Какие документы в сельской советах постоянного срока хранения

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г

Какие документы в сельской советах постоянного срока хранения

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2021 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г.

Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе.

В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2021 № 236) 1 вступил в силу 18 февраля 2021 года в статусе нормативного правового акта.

А Перечень 2010 г. утратил силу 2. В связи с разъяснениями, опубликованными на сайте Росархива 12.03.2021 3, все сроки хранения документов, законченных в делопроизводстве даже до издания приказа Росархива от 20.12.

2021 № 236, должны определяться по Перечню 2021 г. (за исключением тех документов, которые на 18.02.

2021 уже были внесены в утвержденные описи дел при их подготовке к передаче в архив и в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

Статегический взгляд на новый Перечень

В Перечне 2021 г. сократилось число статей с постоянным сроком хранения документов и отметкой ЭПК. Более того, при применении примечаний к статьям со сроком хранения «постоянно» фактически увеличивается число статей со сроком «до ликвидации организации». Отсутствуют статьи со сроком 3 года ЭПК. А срок 5 лет ЭПК встречается гораздо реже, чем в Перечне 2010 г.

Сократилось число самостоятельных статей с перепиской – она включена в статьи вместе с основными документами по тому или иному вопросу деятельности, т.е. в комплексы документов с единым сроком хранения, что повлияет на формирование дел.

Например, в договорной работе дела формируют в настоящее время преимущественно по принципу досье, т.е.

 всем видам и разновидностям документов с разными сроками хранения, подлинникам и копиям, но возникшим по одному и тому же вопросу, присваивают одинаковый срок хранения с целью обеспечения полноты доказательств и закрепления одного места их ответственного хранения.

Типовые сроки хранения документов не зависят от формы их представления (бумажная или электронная), которая даже не отражается в графах Перечня 2021 г. «Срок хранения документа» и «Примечания». Таким образом, сроки хранения в связи с формой представления документов:

  • могут быть зафиксированы в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, в типовых (или примерных) номенклатурах дел и
  • обязательно должны быть закреплены в конкретной номенклатуре дел организации.

Электронные документы пока невозможно сохранять в статусе оригинала в течение постоянного срока хранения, к тому же архивы организаций и гос- и муниципальные архивы в абсолютном большинстве не имеют соответствующего программно-аппаратного обеспечения и специализированных информационных архивных систем.

Поэтому в конкретной номенклатуре дел организации для электронных документов с установленным нормативным постоянным или долговременным сроком хранения необходимо закреплять примечание «Передаются в архив в бумажной форме».

Это позволит прекратить встречающиеся в организациях отговорки, что «документов у нас нет, они все – в электронном виде». А в рамках применения Перечня 2021 г.

в организации потребуется дополнительно регламентировать вопрос об удостоверении бумажных копий электронных документов (и наоборот), о формировании архивных фондов пользования за счет электронных копий, тем более что Архивные правила 2015 г. 5 вполне разрешают такую технологию.

Конечно, в ряде статей Перечня 2021 г.

упоминаются базы данных с постоянным или долговременным сроком хранения, но если речь идет о базовых государственных информационных ресурсах и реестрах, то в примечаниях сделана отметка, что они хранятся в организации, уполномоченной осуществлять функцию ведения реестра. А сами ресурсы, регистры и реестры разрабатываются на основе законов и нормативных правовых актов с соответствующим бюджетом на ведение, актуализацию, репликацию, замену платформы и хранение.

Обратите внимание также на то, что Росархив разрабатывает перечень/реестр документов, которые должны будут существовать исключительно в бумажной форме. При создани их проектов в информационной системе это позволит внести ясность в вопрос о сроках хранения проектов и заверенных электронных копий.

В целом сократился состав статей Перечня 2021 г., их теперь 657 по сравнению с 1003 статьями в Перечне 2010 г. Уточнены и оптимизированы сроки хранения документов. В выступлении одного из разработчиков Перечня 2021 г., старшего научного сотрудника ВНИИДАД Альбрехта Б.В., прозвучали данные об изменении сроков хранения категорий документов в новом Перечне (записаны автором статьи 6):

Таблица 1.Изменение состава сроков в Перечнях по сведениям Б.В. Альбрехта

В новом типовом Перечне служба делопроизводства может не найти некоторые привычные категории документов и сроки хранения, которыми организация руководствовалась на основании ранее действовавшего Перечня 2010 г. и которые теперь стали «нетиповыми».

В этом случае рекомендуем взять за основу срок хранения по Перечню 2010 г., но подтвердить (или уточнить, или заново установить) его на заседании экспертной комиссии своей организации.

В номенклатуре дел в этом случае обычно оформляется ссылка не на номер статьи по перечню, а на протокол заседания экспертной комиссии с указанием его номера и даты заседания, например: «Протокол ЭК от 24.04. 2021 № 3», а к сроку хранения делается пометка «ЭК».

Напоминаем, что в таком порядке обычно определяются сроки хранения документов по ведомственным перечням, разработанным до 1991.

Перечень как классификатор

Перечень 2021 г., как и ранее действовавшие типовые перечни документов со сроками хранения, состоит из 2 частей:

  • собственно перечень видов, комплексов и категорий документов со сроками их хранения в табличной форме (систематизированный и пронумерованный в валовом порядке список);
  • алфавитный указатель видов документов с номерами статей Перечня.

Достаточно быстрый поиск срока хранения для конкретной категории документов обеспечивается за счет перекрестного использования порядковых номеров статей, которые являются главными идентификаторами в обеих частях Перечня.

таблица Перечня как классификатора отдельно не оформлена, мы сформировали ее и привели в нашей Таблице 2. таблица оформлена лишь как часть содержания в типографском издании Перечня 2021 г., который опубликован вместе с Инструкцией по его применению и приказами об их утверждении (ВНИИДАД, М., 2021).

Структура разделов нового Перечня по сравнению с предыдущим немного изменилась. Количество разделов осталось прежним – 12.

Но исключен раздел с типовыми комплексами документов первичных профсоюзных и иных общественных организаций, стали самостоятельными разделы с документами по обеспечению режима безопасности организации, гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций и социально-бытовым вопросам.

Появились новые подразделы с документами по актуальным и обязательным функциям управления: нормативно-правовое обеспечение деятельности, управление имуществом и активами, контроль и надзор, борьба с коррупцией, антитеррористическая деятельность.

Таблица 2. Перечня 2021 г. (схема классификации разделов и подразделов)

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/50301-analiz-novogo-perechnya-dokumentov-so-srokami-khraneniya-i-sravnenie-s-perechnem-2010-g/

Номенклатура дел в 2021 году: сроки хранения документов и новые штрафы

Какие документы в сельской советах постоянного срока хранения

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10000 руб.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документации по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • срок хранения документов по номенклатуре, к примеру срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела.

На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу, например на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2021 года.

Продолжительность нахождения в архиве компании (лет)

Наименование документов

1

Данные лиц, не принятых на работу

3

Графики отпусков

Записи о трудовой дисциплине

5

Акты, предписания, отчеты по технике безопасности

Выписки по улучшению условий и охраны труда

Документы по технике безопасности и ее соблюдению

Документы о командировках

50, если не были востребованы

Личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

75

Характеристики и личные карточки сотрудников

Трудовые договоры, ЭПК*

Учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

Личные дела руководителей, ЭПК

Постоянно

  • коллективные договоры;
  • данные к ним, ДМН*.

*

ЭПК — документы, которые после истечения установленного для них срока отбирают для постоянного хранения.

ДМН — до минования надобности, но не менее года.

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Таблица с приведением примерного перечня кадровых документов:

Таблица сроков хранения документов в организации в 2021 году

Постоянное

Положение о защите персональных данных

П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Ст. 68, 72.1, 77, ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

75

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004

75

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75

Табели учета рабочего времени

Ч. 3 ст. 91 ТК РФ

  • 5;
  • при вредных и опасных условиях труда — 75.

Трудовые договоры, соглашения к ним

Ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75

Ограниченное

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

10

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или за свой счет и др.)

Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000

75

Приказы о командировании, о дежурствах

5

Приказы о дисциплинарных взысканиях

3

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5

Журналы учета рабочего времени

1

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

3

Правила внутреннего трудового распорядка

Ч. 4 ст. 189 ТК РФ

1

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

5

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива №2 от 19.01.1995 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении времени в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т. е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, если не соблюдать перечень сроков хранения бухгалтерских документов в организации или кадровой документации: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве.

По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года.

Несмотря на то что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — в некоторых случаях 300 000 руб.

Источник: https://clubtk.ru/nomenklatura-del--sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: