Книга приказов о приеме работников в доу

Содержание
  1. Приказы по детям в ДОУ
  2. Приказ о зачислении ребенка в ДОУ
  3. Приказ об отчислении детей из ДОУ
  4. Приказ ДОУ об организации питания детей
  5. Приказ об утреннем фильтре детей в ДОУ
  6. Общая структура приказов в ДОУ
  7. Журнал приказов
  8. Как автоматизировать работу с приказами по детям?
  9. Как оформлять приказы по основной деятельности? Образцы. Приказы по основной деятельности: образцы для ДОУ
  10. Приказы
  11. Приказ по основой деятельности – понятие
  12. Структура
  13. Необходимые реквизиты вышеназванного приказа
  14. Ошибки в приказах
  15. Регистрация приказов
  16. Из чего состоит
  17. Образцы приказов
  18. Приказ в школе
  19. Приказ в ДОУ
  20. Ещё несколько образцов
  21. Книга приказов: как вести правильно, образец
  22. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  23. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
  24. Титулка
  25. Список ответственных работников
  26. Главный раздел
  27. Ведение журнала регистрации
  28. Ведение журнала в электронном виде
  29. Ответственные за ведение
  30. Как и сколько времени хранить журнал
  31. Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу
  32. Форма журнала
  33. Как заполняется журнал
  34. Кто может проверять журнал
  35. Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления
  36. Виды журналов регистрации
  37. Порядок оформления

Приказы по детям в ДОУ

Книга приказов о приеме работников в доу

Деятельность любого дошкольного учреждения регулируется, в числе прочих документов, внутренними приказами.

Приказы по детям в детском саду затрагивают основные сферы деятельности ДОУ – прием и отчисление воспитанников, организацию питания и безопасности детей, утреннее медицинское обследование и т.д. В обязательном порядке оформляются приказы по следующим видам деятельности:

  • зачисление детей и комплектование групп,
  • отчисление воспитанников из ДОУ,
  • выбор образовательных программ,
  • переход дошкольного учреждения на летний либо зимний режим работы,
  • охрана труда и соблюдение техники безопасности,
  • питание детей,
  • организация оздоровительных мероприятий,
  • формирование групп для кратковременного пребывания детей,
  • численный состав детей на предстоящий учебный год,
  • организация противопожарных мероприятий,
  • проведение профилактики гриппа и простудных заболеваний.

Каждый приказ по детям в ДОУ подразумевает назначение лица, ответственного за выполнение данного приказа. В приказе обязательно указывается ФИО и должность ответственного сотрудника и перечень конкретных мероприятий, которые должны быть приняты в рамках исполнения данного приказа. Контроль над исполнением, как правило, берет на себя руководитель дошкольного учреждения.

В документе также должны быть прописаны основания для данного приказа – например, приказ вводится на основании Устава ДОУ. Все приказы подписываются руководителем и заверяются печатью дошкольного учреждения.

Приказы по детям должны быть своевременно доведены до сведения родителей. С этой целью копии подписанных и вступивших в силу документов вывешиваются в уголке родителей либо озвучиваются на родительских собраниях. О содержании приказов родители также могут быть проинформированы по электронной почте или в мессенджерах.

Наиболее распространенными приказами по основной деятельности в ДОУ являются следующие.

Приказ о зачислении ребенка в ДОУ

В данном документе указывается ФИО воспитанника, дата его рождения, адрес прописки и дата, начиная с которой ребенок должен быть зачислен в детский сад.

Приказ об отчислении детей из ДОУ

Аналогично, указываются те же сведения о ребенке, а также дата, начиная с которой ребенок отчисляется из дошкольного учреждения.

Приказ ДОУ об организации питания детей

Этот документ содержит данные об организации питания согласно нормам СанПиН, о разработке меню и его доведении до сведения родителей, о контроле качества блюд и снятии проб.

Приказ на питание детей в ДОУ также регламентирует контроль над санитарным состоянием пищеблока, над качеством сырых продуктов, над обработкой посуды и инвентаря, а также над созданием бракеражных комиссий и их работой.

Приказ об утреннем фильтре детей в ДОУ

Утренний фильтр – это мероприятия по осмотру воспитанников медицинским работником. Осмотр проводится в утренние часы, когда родители приводят детей в сад.

Медицинский работник (иногда его может заменять воспитатель) осматривает каждого ребенка и измеряет ему температуру. Данные осмотра фиксируются в специальном журнале.

По итогам осмотра воспитатель\медработник принимает решение, допускать ли ребенка в группу детсада.

«Утренний фильтр» необходим для того, чтобы предупредить распространение среди детей различных заболеваний, таких как сезонные вирусные заболевания, педикулез и др. Осмотр проводится только в присутствии родителей или законных представителей ребенка, которые вместе с воспитателем подписывают зафиксированные данные. Если у ребенка обнаруживаются симптомы заболевания, он отправляется домой.

Общая структура приказов в ДОУ

Вне зависимости от регламентируемой сферы, все приказы в ДОУ имеют схожую структуру. В каждом таком документе указываются:

  • полное наименование дошкольного учреждения (реквизиты и контактные данные не прописываются, так как приказ является внутренним документом),
  • наименование самого документа, то есть слово «Приказ»,
  • дата вступления приказа в силу,
  • номер приказа (используется внутренняя нумерация ДОУ),
  • основание для издания приказа,
  • слово «Приказываю»,
  • подробное описание сути приказа – что именно и как должно быть сделано,
  • ФИО и должности ответственных лиц,
  • ФИО и должность лица, уполномоченного на осуществление контроля над исполнением приказа.

Приказ также может содержать приложения – например, пофамильные списки воспитанников – оформленные на отдельных листах и являющиеся неотъемлемой частью данного документа. Приложения в обязательном порядке нумеруются, а их номера указываются в тексте приказа.

Журнал приказов

Для приказов в дошкольном учреждении существует специальный журнал, в котором они регистрируются. Журнал приказов по детям в ДОУ ведется в течение календарного года. Номера приказов проставляются по порядку.Для каждого года заводится свой журнал. Если же в течение одного года журнал переполняется, заводится вторая его часть с указанием на обложке «Часть 2».

Приказы по основной деятельности дошкольного учреждения в обязательном порядке сохраняются в течение всего срока работы ДОУ. Приказы, утратившие актуальность, могут быть переданы в архив.

Как автоматизировать работу с приказами по детям?

Для этого удобно использовать программный модуль “Приказы по детям, табеля” Системы контроля деятельности образовательного учреждения (СКДОУ). С его помощью вы сможете автоматизировать весь процесс приема ребенка в детский сад:

  • сформировать договор с родителями, приказ на поступление ребенка, приказ на перемещение ребенка из группы в группу;
  • сохранить место в ДОУ с последующей автоматической передачей информации в табель посещаемости детей;
  • оформить выбытие ребенка из образовательного учреждения;
  • в несколько кликов создавать заявления на прием в детский сад, льготу и компенсацию, используя имеющиеся шаблоны.

Скачать бесплатную демо-версию программы можно здесь.

Лидия Ситникова

P.S. Ваш лайк вдохновляет нас на новые статьи.

Источник: https://parta1.com/blog/26400.html

Как оформлять приказы по основной деятельности? Образцы. Приказы по основной деятельности: образцы для ДОУ

Книга приказов о приеме работников в доу

Документационное обеспечение учреждения — это не самый легкий труд, как могло бы показаться. ДОУ – это база любого учреждения и предприятия. Чем правильнее будет составлен приказ, тем будет лучше для всех сторон трудовых отношений. На данных специалистах лежит очень серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении и работе с документами.

Приказы

Руководитель работает со своими подчиненными только на основании соответствующих приказов, начиная приказом о приеме на работу, заканчивая приказом об увольнении.

В любом учреждении существуют 3 книги приказов: две по личному составу – увольнение/прием; отпуск/командировки и иные приказы, относящиеся к деятельности коллектива – это и есть книга приказов по основной деятельности. Самая большая и объемная книга приказов. В эти приказы входит все то, что не вошло в первые две.

Однако приказы, касающиеся денежных выплат, относятся к первой книге, но только те, которые носят основания для вписания этих выплат в трудовую книжку (поощрения).

Приказы издаются единолично и подписываются руководителем учреждения. В зависимости от организационно-правовой формы руководители могут называться по-разному, начиная с заведующего и заканчивая гендиректором. Образцы – приказы по основной деятельности в виде образцов будут рассмотрены ниже.

Приказ по основой деятельности – понятие

Приказ по основной деятельности – это нормативный акт учреждения, создающийся для решения конкретных оперативных и рабочих вопросов. Эти приказы касаются работников, но не затрагивают лично каждого.

Унифицированной формы приказов по основной деятельности не существует, поэтому такие документы составляются самостоятельно, подписываются и заверяются печатью учреждения. Обязательно наличие ознакомления работников с конкретным приказом (дата, роспись, расшифровка).

Структура

Образец структуры приказа по основной деятельности, показанный в виде образца, состоит из:

  • Задачи, которую нужно выполнить.
  • Сроков, отводимых на это.
  • Лиц, ответственных за выполнение.

Не смотря на самонадеянность руководителя объяснить все «на пальцах», составление приказа является неотъемлемой обязанностью руководителя при работе с коллективом.

Ниже будут рассмотрены некоторые приказы по основной деятельности в качестве образцов.

Необходимые реквизиты вышеназванного приказа

Данный приказ состоит из таких реквизитов:

  1. Наименование. Полное и сокращенное, как указано в правоустанавливающих документах.
  2. Название документа (приказ, распоряжение).
  3. Дата издания, место издания (город, поселок и прочее), номер приказа.
  4. Заголовок приказа (начинается с предлога «О» или «Об»).
  5. Сначала пишется преамбула, а затем указывается – «ПРИКАЗЫВАЮ», и с новой строки, что конкретно руководитель приказывает (по пунктам). Если пунктов несколько, то каждый из них должен быть разделен на пункты, начинающиеся с новой строки.
  6. Подпись руководителя и печать.
  7. Ознакомление работников с текстом приказа.

Ошибки в приказах

Очень часто работодатель делает следующие ошибки:

  1. Преамбула. Зачастую, указывая в основаниях для возникновения настоящего приказа, руководитель ссылается на акты вышестоящих организаций, но при этом не полностью указывает данные этого акта. Следует писать: полное название документа и органа, его издавшего, а также номер и дату составления этого документа.
  2. Распорядительная часть приказа. Должна содержать прямое указание, на кого возложена функция по исполнению приказа (если имеет место конкретное поручение), сроки исполнения приказа. В отношении приказов нормативного характер, указываются положения «Утвердить», «Организовать», «Провести» и прочее. При этом факт указания конкретного лица и конкретный срок может не прописываться. (К примеру, «Организовать проведение новогодних мероприятий по клубам…).
  3. В приказах по основной деятельности не должно быть положений общего характера. Если пункт берется из какого-то иного документа, то не нужно на него ссылаться, а лучше прописать что и кто должен делать.

Это далеко не все ошибки, но наиболее встречающиеся и серьезные.

Ниже образец приказа по основной деятельности, представленного в виде образца, составленного неправильно:

П Р И К А З

22.06.17 г. № 444

город…

1. Оплатить стимулирующую выплату за июнь 2021 г. следующим педагогам-специалистам МБОУ «СОШ №…»

№ п.п.Ф.И.О.сумма, руб.
11500,00
21500,00
ИТОГО3000,00

Итого: Три тысячи рублей 00 коп.

2. Бухгалтерии к стимулирующей выплате начислить северный и районный коэффициент.

Директор МБОУ «СОШ №…» (Ф.И.О.)

А теперь считаем ошибки: во-первых, нет наименования учреждения, во-вторых, нет названия приказа, нет слова – «ПРИКАЗЫВАЮ», в-третьих, нет ознакомления работников с данным приказом, и в-четверых, нет указания на то, до какого времени нужно бухгалтерии перечислить эту выплату данным работникам.

Образец оформления приказа по основной деятельности, как правильно:

Пишется наименование организации (полностью)

(сокращенное наименование – аббревиатура)

П Р И К А З

дата (число, месяц, год) № 01

место издание приказа (город, поселок)

Название приказа

(К примеру, Об изменении режима работы

структурного подразделения

д/к «…»)

Основание возникновения/издания приказа (На основании правил внутреннего трудового распорядка МКОУ «…»)

ПРИКАЗЫВАЮ:

текст приказа:

1. Утвердить режим работы структурного подразделения МКОУ «…»

детский клуб по месту жительства «…» с 16 января 2021 года:

Уборщик служебных помещений: вторник – суббота с 08.00 – 17.00 ч.

Выходные дни: воскресенье, понедельник.

ответственный за исполнение приказа:

2. Надзор по исполнению настоящего возложить на зам. директора по АХЧ (Ф.И.О.)

подпись руководителя:

Директор МКОУ «…» (Ф.И.О.)

Ознакомление с приказом:

С приказом ознакомлены:

_______________________

Многие образцы приказов по основной деятельности предприятия есть в ежемесячных журналах «Справочник кадровика». Есть печатное издание, есть электронное. Очень удобно и грамотно.

Регистрация приказов

Как только приказ будет издан, он обязательно должен быть зарегистрирован в специальном журнале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности». Имеется типовая форма этого журнала, издаваемая типографиями.

Все сведения в него записываются в хронологическом порядке, начиная с 01.01. календарного года. Это удобно особенно для больших учреждений. Проще становится вести нумерацию приказов, не допуская ошибок в номерах, а в случае чего можно будет найти нужный приказ по его данным.

На обложке журнала указываются данные: начало ведения, окончание, сколько листов. Срок хранения. (Хранятся такие приказы 5 лет с момента его окончания).

Из чего состоит

Образец регистрации приказов по основной деятельности состоит из таких граф в журнале:

  • номер по порядку;
  • дата документа;
  • наименование приказа;
  • количество листов приказа;
  • ответственный;
  • кого необходимо ознакомить.

В случае если год закончился, а журнал еще нет, то им можно продолжить пользоваться, но нужно добавить данные о соответствующем годе.

Образец журнала приказов по основной деятельности учреждения также можно найти и посмотреть в “Справочнике кадровика”. Ниже он будет указан.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Титул:

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Начат:

Окончен:

Количество листов:

Срок хранения:

журнала (пример)

Датаприказа№приказаСодер-жаниеКемподписанИспол-нительКудаотправленРаспискао полученииОтметкаоб исполнении

Образцы приказов

По большому счету, разницы в составлении приказов в школе, дошкольном, дополнительном образовании или иных учреждениях и фирмах нет. Главное -придерживаться вышеназванной структуры.

Приказ в школе

Образец приказа по основной деятельности в школе

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа №…»

(МБОУ «СОШ №…»)

П Р И К А З

22.02.2015 г. № 05

Об оплате за работу

в праздничные дни

Во исполнение ст. 172 ТК РФ оплатить за работу нерабочий праздничный день 23 февраля 2021 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Произвести оплату в двойном размере следующим работникам:

Ф.И.О., сторож д/к «…» – 8 часов.

Ф.И.О., сторож д/к «…» – 16 часов.

Ф.И.О., сторож д/к «…» – 8 часов.

Ф.И.О., сторож д/к «…» – 16 часов.

Директор МБОУ ДОД «…» (Ф.И.О.)

С приказом ознакомлены (подписи, расшифровки)

Приказ в ДОУ

Образец приказа по основной деятельности в ДОУ

Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение

«Детский сад №…»

(МБДОУ «Детский сад №…»)

П Р И К А З

20.03.2015 г. № 08

город…

О постановке на учет

материальных ценностей

На основании Распоряжения Администрации … городского муниципального образования №… от… «Материальные ценности»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ф.И.О., заместителю директора по АХЧ принять фотоаппарат Canon Digital IXUS на сумму в размере 10000 (десять) тысяч рублей.

2. Ф.И.О. поставить материальные ценности на учет в бухгалтерии МКУ «Центр бухгалтерского учета администрации…».

3. Надзор за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Заведующий МБУДО «Детский сад №…» Ф.И.О.

С приказом ознакомлена (подпись, расшифровка).

Ещё несколько образцов

Образцы приказов по основной деятельности в 2015 г. не отличаются какими-то особенными чертами, от приказов других годов.

1. Автономное учреждение среднего образования

«Дом творчества»

(АУ СО «ДТ»)

П Р И К А З

10.01.2015 г. № 11

город…

О назначении ответственного лица за АПС

Для обеспечения пожарной безопасности, безаварийной работы структурных подразделений д/к «…» и д/к «…»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить обязанность по наблюдению и сбору информации о работе автоматической пожарной сигнализации на заместителя директора по АХЧ (Ф.И.О.).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Заведующая АУ СО «ДТ» (Ф.И.О.)

С приказом ознакомлена:

2. Муниципальное учреждение специального образования

«Профессиональное училище №…»

(МУ СО “ПУ…”)

П Р И К А З

13.01.2015 г. № 21

город…

Об объявлении выговора

Источник: https://FB.ru/article/328893/kak-oformlyat-prikazyi-po-osnovnoy-deyatelnosti-obraztsyi-prikazyi-po-osnovnoy-deyatelnosti-obraztsyi-dlya-dou

Книга приказов: как вести правильно, образец

Книга приказов о приеме работников в доу

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  • трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  • прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  • перемещение между должностями;
  • совмещение сотрудника;
  • совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  • порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  • направление в командировку;
  • оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  5. простановка печати фирмы;
  6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  • КМ – оформление командировок;
  • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  • О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

Книга приказов о приеме работников в доу

03.05.2021

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

Форма журнала

Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
  • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

Образец заполнения журнала регистрации приказов

Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Как заполняется журнал

При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

  • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  • для каждой записи указывается порядковый номер;
  • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу.

При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства.

При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
  • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  • прокурорские проверки;
  • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек.

Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций.

Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу Ссылка на основную публикацию

Источник: https://u-volnenie.ru/trudoustrojstvo/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Книга приказов о приеме работников в доу

Последние изменения: Январь 2021

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: