Как закрывать смену на онлайн кассе

Отчет о закрытии смены

Отчет о закрытии смены — фискальный документ, который нужно формировать на кассе при закрытии смены. На основании данного отчета оформляется приходный кассовый ордер и делается запись в кассовой книге.

Важно, что именно отчет о закрытии смены проинформирует вас, если какие-либо чеки или другие фискальные документы не были переданы оператору фискальных данных (ОФД) и в какое время это произошло.

С момента, как первый документ не поступит к  ОФД, у вас будет до 30 дней и не больше для того, чтобы исправить ситуацию.

Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса заблокируется и перестанет работать. 

Кроме того, отчет о закрытии смены уведомит вас о том, что пора менять фискальный накопитель — в случае если до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней или если его память заполнена на 99 %.

Счетчики итогов смены

Отчет о закрытии смены также может содержать консолидированные данные о продажах: общая сумма продаж, принятые наличные и электронные средства, общая сумма НДС по проданным товарам.

Реквизит «Счетчики итогов смены» станет обязательным лишь с введением ФФД 1.1 (формат фискальных данных). И пока перечисленная выше информация только рекомендована к включению в состав отчета, поэтому если ваша касса ее не формирует, вы найдете ее в личном кабинете ОФД.

Чем отличается от Z-отчета

По сравнению с Z-отчетом, отчет о закрытии смены:

• формируется на онлайн-кассах,
• состав его реквизитов регламентирован Приказом ФНС от 21 марта 2021 г. № ММВ-7-20/[email protected],
• данные из отчета поступают в ФНС в онлайн-режиме через ОФД, поэтому их не нужно переносить в формы КМ-4 и КМ-6, которые уже перестали быть обязательными для владельцев онлайн-касс (Письмо ФНС от 26 сентября 2021 г. № ЕД-4-20/18059).

Тем не менее по своей сути и прежний Z-отчет, и отчет о закрытии смены не отличаются. Они нужны, чтобы посмотреть данные о работе кассы за смену. Поэтому отчет о закрытии смены и сейчас продолжают называть Z-отчетом. Отметим, что и в онлайн-кассах при закрытии смены, как и на «старых» кассах, вы можете увидеть на дисплее надпись «Z-отчет».

Продолжительность смены

Смена на кассе не должна длиться более 24 часов. Поэтому отчет о закрытии смены чаще всего формируется раз в сутки.  

Если смена превысила 24 часа, касса перестает создавать чеки. Чтобы вновь продолжить работу на кассе, необходимо закрыть предыдущую смену.

Перед тем как сформировать отчет о закрытии смены, рекомендуем также снимать на кассе X-отчет.

Он не входит в число обязательных, но поможет вам сверить суммы за смену по данным контрольно-кассовой техники с реальным положением вещей: с наличными в денежном ящике и с отчетом с терминала эквайринга — и при наличии расхождений сформировать корректировочные документы за смену (чеки возврата и продажи с верными цифрами или чек коррекции). Х-отчет можно снимать несколько раз за смену в любое время.

Если вы работаете на кассе АТОЛ Sigma или MSPOS и у вас установлен кассовый модуль Контур.Маркет:

1. Зайдите в меню. Выберите «Текущая смена».
2. Нажмите на красный кружок в правом нижнем углу экрана.   
3. Нажмите Х-отчет. Касса напечатает отчет на чековой ленте.
4. После сверки цифр и формирования соответствующих корректирующих документов выберите «Закрыть смену» в том же меню. На чековой ленте распечатается Z-отчет о сумме поступлений за смену. Данные о закрытии смены уйдут ОФД.

Если вы работаете на кассе АТОЛ 91Ф, снятие Х-отчета и закрытие смены осуществляется в режиме администратора. Для входа в нужный режим:

1. Нажмите несколько раз клавишу «С», чтобы открыть экран для пароля пользователя.
2. Нажмите «F2» для входа в меню выбора ролей:
   • кассир;
   • администратор;
   • системный администратор.
3. С помощью клавиш со стрелками либо цифровых клавиш выберите «Администратор» и нажмите «Ввод».
4. Введите пароль «29», нажмите «Ввод» для подтверждения входа.
5. Выберите третий пункт «Отчеты» и выберите первый пункт «Х-отчет». Нажмите «Ввод» для подтверждения операции.
6. После сверки цифр переходите к закрытию смены — там же, где Х-отчет, пунктом ниже или на предыдущем экране (появляется сразу после ввода пароля администратора). Выберите «Закрытие смены» и нажмите «Ввод» для подтверждения операции закрытия смены. На экране появится предупреждение: «Смена будет закрыта».
7. Нажмите «F1» для подтверждения операции закрытия смены. Появится сообщение «Идет печать отчета», устройство распечатает отчет о закрытии смены.

Отчет о закрытии смены в личном кабинете Контур.ОФД

Пользователи Контур.ОФД могут найти все отчеты о закрытии смены, сформированные на кассах своей организации или ИП, в личном кабинете. Выберите раздел «Чеки и документы», укажите дату, выберите торговую точку, кассу, смену и просмотрите отчеты о закрытии смены.

Заканчивается фискальный накопитель?

Источник: https://kontur.ru/ofd/news/5944

Повторный зет отчет с гашением – дубликат Z-отчета по кассе?

Источник: http://xn----8sbem0a3bea4g.xn--p1ai/o-nalogovoj/73-povtornyj-zet-otchet-dublikat-z-otcheta.html

Памятка для кассира – кассовая смена

В данной статье рассмотрим, как открыть и закрыть кассовую смену на терминале ЭВОТОР, как сделать внесение, изъятие и не только.

Согласно требованиям законодательства, работа с фискальной техникой разделяется на кассовые смены, длительность которых не может превышать 24 часа (п.2 ст.4.3 54-ФЗ).

Данное требование связано с возможностями фискального накопителя – если превысить указанную длительность смены, на документах не сформируется фискальный признак. Каких-либо иных ограничений к продолжительности кассовой смены законодательством не предусмотрено.  

Помимо своевременного открытия и закрытия смены не менее важно корректно отражать все операции в течение смены, обеспечивая тем самым соответствие фактической денежной наличности и данных в кассовых отчетах.

Как открыть смену на терминале ЭВОТОР

Открыть смену можно несколькими способами. Какой из них удобнее использовать, зависит от настроек терминала для закрытия смены: с автоматической инкассацией или без.

Снять повторно зет отчет- получить его копию не возможно. Подробнее о том что зет  – отчет это в первую очередь операция сохранения продаж текущей смены в фискальной памяти, обнуления текущих сменных счетчиков и лишь за тем специальный документ описано здесь. Но что же делать, если при снятии зет отчета (z-отчета) кончилась бумага, или она замялась, ее замотало, или она не допропечаталась, и тд Здесь принят следующий алгоритм действия кассира. Пишется объяснительная что данного числа при гашении номер такой произошло замятие, обрыв, … в результате чего зет отчет распечатался в одну черную строку (при заклинивании бумаги в одном положении), он смялся и распечаталось лишь его начало, бумага закончилась и он распечатался не полностью.. и тд. Здесь нужно будет проверит все же касса погасилась или нет. 1. После устранения проблем в работе кассы – нужно снять x-отчет и посмотреть обнулилась – погасилась ли касса или нет. Так как здесь могут быть два варианта событий – если зет отчет почти полностью распечатался есть большая доля вероятности что касса все же погасилась не смотря на то что зет-отчет вышел не полностью. Но так же может быть и ситуация когда зет отчет казалось бы распечатался полностью, на нем нет лишь в конце слова «Спасибо за покупку» т.е. нет лишь нижнего клише – рекламного текста, но при этом после снятия Х-отчета мы видим что касса не погасилась. Т. е есть почти целый зет отчет всего лишь без нижнего клише – но аппарат посчитал что произошел сбой и операцию не дозавершил. Это во многом зависит от производителя контрольно кассовой техники, алгоритм работы в разных кассовых аппаратах достаточно различен. Но обычно если в зет отчете есть жирная черта и/или с/буква «Ф», т.е распечатался зет отчет с фискальным признаком то касса погасилась, даже если подвал зет отчета не допечатался до конца. Обратно же гадать не нужно – нужно снять X-отчет и проверить обнулилась ли касса или нет, и в дальнейшем стараться не допускать проблем с бумагой в момент гашения аппарата. Т.е. просто исполнять Типовые правила кассира. Обязанности кассира при осуществлении денежных расчетов с населением.  2. Если касса же не обнулилась (висят суммы) – заправляем кассу бумагой, проверяем ее работоспособность – снятием того же самого икс-отчета и гасим – снимаем z-отчет по новой. Это простой и идеальный случай. Однако что же делать, если зет отчета нет вообще – он полностью не напечатался по вышеперечисленным причинам. Или его потеряли – утеряли, или просто по невнимательности выкинули в мусорку вместе с стопкой обычных чеков Получить сколько-нибудь похожую копию или дубликат зет отчета не возможно, но можно вынуть – распечатать аналог зет-отчета из блока памяти ККМ -ЭКЛЗ. Так же его можно получить и из блока ФП, но данные будут практически аналогичны – за исключением того что в фискальном отчете будет стоять фискальный знак, Который лишь свидетельствует о том что это документ распечатан из фискальной памяти аппарата. Но работать с фискальной памятью могут лишь налоговые инспектора, и при попытки войти в данный режим аппарат блокируется при первой же попытке вода не верного пароля налогового инспектора. По этому данный вариант не используется и существует в данной ситуации лишь теоретически. Остается только обычно общедоступный блок памяти ЭКЛЗ. Доступ к нему осуществляется: 1) В клавишных аппаратах через специальный режим меню.. в каждом аппарате вход в него и алгоритм работы по снятию отчетов свой, поэтому здесь проще вызвать мастера из ЦТО который и вытащит его вам из памяти. Или самостоятельно сделать это по инструкции по эксплуатации прилагающейся к аппарату. Единственное предостережение в старых аппаратах данное меню часто не доработано в плане защиты от случайного закрытия архива ЭКЛЗ. Т.е завершения работы данного блока в составе данной ККМ, в результате чего несколько раз люди попадали на внеплановую замену блока ЭКЛЗ стоимость которого всем известна. Поэтому или внимательно читаем инструкцию – (как правило это не сложнее чем пробивать чеки) или взываем ЦТО.2) В случае с фискальником – нужно запустить драйвер торгового оборудования. У каждого производителя он свой, здесь можно сказать следующее – алгоритм работы у всех у всех производителей похож, но если вы до этого ни когда не работали с драйвером ККМ даже по инструкции разобраться будет сложно. И все из-за огромного количества вкладок, кнопочек, полей для вода, в результате чего очень легко запутаться. Но в целом если вы работаете пробиваете чеки на аппарате и не боитесь компьютера, то лично я помогаю таким кассирам вытащить аналог какого либо чека или зет отчета из памяти ККМ – блока ЭКЛЗ по телефону. Обратно же из-за достаточно высокой стандартизации данных кассовых утилит.Т.е мы вытаскиваем из блока ЭКЛЗ аналог нужного нам «потерянного» нами документа (только чека продажи или зет отчета). Затем подкалываем его к объяснительной и сдаем бухгалтеру вместо потерянного гашения.. Техника есть техника, и плюс все мы люди, поэтому от сбоев и ошибок ни кто не застрахован. Алгоритм вытаскивания конкретного документа из блока ЭКЛЗ так же описан в инструкции по эксплуатации. В целом он выглядит так: Мы определяемся, за какую дату нам нужен чек или зет отчет. В случае с например потерянным зет отчетом – мы ставим номер смены и снимаем отчет «Итоги смены» или «по номерам смен» где начальный номер смены равен конечному номеру смены. И в том и в другом отчете из ЭКЛЗ мы получим следующую информацию: Клише –заголовок, Номер гашения Дату и время гашения Общую сумму продаж – выручку за смену На этом все. Ни каких секционных счетчиков, возвратов, счетчика наличности в кассе здесь вы не найдете. Аппарат в первую очередь – это фискальное устройство, предназначенное для хранения информации об общих суммах продаж за каждую смену. В случае с поиском потерянного чека: Определяемся с суммой, на которую был чек. Распечатываем контрольную ленту за данную конкретную смену (контрольная лента – это все чеки за данную смену) Находим данный чек и по номеру КПК (циферки) расположенному перед символом # – решетка, (вводим этот номер в специальное поле в драйвере и) вытаскиваем аналог потерянного чека. (на фото право он обведен красным, на контрольной ленте он выглядит аналогично.) Информация о данном чеке аналогична выше рассмотренному случаю с Z-отчетом. Здесь еще добавляется информация о номере отдела. Но в 99 процентах это будет ОТД1. Разрезало, смяло, порвало, не допечатало Z- зет отчет Однако в случае если у Вас на руках поврежденный  зет отчет, то от себя дам такой совет: аккуратно соедините те его части которые можно сцепить (просто степлером) и в таком виде сдайте. В любом случае часть z-отчета (в особенности его нижняя часть с номером гашения и фискальным признаком – жирной чертой или жирной буковкой Ф) будет гораздо лучше чем просто его аналог из ЭКЛЗ. Где и хранить z- зет отчеты Ответ прост, в сухом, абсолютно защищенном от света месте. В идеале в комнате – кассе организации в течении пяти лет. В небольших организация обычно просто в защищенном от света шкафе бухгалтерии. Обычно зет отчет степлером прикалывается (от клея может стать не читаемым, но можно аккуратно приклеить только верхнюю часть( –  целиком не клеем! ) к Справке кассира операциониста, которая заполняется шариковой ручкой на основании и по цифрам данного z отчета.

Открытие смены на терминале происходит автоматически, если сделать операцию «Внесение средств» через меню кассовых отчетов: «Отчеты» ->«Кассовые отчеты».Если закрытие смены происходит без автоматической инкассации, внесение денег на начало смены делать не нужно и такой способ открытия смены не подойдет.

Еще более быстрый способ – начать оформлять продажу, отсканировав товар, что позволяет максимально оперативно приступить к обслуживанию клиентов.Обратите внимание, такое открытие смены потребует скорректировать наличность в кассе и сделать внесение, если закрытие смены происходит с автоматической инкассацией и в кассе оставался размен.

Не забудьте проверить, под какой учетной записью произойдет автоматическое открытие смены и, при необходимости, измените пользователя. Список пользователей с назначенными ролями доступен в левом верхнем углу.

Как сделать внесение денег на терминале ЭВОТОР

Для внесения денежных средств на кассовом аппарате ЭВОТОР необходимо перейти в раздел «Отчеты» ->«Кассовые отчеты» и нажать кнопку «Внести».

В открывшемся документе указать сумму, основание, заполнить остальные поля и нажать «Ok». Данная операция увеличивает остаток денежных средств в кассовом аппарате и отражается в отчете о закрытии смены.

Как сделать изъятие денег на терминале ЭВОТОР

Для того, чтобы сделать выплату денежных средств из кассы, нужно зайти в меню «Отчеты» ->«Кассовые отчеты» и выбрать «Изъять». В открывшемся документе указать ФИО получателя средств, основание, сумму и выбрать категорию платежа из выпадающего списка.

В документе доступны следующие категории выплаты: инкассация, оплата поставщику, оплата услуг, аренда, заработная плата и прочее (если ни одна из предложенных выше категорий не подходит).

После сохранения документа он уменьшает остаток денежных средств в кассе. Все изъятия отражаются в кассовом отчете за смену.

Как проверить остаток денежных средств на терминале ЭВОТОР

Для проверки остатка денежных средств и корректности отражения операций за смену используйте X-отчет или отчет без гашения (без закрытия кассовой смены), который доступен в разделе кассовых отчетов. Для его формирования достаточно нажать кнопку «Печать» в правом верхнем углу экрана.

Отчет отражает не только количество наличных средств в терминале, но и информацию об основных операциях за смену, что позволяет найти возможные ошибки, при расхождении суммы наличности.

Как закрыть кассовую смену на терминале ЭВОТОР

Обратите внимание! В терминале доступны два способа закрытия смены – с инкассацией средств и без. Сделать соответствующие установки можно в меню настроек терминала, раздел «Правила торговли», подраздел «Закрытие смены».

Перед закрытием смены рекомендуется сформировать отчет без гашения, произвести пересчет денежных средств и, при наличии расхождений, проверить основные операции за день.

Наиболее распространенные причины расхождений – не отражены внесения или изъятия денег из кассы.

Исправив возможные недочеты и убедившись, что все операции движения денежных средств отражены корректно, можно приступать к закрытию смены на терминале.

Чтобы сформировать отчет с гашением (отчет о закрытии кассовой смены), необходимо зайти в меню «Отчеты» ->«Кассовые отчеты» и нажать клавишу «Закрыть смену», затем «Распечатать отчет».

Если смена закрывается с автоматической инкассацией, т.е. с обнулением средств в кассовом аппарате, этот нюанс стоит учитывать при открытии кассовой смены и делать соответствующее внесение наличности на начало смены.

Источник: https://EasyKassa.ru/articles/pamyatka-dlya-kassira/

На онлайн-кассе не закрыта смена: что делать

Правильное закрытие смены – одно из условий корректной работы онлайн-кассы. Всегда ли обязательно закрывать смену на кассовом аппарате и что делать, если забыли? Расскажем в статье.

Нужно ли закрывать смену на кассе

Все нормы работы с кассовыми аппаратами написаны в законе 54-ФЗ. В п. 2 ст. 4.3 указано: смена на кассе не должна быть больше 24 часов. Следовательно, до того, как пройдет 24 часа, надо смену закрыть. Иначе владелец ККТ нарушит закон.

Обязательно ли закрывать смену на онлайн-кассе круглосуточным магазинам? Ведь касса должна быть открыта в том числе в ночное время?..

Для круглосуточных магазинов действует то же правило, что и для обычных торговых точек – не более 24 часов открыта одна смена.

Кстати, в законе нет ограничений на закрытие смены в другой день. Поэтому круглосуточные магазины могут устроить пересменку, то есть перезапустить кассу, ночью или рано утром, когда мало посетителей. А закрыть смену в следующую ночь. Главное, чтобы длительность работы кассы не превышала установленного срока.

Как правильно закрыть смену на онлайн-кассе

Алгоритм работы при закрытии смены выглядит таким образом:

• выбор на кассовом аппарате опции «закрытие кассы», а потом – «закрытие смены»;
• получение отчета о закрытии смены, распечатка его и вкладывание в документы о работе кассира.

Кнопочные кассовые аппараты требуют знаний специальных команд. В частности, в автономной кассе Меркурий необходимо нажать кнопку «Режим», пока не появится слово «Отчеты». Далее вводится пароль. Кассир ждет надписи «Закрытие смены», которая подтверждается с помощью кнопки «Итог».

Так как закрыть смену на онлайн-кассе в принципе несложно, ошибка с незакрытой сменой – удел новичков или забывчивых, уставших кассиров.

Какие последствия влечет незакрытая смена на кассе

Кассовые аппараты запрограммированы на ограничение работы, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, и смена длится более 24 часов, то блокируется фискальный накопитель.

Он отвечает за наличие всех необходимых реквизитов в чеках и отправление их оператору фискальных данных.

Таким образом, если не закрыта смена, касса формирует чеки, но ОФД и ФНС не получают информацию об операциях.

Вовремя незавершенная смена – это нарушение закона. Налоговики обязательно узнают об этом (обычно автоматически от ОФД, который фиксирует блокировку ФН).

Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе

Разберем две ситуации, при которых кассир может забыть закрыть кассовую смену на кассе.

Случай 1. Обычный магазин, закрытие торговой точки происходило в спешке, и кассу не выключили вечером. Утром кассир пришла, а касса заблокировалась, так как забыли закрыть смену.

В этом случае нарушение небольшое, так как чеки на заблокированной кассе не выдавались, торговля не велась.

Необходимо немедленно закрыть смену, и написать в налоговую объяснительную. В письме в свободной форме сообщить, что касса заблокировалась в то время, пока магазин не работал и чеки не выдавались. На сайте ФНС описан подобный случай, причем с пометкой, что это не является серьезным нарушением.

Случай 2. Магазин круглосуточный, кассир пропустила время закрытия смены. Чеки выдавались, хотя фискальный накопитель был заблокирован.

В этом случае также необходимо закрыть смену незамедлительно. Объяснительная будет содержать информацию о причинах незакрытия смены с полным описанием ситуации. Так как в кассе появились «неучтенные» деньги, необходимо сформировать чек коррекции.

Как себя вести, если касса заблокировалась

Прежде всего – не паниковать, а действовать согласно правилам:

• устранить проблему (закрыть смену на кассе, сформировав отчет);
• открыть смену снова.

Если не случилось сбоев в программе кассового аппарата за время блокировки фискального накопителя, касса начнет работу.

Если ККТ перестала функционировать, следует обратиться к техподдержке производителя кассы.

Какие штрафы грозят за незакрытую смену на ККТ

Напомним, по мнению ФНС, если фискальный накопитель заблокировался из-за незакрытой смены, но чеки не выдавались, то это не является большим нарушением.

Серьезным нарушением является совокупность факторов:

• смена длилась больше 24 часов;
• чеки пробивались;
• расчеты не были скорректированы чеком коррекции.

В этом случае речь о нарушении кассовой дисциплины, которая карается штрафами:

• для юрлиц – до 10 тысяч рублей;
• для ИП и должностных лиц – от полутора до трех тысяч рублей.

Источник: https://dirmagazina.ru/1330-na-onlajn-kasse-ne-zakryta-smena-chto-delat/