мере выполнения операций.

Данные кассира не указываются при использовании онлайн-кассы в составе автоматических устройств. Также не содержатся сведения относительно адреса, времени и даты формирования отчета, если кассовый аппарат применяется для разъездной торговли или в составе торговых автоматов.

Источник: https://kassaofd.ru/blog/smena-kassovogo-apparata

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: