Какие документы нужно предоставить при аудиторской проверке отдела кадров список

Содержание
  1. Кадровый аудит делопроизводства организации
  2. Аудит кадров – сущность понятия, задачи
  3. Целесообразность кадрового аудита организации
  4. Классификация видов кадрового аудита
  5. Объекты и методика аудита персонала
  6. Сроки и порядок проведения аудита
  7. Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию
  8. Оформление результатов проверки кадровых документов
  9. Примеры докладных записок
  10. Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь
  11. Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?
  12. Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах
  13. Для чего нужен кадровый аудит?
  14. Своими силами или привлечь стороннюю компанию?
  15. Нормативная база для проверки кадровой документации
  16. Кадровый аудит на примере организации
  17. Понятие кадрового аудита предприятия
  18. В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
  19. Задачи и методы кадрового аудита
  20. Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
  21. Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?
  22. Проверка наличия обязательной документации
  23. Экспертиза документации
  24. Подготовка отчета
  25. плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен
  26. Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении
  27. Внутренний аудит кадровой документации – Проверка Труда
  28. Когда проводится и с какой целью
  29. Особенности проведения
  30. Виды и этапы аудита кадровой документации
  31. Какие документы подлежат оценке при аудите кадровой документации
  32. Итог внутреннего аудита кадровой документации
  33. Преимущества привлечения сторонней компании для внутреннего аудита кадровых документов
  34. Почему выбирают «Проверку Труда»

Кадровый аудит делопроизводства организации

Какие документы нужно предоставить при аудиторской проверке отдела кадров список

— Организация бизнеса — Кадры — Кадровый аудит организации

Пожалуй, у руководства каждого хозяйствующего субъекта время от времени возникает потребность проверить эффективность работы подчиненных в целом, и кадровиков – в частности. Для этого и предназначен кадровый аудит. Что он собой представляет, какие цели преследует, каков механизм проведения кадрового аудита, а также другие, не менее важные, вопросы рассмотрены далее.

Аудит кадров – сущность понятия, задачи

Кадровый аудит — независимое и комплексное оценивание системы управления персоналом на предмет ее соответствия законодательным нормам.

Оно может быть узконаправленным (аудит кадрового делопроизводства или кадровый аудит персонала) либо комплексным, то есть затрагивать абсолютно все аспекты кадрового управления (начиная с документального оформления штатных единиц и заканчивая анализом экономических показателей работы коллектива).

Кадровый аудит на примере любого хозяйствующего субъекта демонстрирует, что у компании или фирмы имеются источники совершенствования кадрового потенциала, поскольку его задачами является:

  • определение правильности применения нормативной базы;
  • выявление нарушений норм трудового, налогового и иного законодательства с целью их устранения и минимизации рисков наложения санкций контролирующих органов;
  • определение эффективности кадровой политики субъекта для ее повышения;
  • поиск резервов совершенствования управления кадрами;
  • минимизация расходов на содержание штата сотрудников.

Целесообразность кадрового аудита организации

Аудит кадров целесообразен при:

  1. законодательных корректировках, поскольку все соответствующие изменения кадровой документации должны осуществляться своевременно и оперативно;
  2. смене кадровика и передаче дел новому сотруднику. Данная мера позволит выявить и устранить ошибки прошлого работника, что существенно облегчит вступление в должность новой штатной единицы;
  3. смене управленца, поскольку новый руководитель должен владеть ситуацией во избежание ответственности за недочеты предшественника;
  4. подготовке к различным внешним проверкам;
  5. комплектации кадровой документации для ее передачи архивариусу;
  6. резком усугублении ситуации с текучестью кадров;
  7. желании управленца улучшить работу кадров.

На практике, данная процедура осуществляется с определенной периодичностью (1 раз в квартал, полугодие, 2 раза в год), что обусловлено лучшей результативностью такого подхода по сравнению с единоразовыми проверками.

Классификация видов кадрового аудита

Аудит персонала классифицируется следующим образом:

Классификационный признакВид
Периодичность проведенияпостоянныйпроводится на регулярной основе
плановыйдата проведения определена заранее согласно сформированному перспективному плану
оперативныйоснованием для проведения является соответствующее распоряжение управленца
Охват объектов аудитасплошной (комплексный)максимальная проверка всех возможных объектов аудита, речь о которых пойдет далее
выборочный (локализованный)проверка корректного объекта или группы объектов. Используется при аудите потенциально слабых зон кадрового учета и не требует таких больших временных затрат, как сплошной
целевойанализ работы заранее набранной группы сотрудников
Уровень субъектов, осуществляющих проверкустратегическийпроводится высшим управленческим звеном либо руководителями структурных подразделений
тактическийосуществляется HR-отделом
Относительно хозяйствующего субъектавнешнийосуществляется приглашенными экспертами
внутреннийпроводится штатными специалистами

Объекты и методика аудита персонала

Различают следующие объекты аудиторской проверки кадров:

Наименование объектаНаправления аудита
Кадровые процессыпланирование кадрового резерва для реализации стратегических задач хозсубъекта (анализ соответствия квалификации подчиненных должностным требованиям; изучение механизма адаптации вновь принятых сотрудников, а также их обучения и аттестации с целью определения его эффективности и поиска способов улучшения; аудит системы мотивации и стимулирования работников с целью поиска действенных методов повышения работоспособности коллектива и улучшения показателей деятельности хозсубъекта; оценка социально-психологического климата в субъекте в разрезе его влияния на процессы, происходящие с кадрами)
Кадровый отделэффективность их работы и адаптированность к хозяйственным процессам данного субъекта
Штат сотрудниковколичество действующих штатных единиц соответствующей квалификации и вакантных должностей, наличие и использование штатного резерва

В ходе аудите кадров используются следующие методы:

Наименование метода метода
Экономическиесопоставление локально рассчитанных показателей с нормативными значениями для определения результативности работы персонала
Организационно-аналитическиеформальная и содержательная проверка трудовой отчетности с целью предотвращения или устранения ошибок, обуславливающих привлечение к ответственности
Социально-психологическиеопросы штатных единиц для оценки их желания работать в данном субъекте и общей атмосферы в коллективе, а также для выявления наиболее действенных способов мотивации

Сроки и порядок проведения аудита

Точное время, на протяжении которого осуществляется кадровый аудит, зависит от выбранного типа проверки и ее масштабов.

На аудит документации, заполняемой ответственным лицом в бумажном и электронном формате, уходит порядка 10-12 дней (2 дня отводится на заполнение отчета), что считается достаточно коротким сроком.

На выборочную проверку всех аудиторских объектов уйдет около 20 дней.

Комплексный кадровый аудит на хозсубъекте со штатом работников более 30 человек займет у комиссии до одного месяца.

Аудиторская технология подразумевает определенную последовательность стадий:

Административным органом определяется, кем будет проводиться аудит – работниками кадровой службы организации или привлеченными специалистами, оказывающими подобные услуги.

Оба варианта приемлемы для субъектов любой формы собственности.

В первом случае для проведения аудита распоряжением управленца создается комиссия, включающаяся штатных квалифицированных специалистов, имеющих соответствующий опыт, знания и навыки, которые позволят выявить ошибки и нарушения.

Для более независимой проверки управленцу стоит прибегнуть ко второму варианту.

Приглашенные эксперты, работающие на договорной основе, не только выявят малейшие нарушения, но и, благодаря своему опыту, осуществят процедуру достаточно оперативно, без потери в качестве.

Они действуют по четко определенной схеме, штатным же проверяющим следует определиться с целями, задачами, сроками проверки (для этого ими составляется специальный план-график), фронтом работ, а также с методикой и способом проведения аудита.

  1. Сбор и первичный анализ данных

В ходе аудита кадровой документации, наблюдения за штатными единицами, их опросов, анкетирований, тестирований аккумулируется и обрабатывается необходимая для проверки информация.

На этом этапе особое внимание следует уделить аудиту кадровых документов, оценив и определив:

  • организацию документооборота субъекта;
  • наличие таких кадровых документов и ЛНА, как административные распоряжения, личные карточки трудящихся, табеля отработанных работниками часов, инструкции, коллдоговор, Положение об обработке сведений о подчиненных, ПВТР и т.д.;
  • наличие и содержание документации, регламентирующей отношения нанимателя и особых категорий наемного персонала (нерезидентов, сменщиков и вахтовиков, имеющих ненормированный рабочий день);
  • соответствие формы и содержания каждого документа (особенно трудовых договоров и книжек) законодательным требованиям;
  • наличие оформленных в доступной трудящимся форме административных кадровых решений и подтверждений доведения до их сведения информации о рабочих изменениях.

Для удобства проверки следует сформировать список проверяемых документов, а затем проанализировать их согласно ему.

Во время аудита документов важно не только проанализировать документы на ошибки, но и оценить полноту их наличия. Отсутствующие на субъете документы желательно дооформить в короткие сроки.

Также на этом этапе комиссией или приглашенным аудитором определяется кадровый потенциал компании или организации с целью предложения, в дальнейшем, мероприятий по оптимизации локального механизма управления кадрами.

  1. Интерпретирование собранной информации

Собрать и поверхностно проанализировать сведения недостаточно. Необходимо привести их к удобному для глубокого анализа виду (списочному, табличному, графическому и так далее). Далее, используя методики обработки и сравнения данных, можно сформировать определенные выводы.

  1. Подведение итогов и формирование аудиторской отчетности

Форма аудиторского заключения может быть либо самостоятельно разработана комиссией, либо позаимствована из открытых источников и адаптирована.

Сторонние эксперты используют собственные бланки.

На практике, заключение содержит:

  • основания для проведения проверки;
  • список отделов, количество подчиненных, в ней участвовавших;
  • методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
  • сроки проведения;
  •  результаты проверки деятельности каждого сотрудника и структурного подразделения, ее оценку, а также итоги проверки документов, которые были предметом аудита;
  • выводы и предложения по устранению найденных недочетов (с указанием примерного срока) и использованию выявленных резервов.

Проверяющий также должен ссылаться на нормативные акты, которые были нарушены, указывать на риски компании.

После оценки аудитор может сопровождать внедрение управленческих технологий, оказываться управленцу консультационные услуги, мониторить эффективность предложенных корректировок и нововведений.

По истечении отведенного на исправление недочетов времени управленцу следует лично проверить глубину и правильность устранения ошибок.

Таким образом, кадровый аудит организации – один из важных инструментов минимизации рисков, обусловленных нарушениями ведения учета кадров и игнорированием постоянно меняющихся законодательных норм в этой сфере.

Считать его ненужной и затратной процедурой ошибочно, поскольку, на практике, накладываемые контролирующими органами санкции в виде штрафов – куда более существенная статья расходов.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-audit-organizatsii.html

Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию

Какие документы нужно предоставить при аудиторской проверке отдела кадров список

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2021 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2021 г. по 26.06.2021 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему    законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Скачать примеры докладных записок 

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ

На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки 

Зарегистрироваться 

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1637

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Какие документы нужно предоставить при аудиторской проверке отдела кадров список

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Кадровый аудит на примере организации

Какие документы нужно предоставить при аудиторской проверке отдела кадров список

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Изображение для статьи приобретено в фотобанке Shutterstock

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2021 № 33н, не является видом аудиторских услуг.

Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах.

Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  • Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  • Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  • Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  • Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  • Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  • Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  • Формирование эффективных кадровых методов управления.
  • Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  • Сокращение кадровых затрат.
  • Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  • Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  • Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  • Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  • Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  • Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  • Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  • Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  • Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  • Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  • Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  • Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  • Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  • Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя).

Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Скачать образец

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2021

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nsovetnik/kadrovyi-audit-na-primere-organizacii-5bb5b5ff7b35de00aa667556

Внутренний аудит кадровой документации – Проверка Труда

Какие документы нужно предоставить при аудиторской проверке отдела кадров список
Аудит кадровой документации – надежный способ избежать штрафов и других санкций при визитах трудовой инспекции. Для любой организации или предприятия одно из важных направлений – постановка и ведение работы с персоналом. Не уделяя этой сфере достаточного внимания, можно столкнуться с неприятными последствиями вплоть до приостановки деятельности.

Когда проводится и с какой целью

С необходимостью такой проверки можно столкнуться на абсолютно разных этапах. Одна из самых распространенных причин инициации внутреннего аудита кадровой документации – смена кадровика и связанная с этим процедура передачи дел. Также он может понадобиться:

  • При получении предупреждения о том, что в ближайший год предстоит плановая проверка трудовой инспекции.
  • При сложном, конфликтном увольнении работника (когда человек угрожает судом, жалобами и т.д.).

цель такого мероприятия – совершенствование работы службы персонала и минимизация рисков для работодателя.

Кроме того, в числе целей:

  • Пересмотр системы делопроизводства, уменьшение количества бумаг в этой сфере.
  • Снижение издержек (финансовых и трудовых) на постановку и ведение учета персонала.
  • Организация работы в строгом соответствии с законодательством РФ.
  • Успешное прохождение проверок ГИТ.
  • Быстрое решение трудовых споров без материальных потерь.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны. Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Особенности проведения

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован.

Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции.

А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Виды и этапы аудита кадровой документации

Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений. И выборочным, который затрагивает:

— определенные участки ведения делопроизводства;

— бумаги по тому или иному работнику;

— все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов.

Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года. Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура.

Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней. Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов. Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур.

Процедура состоит из следующих шагов:

  1. Создание рабочей группы в компании.
  2. В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
  3. Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
  4. Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:
    • оценка правильности ведения документации;
    • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
    • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
    • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  5. Проведение анализа в соответствии с планом.
  6. Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.
  7. Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.

Какие документы подлежат оценке при аудите кадровой документации

В первую очередь эксперты тщательно изучают основные локальные нормативные акты, наличие которых обязательно для любой организации:

  • Штатное расписание.
  • Документ, устанавливающий и регламентирующий систему оплаты труда.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • График отпусков сотрудников.
  • Положение о защите и обработке персональных данных.
  • Личные дела и карточки сотрудников.
  • Приказы по личному составу (прием на должности, перевод, увольнение и т.д.).
  • Приказы по основной деятельности фирмы.
  • Трудовые договоры.
  • Приказы, акты (в том числе по командировкам).

Опыт проведения многочисленных аудитов кадровой документации и судебная практика однозначно показывают, что большая часть нарушений, обнаруженных в ходе визитов экспертов в офисы компаний, связана как раз с отсутствием каких-то из этих правовых актов. На втором месте – неправильно составленные бумаги, нехватка ключевых пунктов, противоречие содержания действующему законодательству.

Для некоторых предприятий из-за специфики их деятельности обязательными могут быть и другие локально-правовые акты:

— графики смен;

— списки должностей с ненормированным режимом;

— договоры: коллективный, о материальной ответственности, о коммерческой тайне;

— приказы по оформлению заместительства на время отсутствия по болезни или отпуску.

Особо стоит упомянуть должностные инструкции. По закону этот документ не входит в перечень обязательных для оформления отношений работодателя и сотрудников.

Но одна из статей Трудового Кодекса РФ гласит: наличие четко прописанной трудовой функции работника – одно из условий правомочности трудового договора.

Поэтому обязанности каждого в любом случае нужно четко прописать – либо в самом договоре, либо в отдельном локальном нормативном акте.

Аудит кадровых документов предполагает проверку наличия всех упомянутых ЛНА, качества оформления, соответствия друг другу и требованиям законодательства. Вовремя обнаружив и устранив ошибки, имеющиеся в этой части взаимодействия с персоналом,  можно избежать многих сложностей и дать бизнесу возможность развиваться.

Итог внутреннего аудита кадровой документации

По результатам его проведения эксперты составляют отчет. В этом документе содержатся все результаты:

  • оценки ведения документооборота за определенный период;
  • наличия необходимых нормативных актов;
  • оценки соответствия их содержания и оформления требованиям законодательства;
  • анализа бумаг, выделенных для этих целей;
  • оценки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства и интересам работников;
  • соотнесение нарушений и ответственности за них, которая грозит организации как юрлицу и должностным лицам.

В отчете по итогам такой ревизии обязательно должны быть ссылки на конкретные законодательные нормы и нормативно-правовые акты, нарушения которых зафиксированы в работе организации, подробные рекомендации по исправлению всех недочетов, оценка рисков, имеющихся в отношении проверок ГИТ или при наступлении трудового конфликта.

Преимущества привлечения сторонней компании для внутреннего аудита кадровых документов

Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании.

Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета.

При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.

В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию.

Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка.

Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

Заказать кадровый аудит от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены.

Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

  • Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
  • Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
  • Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
  • Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
  • Оценку персонала.
  • Выявление источников конфликтов.
  • Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.

Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

Почему выбирают «Проверку Труда»

  • Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.
  • Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
  • Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации.

    Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.

  • Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
  • Помощь в урегулировании трудовых споров.

  • Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.

Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги.

Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.

Свяжитесь с нами уже сейчас, чтобы защитить свой бизнес!

Источник: https://proverkatruda.ru/2021/01/09/vnutrennij-audit-kadrovoj-dokumentacii/

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: